2018年10月19日(金) 更新

メールの宛先が複数人のときの連名の書き方とCCの扱い

ビジネスメールの基本的な書き方から把握しておこう

そもそも、まずはビジネスメールの書き方として覚えておきたい点からチェックしておきましょう。宛先が一人か複数人かに関わらず、基本的な書き方やビジネスマナーをおさえておかなければ、宛名や連名の書き方を覚えていてもあまり意味がありません。

当然ながら、基本的な部分ができていなければ、その他に問題がなくとも相手に与える印象が良くなる訳がないからです。

メールの宛先は「会社名・部署名・担当者名」を正確に書き込む

取引先やお客様にビジネスメールを送信するとき、全てのメールに必要なのが「宛先」です。その宛先は、会社名・部署名・担当者名で構成されていますが、これらは全て正確に書き込むのがビジネスメールの基本であり、守るべきマナーともいえます。

仮に、取引先などから、前株や後株のように正式名称ではなく省略したメールが届いたとしても、こちらから相手にメールを送るときに同じ対応ではいけません。宛名は必ず「株式会社」「有限会社」などにします。また、会社名の前にあるか後ろにあるかもしっかりと確認をしましょう。間違えてしますと、相手に対して失礼にあたるのです。

メールの宛名である会社名・部署名・担当者名、これらは普段の付き合いが長くなればなるほど、慣れから思い込みをしてしまいがちな項目です。ですので、常に相手からもらった名刺、またはメールの署名を見ながら宛先を入力する癖をつけておくのが大事です。

宛名には「相手の肩書」も忘れずに書き込む

ビジネスメールのやり取りをする相手が、企業の中でも部長や課長など、いわゆる役職付の人など肩書きがある場合は、「○○部 ○○(課長や部長などの敬称)」と書くのを忘れない様にもしなければいけません。

例えば直接、担当者宛ではなく部署にメールを出す際は、「御中」とするのが正しい書き方です。もし相手の部署名などが分からなければ、「○○担当者様」といった書き方でもOKです。

「○○様」といった、宛先として書く宛名や、複数人への連名で多少砕けた表現でやり取りをしても許されるのは、お互いにある程度メールを繰り返して気心がしれてからの話なので注意が必要です。とはいえ、やはり役職付の目上の方に対しては、常に砕けていない宛名・宛先の書き方を意識しましょう。

複数の宛先にメールを送信する場合の宛名の書き方とは?

基本的なビジネスメールの書き方とマナーをご紹介したところで、次は、複数の宛先にメールを送信する場合の宛名の書き方についてご紹介していきます。

ビジネスにおけるメールの扱いで、特にマナーが難しく、また迷いがちなのが宛名や連名の書き方。そして、TO・CC・BCCの扱い方でしょう。これらのものを、いくつかのシーン別に分けてご紹介しますので、是非参考にしてください。

同じ会社の複数人に送る場合でも必ず宛名は全員の名前を記載!

同じ会社の複数の人にビジネスメールを送信する際は、同じプロジェクトを共有していて、件名だけで内容が理解できるものだったとしても、誰と誰にメールを送っているかを判別できるよう、宛名には必ず全員分の名前を記載しましょう。

その場合は、会社名は一度だけでOKです。そして、宛先である会社の担当者の名前は、縦書きか横書きのどちらでも構いませんが、役職順に並べる必要があるので注意してください。

<宛名の書き方の例>

株式会社○○
鈴木様、佐藤様

株式会社○○
鈴木様
佐藤様

連名のようにする? 社内の大人数へ一斉メールなら宛名は「各位」

社内共有の目的で、特定の部署など大人数へメールを一斉送信をする場合、さすがに宛名に全ての人の名前を書いて連名のようにするわけにもいきませんよね? その際は「各位」という言葉を使うと良いでしょう。

「各位」は一人一人を敬った言い方のため、個人の名前などは明記する必要はありません。丁寧にしたいのであれば、「○○プロジェクト関係者各位」「○○の皆様」「○○部各位」などと言葉を書き添えるようにしますが、「各位」だけでも失礼にはあたりません。

ただし、間違ってはいけないのは、宛名を書く際に「各位様」「各位殿」と敬称を付けるのはNG。各位は敬称なので、この言葉がすでに「様」のニュアンスを含んでいるからです。当然ながら、宛先が社外のビジネスメールで宛名を「お取引様各位」という書き方にするのも間違いです。「取引先各位」としましょう。

複数人の上司へ同時にメールを送るケースも「各位」でOK

社内メールでも、複数人の上司が宛先になっている場合は、宛名をどの様にすれば良いの悩んでしまうかもしれません。このような時でも、「○○プロジェクトメンバー各位」や「○○委員会メンバー各位」という表現で問題ありません。先ほども述べたように、「各位」はそれ自体が尊敬表現になるため、例えるなら社長から平社員まで全ての社内の方に使う表現として、一般的に許容されているのです。

ただし、場合によって各位を失礼と捉えられる可能性もないとは言えないため、5名程で全員が上司の場合には役職順に全員の名前を明記する方が良いかもしれません。

宛先が2社以上で、かつ複数人なら宛名は「会社ごとに分ける」

ビジネスメールを送るとき、メインの担当者だけではなく、その関係者も含めて送信先の会社が2社以上になるときも出てきます。その際の宛名の書き方は、宛先の会社ごとに分けて書くようにするのが正解です。

<宛名の書き方の例>

A株式会社
山田様、鈴木様

B株式会社
小林様

このような形にしましょう。なお、どちらの会社を先に書くかという点は、仕事における関係が重要です。例えばA社が仕事のクライアントで、B社があなたと同じ仕事を一緒に請けているパートナー企業であれば、当然ならがA社の名前が先にきて、B社を後にしましょう。

書き方と共にTO・CC・BCCの扱いもチェック!

