2016年11月29日(火) 更新

ビジネスメールで間違えやすい敬語と上手く使うコツ3つ

ビジネスメールで間違えやすい敬語表現

ビジネスメールで敬語を使う場合、敬語表現を多くの人が間違えたり、勘違いしている場合があります。まずは間違えやすい敬語表現について見ていきましょう。

間違えやすい敬語表現①「お待ちしています」

敬語は、がちがちに堅い表現で使わなくても、目上の人やお客様宛のメールでは、やはりある程度敬語を使って書くものです。

よく使われる敬語表現の中で、
「お待ちしています。」
と、ビジネスメールの文章にありますが、
これは
「お待ちしております。」
と書く方が丁寧できちんとした印象で伝わります。

間違えやすい敬語表現②「よろしくお願いします」

こちらも、ビジネスメールでよく使われている敬語表現ですが、
「よろしくお願いします」よりも、
「よろしくお願いいたします」の方がより丁寧な印象を与えられます。

また、漢字で
「宜しくお願い致します」と敬語表現している方も多いですが、
漢字表記が多いと、相手から読みづらいと思われてしまったり、また、相手との距離を一定に保ちたいなど、親近感をもたれない可能性があるため、漢字表記よりも、ひらがな表記の方がいいでしょう。

間違えやすい敬語表現③「うかがわせていただきます」

こちらは、敬語表記ではないというわけではありません。
しかし、こちらを細かく言うと、
「伺う」と「いただく」で二重敬語となってしまうため、
「うかがいます」が正しいです。

しかし「うかがわせていただきます」で違和感を覚える方はほとんどいないため、こちらも正しいとは言えます。
その前に「お」がついていた場合は、明らかにおかしいといえます。

間違えやすい敬語表現④「いかがいたしますか」

この敬語表現は、お客様には使いません。
「いたす」は謙譲語のため、お客様に対して使うのであれば、尊敬語を使います。
そのため、正しくは
「いかがなさいますか」となります。

間違えやすい敬語表現⑤「ご覧になられましたか」

この敬語表現は、二重敬語のため、正しい敬語ではありません。
「ご覧になる」が既に敬語のため、正しくは
「ご覧になりましたか」となります。

間違えやすい敬語表現⑥「別に構いません」「特に問題ありません」

ビジネスメールで敬語を使う際に、気を付けたいのは、上から目線にならないようにすることです。
「特に問題ありません」「別に構いません」という敬語表現は、特にビジネスメールで目上の人に送る場合、使いません。

その場合は、
「そのように進めていただけたら幸いでございます。。よろしくお願いいたします」
といった表記が正しいでしょう。

こういった言葉は、ビジネスメールにおいては
「ご連絡をください」や「ご連絡お願いします」といった表現に変えてください。
また、「ご連絡ください」「ご返事ください」だと、相手に対して強要している印象をより与えてしまうため、語尾をソフトにする表現も押さえておくといいでしょう。

「ご連絡いただけると幸いです」
「お返事をお待ちいたしております」
といった表記であれば、相手によりソフトな印象を与えることができます。

間違えやすい敬語表現⑦「ご連絡ください」「ご返事ください」

敬語を取り入れたビジネスメールが書けるコツとは

ビジネスメールを送る際にほとんどが敬語になりますが、それを作成する際に敬語を用いて正しいビジネスメールを書くコツがあるのです。最後にそのコツをご紹介します。

コツ①謙譲語と丁寧語のコンボを使いこなそう

ビジネスメールを送る際に、取引先などの先方に自分の要望などを伝えることが多いと思います。
ビジネスメールを送る時というのは、最大限の敬語が必要なシチュエーションでもあります。
まずは自分の動作を「謙譲語」にした上で、「丁寧語」を合わせて使用しましょう。

例えば
「見る」→「拝見させて頂きます」

コツ②よく使う言い回しを知ろう

次に、ビジネスメールでよく使われる言い回しをご紹介します。
例えば
①△△はどうなっていますか?→△△の件、いかがでしょうか?
②△△してください→お手数をおかけいたしますが、△△していただきたく存じます。
③お願いします→お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
④見ておいてください→お目通しいただければ幸いです。
⑤確認してください→よろしくご査収ください・ご確認の程、よろしくお願いいたします。
⑥これでいいです→この方向で進めてください。
⑦OKです→承知いたしました・かしこまりました。
⑧とりあえずメールしました→メールにて恐縮ですが、取り急ぎごあいさつまで

など、こういった文章は知っておいて損はありません。

コツ③PREP法を活用

ビジネスメールを送る際にPREP法を活用すると、無駄なく取引先などの相手に要求を伝えることが出来ます。

また、PREP法とは、以下のように示されるプレゼンなどの方法です。
①Point…結論
②Reason…理由
③Example…具体例
④Point…もう1回結論
依頼を出す際に、つい理由ばかりを書いてしまいがちですが、場合によっては先に結論を出してから理由をつけると、相手の理解も速くなります。

ビジネスメールを送る際には、上記の間違えやすい敬語表現を参考にして書こう!

普段から敬語を意識して使っておくことで、ビジネスメールを作成する際に、悩まずにすらすら書けるようになります。ここで紹介したコツは他にも「丁寧すぎる言い回しの落とし穴」「指示代名詞(あれ、それ、これ)はなるべく使わない」「ビジネスメールは一往復半する」などあるため、一度一通り見ておくことをお勧めします。

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