2017年01月16日(月) 更新

送別会を盛り上げるためのサプライズ企画や幹事が知っておくポイント

会社で行う送別会とは

会社の送別会は、定年や家庭の事情で退職したり、人事異動による転勤などで同じ職場の人が去ってしまう場合に、今までの功労に対する感謝やこれからの活躍に期待する激励のお別れ会です。そのため幹事として送別会を企画する際は、あまりカジュアルになりすぎないような企画をしなければいけません。

送別会の流れ

送別会では同じ会社や部署、チームなど様々な単位で行われますが、だいたい流れは同じです。

(1)開会宣言
(2)挨拶・乾杯
(3)食事・宴会・歓談
(4)送別の言葉
(5)記念品授与や花束贈呈等がある場合にはそれを行う
※サプライズをするなら、ここに組み込みましょう。
(6)送られる人による挨拶・スピーチ
(7)万歳三唱・閉会宣言を行い終了

幹事の仕事はこれらを企画し滞りなく進める事です。そのために幹事は会場の手配から人数の把握、予算、挨拶やスピーチを行う人や記念品・花束の贈呈、万歳音頭を取る人を決めたり、あるいはサプライズを用意したりします。

どの企画と準備も時間と手間がかかるので、送別会の幹事になったら早め早めの行動を心がけるのが大切です。
幹事になったら送られる人を気持ちよく送り出してあげられるよう、余裕を持って送別会の企画と準備を進めていきましょう。

送別会を幹事として企画するときの注意点

幹事として送別会の企画をする際に気を付けなければならない点があります。ここをしっかりしておかないと、良い送別会ができなくなってしまうので、幹事に抜擢され、送別会を企画しはじめたら、この2点にはすぐに取り掛かるようにしましょう。

送別会の日程を決め早めにアナウンスする

幹事として送別会を企画するときは、最初に日程を決めましょう。送別会の間近に日程を案内すると都合がつかない社員がかならずでてきます。せっかくの送別会に不参加が目立つようでは、送られる人を気持ちよく送り出してあげられません。そのため、幹事の最初の仕事として送別会の日程を決めましょう。

また、送別会への出欠の確認も忘れないようにしましょう。メールや回覧だと気づかれない場合がありますので、出欠用紙を添えた案内状を一人一人に配布し、締切日までに会費と一緒に提出してもらえば、出欠確認と会費の徴収が一度にできます。

送別会の幹事は店選びも重要な仕事!

送別会は年の近い同僚たちの集まりではなく、年齢に幅のある集まりですからカジュアルすぎるお店は避けたほうが無難です。また主賓の年齢や立場が上だったり、課長・部長クラスが出席するような場合もカジュアルな店は避け、落ち着いた雰囲気のお店を選びましょう。場所は会社の近くか駅の近くが集まるにも帰るにも便利です。

個室が利用できるお店のほうが周囲の目を気にせず、サプライズも思いっきりできるのでオススメですが、人数が多ければ貸切りにもしてもらえますし、店によっては送別会プランなどで対応してくれるところもあります。春の送別会はどこの会社でも時期が重なるので、お店の予約は早めにしておきましょう。

忘年会の幹事は盛り上がれるサプライズ企画も用意しよう

送別会で余興やサプライズがあると会が盛り上がるので、ハードルは上がりますがサプライズ企画を用意するのがオススメ。幹事は企画と準備が大変ですが、良いサプライズを行えれば盛り上がりますし、送別会は成功間違いなしです。

忘年会のサプライズ企画はビデオレターがおすすめ

事前に、主役と関わりのある方々の所へ行き、ビデオにメッセージを入れてもらう「ビデオレター」は主役にも参加者にも喜ばれるサプライズ企画。上司、同僚、後輩たちからのメッセージや、どうしても送別会に参加できない同僚、取引先の方のコメントなどもあるといいですね。

なかなか面と向かって言えない言葉や、主役の普段見られない一面などをビデオレターにまとめると、魅力的なサプライズ企画になりますよ。

送別会ではプレゼント選びも大事!

またサプライズプレゼントも喜ばれます。ビデオレターはがオススメなのは、みなで見た後プレゼントとして渡せるからでもあります。
送別する方へのプレゼントは、実用品でもいいのですが、やはりサプライズがあると喜ばれます。

特にもらって嬉しいものがアルバムです。最近の写真だけではなく、同期の人や長く一緒に働いた人などから古い写真を集めてまわって写真と一緒に社員、取引先、家族などたくさんの人からメッセージを書いてもらえば、もらった人が後から見ても嬉しくなるプレゼントになります。

送別会の鉄板!花束贈呈も感動的な企画に仕上げる

楽しい送別会を感動的に終わらせるには、やはり花束贈呈が欠かせません。
BGMも本人の思い入れが深いものを選び、一番親しくしていた社員から花束を渡してもらいます。その時にメッセージをいただくようにしましょう。送別会で一番盛り上がるシーンなので、幹事と花束贈呈する社員で念入りに企画の打ち合わせをするのが大切です。

送別会はの感動具合は幹事の企画次第!サプライズも盛り込もう

送別会は一緒に働いた人に感謝を込めて送りだす場。やはり楽しく過ごして気持ちよく送り出してあげたいものです。幹事はそのための企画や準備、気配りをしっかりおこないましょう。

そのためには、送別会の基本的な流れや、注意すべき点を覚え、サプライズ企画にも十分に力を入れて、参加者全員が楽しめるものする努力が必要です。サプライズはハードルが高いように感じるかもしれませんが、成功したときの喜びもひとしおですよ。

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