2017年07月07日(金) 更新

知らないと恥ずかしい!ビジネスメールで必須の返信・引用マナー3選

ビジネスメールへの返信はマナーを強く意識

ビジネスメールにおいて気をつけたいマナーとして、相手に手間どらせない返信メールを心がけるのが基本です。まずは、メールを返信する前に、相手の敬称は必ず確認するようにしましょう。相手の役職を間違えてしまうと大変な失礼にあたります。

敬称とは

人名や官職名の下に付けて,その人への敬意を表す言葉。
「様」「さん」「殿」など。「貴社」「高著」などにも用いる。

メールの返信1つでビジネスレベルが分かる

他にも案外出来てないビジネスメールマナーとして、「引用」があります。全文引用や部分引用については様々な意見がありますので、しっかりとメール返信マナーを確認しておきたいところです。 メールの件名1つで、取引先に与える印象も変わってきます。どうせなら、できるビジネスマンだと思われるようにしたいものです。

ビジネスメールの返信メールマナー①件名

同じ相手と何度もメールのやり取りを行なっていると、メール返信時の件名をどうすればいいのか迷うことも多くなるでしょう。単純に「Re」を付けるだけでは、メールソフトによっては「Re」がたくさん付いてしまったりして、件名が見にくくなってしまいます。

返信メールの件名は「Re:」をつけたまま

メール返信をする時に件名に「Re:」の文字で出てきますが、この「Re:」は「メールに対する返事」を示すものです。件名にそのまま残して送り返しますので、消してしまわないように気をつけましょう。件名に相手の社名や氏名が書いてあっても、通常は残しておくものです。

複数回返信を続ける場合は数字で代用できる

ただし、まったく件名を変更せずにメールのやりとりを重ねると、「Re:」が続いて見苦しくなる点がネックです。その際には「Re:」などは削除して、代わりとして件名に①②などの番号を付け加えると見やすくなります。

ビジネスメールの返信メールマナー②引用

ビジネスメールのやり取りの際には、「引用」という手法をよく使います。引用とは、相手から受信したメールの内容に引用符(>など)をつけて複写し、その後に返信することです。

メールの返信では全文引用するのは避ける

ここで、次にメール返信時の引用について紹介します。大前提として、返信時に元メールを全文引用するのは避けましょう。その理由としては、不必要な部分まで引用したメールは読みにくくなるからです。

必要な部分だけ引用する

もしも引用するのであれば、必要な部分だけを引用して簡潔に用件を伝えられるように心がけましょう。相手の作業時間を必要以上に奪わないことも、大事なビジネスメールマナーです。

ビジネスメールの返信メールマナー③タイミング

ビジネスメールの返信で特に気をつけたいことは、メールを返信するまでの時間とメールを返信するタイミングです。仕事なのですから、なるべく早く返信するように心がけましょう。とくに、重要な案件の場合は、返信のスピードが後の展開を左右するかもしれません。

メールの返信はできるだけ早くする

メールの返信における理想は、即レスすることです。メールチェックを行う時間帯を作ったほうがよいという意見もあるでしょう。しかし、意思決定の速度は速い方がよいに越したことはありません。 メールが来た瞬間に返信を心がけている人は、仕事が速いと評判になるでしょう。

時間がなくても確認済みの意志は伝えよう

忙しくて丁寧なメール返信が出来なかった場合でも、「かしこまりました」などの1文だけでも返しておくといいですよ。急ぎの案件であれば、ひとまずこちらが内容を理解したというだけでも、相手に伝える価値があるからです。そして、可能な限りは数時間以内に返信するようにしてください。遅くても1営業日以内にしましょう。

ビジネスメールマナーの3つの要素を守って返信しよう

メール返信のビジネスマナーにおいては、「件名」「引用」「返信のタイミング」の3つの要素がすべて揃ってはじめて完璧になります。上記のどれか1つだけでも守られていないようであれば、ビジネスマナーに反してしまうでしょう。

お礼・お詫び・催促のビジネスメールでは当たり前

最後に、ここまで紹介してきたビジネスメールマナーの「件名」「引用」「返信のタイミング」を守った上で、取引先などにメールを作成してみましょう。お礼・お詫び・催促のメールを送る際にはビジネスマナーとして当たり前となりますので、しっかりとおさえておきましょう。

企業宛てのメール返信も慎重に

ビジネスシーンでは面識のない相手とのメール交換も起こります。そんなときこそ、ビジネスマナーを守ったメールの返信が取引を円滑にするカギになるのです。文章だけでは細かいニュアンスは伝わりにくいものだといえます。少しでも無礼な表現があれば、相手からの評価を下げる原因にもなるため、気をつけていきましょう。

ビジネスメールの返信では「件名・引用・返信のタイミング」を守るのがマナー

ビジネスメールにおいて、自分からメールを送信する場合のビジネスマナーは心得ていたけど、ビジネスメールでの返信マナーは知らなかったという人も意外といたのではないでしょうか。 メール返信時の件名や引用、返信までの時間・タイミングなど、返信時特有のメールマナーがありますので、しっかり覚えておきましょう。またこうしたビジネスメールでの返信マナー、社会人として当然のことです。

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