2017年04月30日(日) 更新

内定辞退における電話連絡の理由の伝え方と詳しい例文〜メールよりも電話の方が良い理由とお詫び状の例文付き

内定辞退を電話連絡でする際にはその場で理由を伝えるべき?

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就活の一環として、電話で内定辞退の連絡をする時に、たいてい「参考までに伺いたいのですが」と、採用担当から内定辞退の理由を聞かれます。
内定辞退の理由を問われたとき、どのように理由を伝えるのが正解なのでしょうか?多くの就活生は、「より志望度の高い企業から内定が出た」といった内定辞退の理由でしょうが、それを正直に伝えるべきなのか、まずはそこの疑問から解いていきましょう。

内定辞退の理由は「聞かれたら」答える

電話で内定辞退の連絡をするケースでも、内定辞退の理由は聞かれない限りは言う必要はありません。新卒の採用担当者にとって、就活時期の内定辞退の電話はよくある出来事です。
もちろん内定辞退の理由を聞いてくる可能性もありますが、就活と内定辞退はセットのようなものですから、聞かれずにそのまま承諾されるケースも少なくはないのです。であるならば、こちらから内定辞退の理由を告げる必要はありません。『聞かれたら答える』くらいの認識で問題ないでしょう。

内定辞退の理由を聞かれたら「正直に」答えよう

電話で内定辞退の連絡を入れた時に、「辞退理由をお聞かせ願えますか?」と言われたら、隠さずに正直に答えましょう。「他社からも内定をもらい、熟考の末こうした結論に至りました」と真摯に理由を答えるべきです。下手な嘘は自分の首を絞めかねないので、正直に内定辞退の理由を話しましょう。
「イイコト」ばかりを言うのが就活における正義とは限りません。

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内定辞退を失礼なく伝える電話マナーと詳しいトーク例文

内定辞退の電話連絡は毅然とした態度で〜スキをみせたら負ける〜

就活で内定辞退の連絡を電話で入れると、まれに企業から質問攻めに合う事があります。採用担当者によっては、『脅し』に近いケースもあると言われています。「どこの会社に行くのか」「なぜこの会社がダメなのか」などの質問が多いと言われていますが、そんなときでも毅然とした態度で内定辞退が揺るがない姿勢を声に含ませましょう。

内定辞退は揺るがない旨を声に含ませる

一部の企業は電話で内定辞退の理由を問いただす中で、就活生に「内定辞退をするのは法律違反だ!」「お前の学校の後輩はもう採用しない!」などといった言葉を、電話上で言ってくるケースもあります。しかし、内定辞退は法律違反ではありません。就活には致し方のないものなので、そこで企業の主張に折れる必要なんてないのです。「採用を断る意識」を揺るがず持っておきましょう。

内定辞退の理由を話すのは義務ではない

内定辞退の理由を伝えたくない場合には、真摯に誠実に辞退する旨を伝えれば問題ありません。内定辞退の理由を話すのは義務でも何でもありません。過度な質問をされたら「これ以上の回答は控えさせてください」とキッパリ断ることも大切です。

内定先を伝えるのも義務ではない

内定辞退を伝える企業によっては、どこの会社に行くのか聞かれる場合があります。
こちらも理由とどうように答える義務はありません。よほど関係性ができあがっていて、この人には伝えてもいいなと思う場合は伝えていいと思いますが、それ以外の場合は断っても問題ありません。

マナーは就活における必須条件

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内定辞退をメールだけでなく電話でする理由とは

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企業はたくさんの就活生の対応に追われます。そのため、メールで採用辞退などの連絡があると、証拠として残り、確認不足になったりはしません。しかし、内定辞退の連絡をメールだけで済ませてしまうのは、実はあまり良くはないのです。内定辞退を電話でも行うべき理由について見てみましょう。

内定準備が進んでしまうため

就活でも仕事上でも、断る方法としては電話連絡をするべきです。理由はふたつ。
内定の通知を送った企業は、その時点から採用の方向で話を進めていきます。つまり、書類や支給品などの準備を進めていく、という事です。そのため、内定辞退の連絡は早ければ早い方がいいのです。

社会人としての謝意・誠意を見せるため

またもうひとつの理由として、「誠意を伝える」という点です。メールのみであっさりと内定辞退を済まされたとしたら、なんだか投げやりな印象を感じるのではないでしょうか。謝罪と内定をくださった感謝の気持ちを込めて、しっかりと電話で連絡をいれるべきなのです。

