2016年12月03日(土) 更新

【こんなときどうする?】ビジネスメールの意外と知らないマナー

文字化けしたメールは誰もが受け取ったことがあるはず

署名の名前の文字化けや、はてや全てが文字化けしているものまで、誰しも1度は受け取ったことがありますよね。

難しい漢字をそのまま使うと…

自分の名前や、扱う商品、待ち合わせの場所の地名など、パソコンの文字変換で出てこない難しい漢字を使わなければならないとき、ただその漢字だけを入力していませんか。ただ読めないというだけではなく、相手が使っているパソコンやメールソフト、スマートホンからのチェックなど場合によっては文字化けしてしまうかもしれません。

相手が理解できる配慮をすべし

パソコンやメールソフトの性能があがり、珍しい漢字も入力できるようになりましたが、やはり相手がどのような環境でメールを見るかはわかりません。
ですので、もし文字化けしてもわかるように、カタカナでフリガナをふっておくといでしょう。また可能であれば、左に県、右に系で「アガタ・縣」など、その漢字の説明もあるといいですね。
例え懇意の取引先だから大丈夫と思っていても、メールの返信がその人の部下から送られてくることもあります。署名やテンプレートに一度記載してしまえばいいだけなので、思い当たる方はぜひ作成してみてください。

添付資料を送るときの注意点

「添付資料をご確認ください」だけで送っていませんか?

会社案内や計画書などをメールで添付して送ることがよくありますよね。メール本文に、添付資料をご確認ください、という文章だけしか入力されていないことが多いですが、ビジネスメールであればもう少し丁寧に書いてあげたほうがいいでしょう。ファイルの形式、ページ数、シート数などを本文に書いておけば、受け取った側は見やすく、添付資料の見落としもかなり減らせます。

添付ファイルのサイズにも気を配ろう

業界によって多少差はあるかもしれませんが、ビジネスメールにおいて、サイズの大きな添付ファイルを送ることはあまりないとは思います。しかし、添付資料の量画像が多かったりすると、送信してから、あれ?ちょっと送るのに時間かかってるな…なんてことに。いつも送るメールの1通とはいえ、気を抜かないでいきましょう。

社内間のメールもビジネスメールです

社内間のコンスタントなメールのやりとりや、近しい同僚へのメールだとつい気がゆるんでしまいがち。でも近しい人たちだからこそマナーや節度をもって接することが大切です。

メールを転送するときのひと手間で丁寧な印象に!

メールを転送する際に、前置きとして確認を促す文章などは入力されていることが多いですが、そこに、なぜ送ったのかという理由を簡単に加えるととても丁寧な印象を受けます。転送する相手は同じ会社の社員であることが多いですが、同じ会社のなかでもわかりやすいようしっかり配慮することがマナーです。

転送したほうがいいか悩んだら

ビジネスメールにはさまざまな情報がのっています。少しでも、転送しないほうがいいかもしれないと思ったら、メールの差出人に必ず確認するようにしましょう。また、TOやBCCの欄は十字キーで何も入力されていないかしっかりチェックしたほうがいいでしょう。

ビジネスメールの意外と知らないマナーのまとめ

いかがでしたでしょうか。文字化けの話題はかなり身近だったのではないですか?もしこちら側から送るメールで宛先の方の漢字がわからないときは、あてずっぽうや多数派の漢字を選ぶのではなく、カタカナで送ることがマナーだそうですよ。
マナーは相手に負担をかけないよう気を配ること。慣れているビジネスメールだからこそしっかりポイントを押さえていきましょう!

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