ここまでは、宛先が複数の会社や複数人の場合の、宛名の書き方について見てきました。では最後に、ビジネスメールの書き方と同じように重要である、TO・CC・BCCの扱いもご紹介します。

CCやBCCの扱いは、TOとの関係によって変えるのがビジネスにおけるメールのマナーともいえます。これらのポイントも、しっかりとチェックしておきましょう。

CCはメインの宛先へ送る内容を共有するときに!

ビジネスメールで良く使うTOとCCですが、TOはその人がメインの宛先である事を指し、CCはその内容を第三者に共有する事を示すために使います。ですので、CCでメールを送る際は、TOであるメインの宛先の方にも分かるように、かつCCの人をも宛先から漏らさないように宛名を書きましょう。

<書き方例>

株式会社○○商事
鈴木様
(CC:佐藤様)

TOが1人でCCが複数人なら宛名は「TO」だけでOK

TOは1人であっても、CCを入れる人は複数人いるというケースも、ビジネスシーンではよくあります。こういったときは、宛名に書くのはTOの人だけで問題ありません。つまり、CCの人の名前は宛名に個別に書く必要はないのです

より丁寧にしたい、例えばCCの人にも目を通しておいて欲しい、などのときであればCCであることがわかるように宛名を記載すればOKです。少なくとも、こういったケースでCCの宛名を記載しないと失礼になる、ということはありません。

メールでBCCを使うのは「TOやCC」に宛先を知られたくないときだけ

宛先に「BCC」を使用してメールを送る際ですが、TOやCCとは明らかに異なる点があります。BCCも、ビジネスの場面では多用されているため、知らないままでは大きなミスにつながりかねませんから注意しましょう。

BCCがTOやCCと明らかに異なる点とは、「BCCの送信先はTOとCCの人には見えない」というところです。TOまたはCCへのメールを共有する目的で送る場合、BCCで送られている他の宛先があったとしても、メールの画面上には表示されません。

つまり、BCCの宛先は「TOまたはCCの宛名の人物が知る必要がない、または、知られてはいけない」ときだけに使用するのです。例えば、社内の上司にどうしても共有を強要されている場合など、です。もし、知られてはいけない場面で誤ってTOやCCを使ってしまうと、大変な事態にもなるので必ず覚えておきましょう。

複数人に送るメールでよくある失敗例3つ

1.TOとCCに入れるべき人を逆に入れて送信

上述の通り、TOがメインの宛先で、CCが共有したい人を入れますが、メールをやり取りする過程で、例えば自社のメンバーが連続して送信した場合などに、そのメンバーがTO、クライアントがCCの状態で送信してしまうことがあります。
大きな問題ではないですが、クライアント側がTOメールのみにフィルタをかけている場合に気づかれない可能性もありますので、注意しましょう。

2.TOに誰も入れずに送信

BCCで不特定多数に一斉送信する際にありがちなミスです。
TOに誰も入っていないと、迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性もありますし、なにより受取人にとっても怪しいメールと捉えられかねません。

CCにお互い関係のない人たちを入れて送信

最もやってはいけないミスであり、かつ、ありがちなのが、CCとBCCの間違いです。
知識不足という場合もあるようですが、たいていは単純に入れ間違いであることが多いようです。
メールアドレスも個人情報、機密情報に当たりますから、立派な情報漏洩になります。
法的措置をとられる可能性も十分にありますので、BCC送信は他の人にもダブルチェックをしてもらったり、専用のメール配信システムを使うなど、対策を講じましょう。

メールを複数人に送る際は「宛名」の書き方と「CC」などの扱いに注意して正しく送信しよう

メールの宛名・宛先が複数人のときの連名の書き方とCCの扱いについて見てきました。メールはビジネスにおける連絡ツールとして欠かせないものです。複数人にメールを送る場合は「TO」「CC」「BCC」を正しく使い分け、宛名には「様」「御中」「各位」などメールを送る人数や宛先によって変える。この点は、必ず間違えないよう注意しましょう。

メールの宛名や書き方に迷ってしまったら、今回ご紹介した情報を元に、身近な先輩に相談するのもいいでしょう。複数の宛名に送るということは、それだけミスが起きる可能性も高まります。ビジネスメールでは、より一層注意を払い、メールを受け取った側が不愉快にならないよう心掛け、注意を払うに越したことはないのです。

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