2017年06月29日(木) 更新

都合が悪い時の断り方は?穏便なビジネスメールの書き方と例文

都合が悪い場合に断りを入れる方法とは

ビジネスシーンにおいて、どうしても都合が悪い場合には、先方との会議や会食などを断らなければいけないケースも出てきます。では、そんな時はどのように断れば印象もよく、その後の仕事も滞りなくできるのでしょうか。

直接断れない場合はメールや手紙などで断る

直接、電話で断ることができればいいのですが、毎日が多忙なビジネスシーンでは、なかなか時間が取れないというケースも少なくありません。そんな時、メールなどの文章で断るということも大いにあると思います。
都合が悪い仕事を断る際などは、ビジネス文書としての形式に沿った形で書いていくと良いです。飲み会のお誘いなど、簡単に済ませることができる内容であるのならば、固くならずに「都合が悪い」という旨を伝えて、感謝の一言を添えてあげればよいでしょう。

ビジネスマンとして申し出を断ることも必要である

飲み会などのお誘いなど、スケジュールの都合上参加できないという場合が多々あると思います。仕事の場合でも、自分ができる能力以上の仕事を抱えてしまい、どうしても都合が悪い場合もあるでしょう。その際には、相手に断る旨を伝えるというのもビジネスマンにとっては必要なのです。
そういった場合に断る時は、相手に誠意を伝えた断り方が大切です。自分にとっても、相手にとっても迷惑をかけないために必要な決断です。誠意を込めた謝罪で、のちの仕事に影響が出ないように心がけましょう。

相手を気遣いながらも曖昧な表現は避けることが重要

メールで相手に断る場合であっても、失礼にならない断り方をするという点は守らなくてはいけません。相手のメンツをつぶさずに「都合が悪い」という、こちら側の事情を理解してもらうように伝える必要があります。十分に検討した結果、申し出を受けられなくなってしまった理由をメールでもきちんと説明しましょう。
「せっかくの申し出であるにもかかわらず、誠に残念ですが・・・」と、相手から受けた申し出に感謝する言葉を添える気遣いの一言を添えると印象も良くなりますよ。
また、相手に角の立たない断り方をするのもビジネスマンとして大事になってきます。相手も人間ですので、言葉の使い方一つで印象が変わってもおかしくないのです。申し訳ない気持ちを前面に出し、角が立たないように注意しましょう。
しかしながら、相手への気遣いから曖昧な言い回しをしてしまうと逆に相手を困らせる結果になります。断る理由の詳細までは、伝えると言い訳がましくなってしまうので避けるべきですが「先約が・・・」「都合が悪い為に・・・」など、必要最低限の言葉で伝えるといいでしょう。

メールや手紙で断りを入れる際の例文

では、実際にメールなどで断る際の例文を紹介していきたいと思います。ビジネスメールとして仕事を断る場合と、飲み会などの誘いを断る際の、簡単な文章で返信する場合では、書き方も異なってきますので確認しておきましょう。

都合が悪い時の断り方:例文➀ビジネス文書として送る場合

拝復 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。いつも格別なお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます。

さて、このたびの○○○○様のお宅のリフォームの件でございますが、お送りいただきました資料で見積りをさせていただくことは簡単なことでございます。しかしながら、ご状況を確認しましたところ、納期までの期間が非常に短期で、御社の力ではお引受け致しましてもかえって貴社にご迷惑がかかると判断致しました。
今回のお仕事は見積りの段階でお断りした方が賢明であるという結論に達しましたのでご報告申し上げます。

せっかくのご好意に背くようで大変申し訳ございませんが、事情ご賢察の上、ご期待に添いかねることをお許し下さいます様お願い申し上げます。

尚、お預かりしております資料はご返送申し上げます。
末筆ながら、今回は力不足によりお役に立てませんでしたが、今まで以上にお引き立て下さいますようお願い申し上げます。

都合が悪い時の断り方:例文②飲み会などの誘いに返信する場合

この度は、飲み会にお誘い頂きまして誠にありがとうございます。
大変残念ではございますが、当日はどうしても外せない用事がございますのでご辞退させてください。
次回はぜひ参加させていただきますので、またのお誘いを心待ちにしております。
何卒宜しくお願い申し上げます。

採用担当者のホンネ|都合が悪いときほど連絡は早めに欲しい

採用担当者のホンネ

都合の良い情報程、率先して伝えたくなりますよね。ただし、ビジネスの場面では「都合の悪い情報程、早く伝えるべき」と言われています。
なぜなら、都合の良いことは仮にそれが報告されなくても問題はないですが、都合の悪い情報は対処をしなければ取り返しのつかないことになる可能性があるからです。

例えば、面接の日程変更や断りの連絡も、それが直前の連絡になってまえば、面接官の予定も狂ってしまいます。
面接を優先するために他の重要な予定を日程変更したにもかかわらず、結局直前でキャンセルとなってしまった、という人事担当者の話も聞きます。後ろめたさから連絡しづらくなる気持ちもあると思いますが、都合の悪い情報はそれがわかった時点で出来る限り早く伝え欲しいですね。

都合が悪い時にメールで断りをいれる際もビジネスマナーを守り誠意を伝えよう

都合が悪い時に、断りを入れる為のメールの書き方を紹介してきました。
ビジネスメールとして断る際は、ビジネス文書の形式に沿って書いていけばよいでしょう。飲み会などの、簡単な断りであっても相手に誠意を伝えることは大切です。今後のビジネスに差支えが無いように、注意していきましょう。

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