採用担当者「今後もお世話になるという可能性も考えた方がいい」

採用担当者のホンネ

「もう内定辞退する会社なんだからそんなに気を使わなくても……」と考える人もいるかもしれませんが、社会は広いようで狭いのです。
丁寧に対応するのを怠ってしまった会社やその採用担当者と、今後絶対に関わりが生まれないとは限りませんから。
特に、業界や業種を絞って選考を受けていた場合は、内定辞退した会社がその先協力関係になったり、取引相手になったりする可能性があります。就活生の皆さんには、「またご縁があったときに悪い印象を与えないように」と、選考の最後まで誠意をもって対応して頂きたいですね。



内定辞退の電話連絡では謝意を声に含むこと

内定辞退の連絡を電話で入れるのは、就活生にとっては初めての事でしょう。電話で連絡を入れる前に、何を話したらいいのかをチェックしておきましょう。その為に、就活で内定辞退の連絡を入れる際の例をご紹介しますので参考にしてみてください。ただし、例はあくまで例。自分の言葉で内定辞退の連絡をいれましょう。そして内定辞退の電話は、き然とした声のトーンで正直に内定辞退の理由を話すのが大切です。

内定辞退の電話連絡例①

■■大学の△△です。先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。

色々と検討しましたところ、大変ご迷惑をおかけしてしまうことになりますが、
今回、御社の内定を辞退させていただきたいと思いお電話いたしました。

大変申し訳ございませんでした。
(内定辞退の理由を質問されたら、謝罪の気持ちを込めて正直に)

非常識ではありますが…(以下内定辞退の理由を説明)

内定辞退の電話連絡例②

私、■■大学の△△学部の田中と申します。
人事部の××様(担当者名)はいらっしゃいますでしょうか

私、○○大学□□学部の××と申します。
このたびは内定通知をいただきありがとうございます。
実は、たいへん身勝手で申し訳ないのですが、
内定辞退させていただきたいと思いお電話いたしました。

内定辞退の理由を質問されたら正直に答える

本当に申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。

内定辞退の電話連絡後にお詫び状を送ろう

就活で内定辞退を電話で連絡した後は、それで終わりとするのではなく、最後にお詫び状を送るのがマナーです。就活で使える内定辞退のお詫び状の書き方を見てみましょう。内定辞退は電話だけでなく、お詫び状を送ることでより誠意を見せることができます。
就活ではできるだけ早い段階で内定辞退のお詫び状を出すのがマナーです。内定辞退の連絡を電話で入れたら、できればその日のうちに内定辞退のお詫び状を書いて投函しましょう。

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内定辞退後のお詫び状例文①

拝啓、貴社益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、貴社の採用内定をいただき、誠にありがとうございました。

私にとって大変光栄なお話でしたが、悩んだ結果、××という考えに至りました。
大変非常識ではございますが、
今回の内定については辞退させていただきたいと考えております。

貴社の皆様には、お時間を割いて選考をしていただいたにも関わらず、
期待にお応えする事ができず申し訳ありません。
誠に無礼とは存じますが、どうかご容赦くださいませ。

今後とも、貴社のご発展を、心よりお祈り申し上げております。

敬具

内定辞退後のお詫び状例文①

株式会社●●
人事部長 ▲▲ 様

拝啓、○○の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は、内定の連絡をいただきありがとうございました。

さて、本日は誠に勝手ながら、内定辞退をさせていただきたくご連絡いたしました。

一度内定をいただきながら、辞退申し上げるのは、わたくし自身として大変心苦しく、
ずいぶん悩みました。
多大なご迷惑をおかけし、本当に申し訳ございません。

就職活動中に、帰社から学ばせていただいた事が多く、心から感謝しております。
勝手な申し出ではありますが、何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。

御社のますますのご発展をお祈りしております。
敬具

田中 和夫

まとめ:内定辞退の電話連絡では無理に理由を応える必要はないので決定事項として伝えよう

内定辞退の電話連絡での理由の伝え方についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。内定辞退の電話では、理由は採用担当から聞かれない限りは無理に伝える必要はありません。内定辞退の理由を聞かれた場合は、理由を正直に誠実に伝えるのが就活におけるマナーのひとつです。
内定辞退を電話で伝えた後は、お詫び状をできるだけ早いタイミングで送るのも忘れないようにしましょう。

内定辞退をするならリスクヘッジを忘れずに

最後にひとつだけ注意しておかなければならないことをお伝えします。

内定辞退をするということは、それなりにリスクも伴います。
決断を早まる前に、しっかりご自身でリスクヘッジができているかを考えてみましょう。

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