2016年11月29日(火) 更新

手紙の便箋の綺麗な折り方のコツと封筒への入れ方

感謝や謝罪を伝える場合は手紙がいいの?

仕事で大変なミスをしてしまった、もしくはお世話になったなど、普段は発生しないような案件が起きたとして、謝罪なり、感謝なりを伝えたいということがあるかと思います。こんな時、ビジネスマンとしては、手紙とメール、どちらで伝えるのが正しいマナーなのでしょうか?

誠意を伝えるために手紙を送ろう

配慮や誠意を伝える場合、手紙を送るのが正式な方法で、お客様に対する謝罪などでも手紙は適しています。
ただ、手紙の作成には時間がかかってしまうため、手紙に記載する書面は必要な要件を入れて、迅速に行いましょう。手紙は速達で送ることを忘れないでください。

手紙を送る際のマナーとは

手紙は作成に時間がかかりますが、相手に誠意や気持ちが伝わるというのは、お分かりになりましたでしょうか。
誠意や気持ちを伝える手紙は、迅速に送るのが手紙のマナーです。そして、相手から手紙をもらうというケースもあるはずです。そんな時、スマートに返事の手紙を出したいときに、押さえておくべきポイントは何でしょうか?

便箋は白の無地がベター

封筒に入れる便箋の色は、白の無地を選びましょう。目上の人に宛ての手紙や改まった内容の手紙を書く場合は、白無地の便箋を選ぶのが、手紙のマナーです。
封筒で模様や明るい色が入った封筒は、親しい間柄の場合のみに使用するようにしましょう。

便箋は2枚以上書くのがマナー

封筒への入れ方として、便箋は、原則として2枚以上書くのがマナーです。緊急な要件の場合を除いて、手紙は便箋1枚で終わらせるのはマナー違反です。
以前は1枚で手紙を書き終えた場合、白紙の便箋を添えて2枚にする入れ方がマナーでしたが、現在はあまり手紙に白紙を添える入れ方というのは重要視されていないそうです。

肩書きを間違えないように

当たり前ですが、封筒に書く肩書を間違えないようにしましょう。封筒の外側は人から見えるので、間違えると大変恥ずかしい思いをします。
肩書は会社や組織の中での社会的地位であり、相手からどのような関係であるか示すものです。ただし、肩書に敬称は付きませんので、その点は要注意です。

○正しい例
株式会社ABC XX部 部長 ABC太郎様
株式会社ABC XX部御中
株式会社ABC 御中

基本的な手紙の折り方・入れ方

封筒への入れ方で、便箋の枚数や宛名については参考になりましたでしょうか。
次は、手紙の折り方や入れ方を見ていきます。せっかく迅速に丁寧に手紙を書いたのに、手紙の折り方や入れ方を間違えたら意味がないですよね。それでは手紙の折り方や入れ方を見ていきましょう。

手紙の折り方・入れ方:和封筒は三つ折に

手紙の折り方・入れ方のマナーの基本は、まず縦書きの便箋を三つ折りにします。そして無地で裏紙のついた二重の封筒か、少し厚めの封筒に入れます。しかし、弔事やお見舞いの手紙に関しては、不幸が重ならないようにと意味を込めて、一重の封筒を使用した入れ方がいいです。

和封筒の折り方・入れ方
(1)手紙の書き出しが右上に来るように文面を表にして置きます。
(2)三つ折りの目安をつけ、下から上に1/3折りあげます。
(3)残りの1/3を、上から下に折り重ねます。
(4)「拝啓」などの書き出しが上、便箋の上端が右になるように入れます。(封筒の表側から見て左)
(5)糊りで封をし(テープ不可)、封じ目には「封」や「〆」と書きます。

手紙の折り方・入れ方:洋封筒は封じ目の向きに注意

洋封筒は主に、招待状、案内状、挨拶状などを送る場合に使われます。和封筒と異なり、長い方の辺が開く形になっているため、写真やカードを同封する場合に便利です。和封筒と同様、白無地の封筒を使用するのが基本で、洋封筒を縦書きにする際は、封じ目の向きをしっかり確認した入れ方をしましょう。郵便番号の枠が無い洋封筒の場合は、封じ目を逆にする弔辞の手紙を送る場合に適しています。

洋封筒の折り方・入れ方
(1)手紙の書き出しが右上に来るように手紙文を表にして置きます。
(2)左から右に半分に折り合わせます。
(3)下から上に半分に折り上げます。
(4)手紙の書き出しが左上になるように封入します。(封筒の表側から見て右)

きれいな折り方のコツは?

封筒に入れる際の手紙の折り方・入れ方はお分かりになりましたでしょうか?
手紙の折り方・入れ方が分かりましたら、出来上がりにもこだわりましょう。折り方のコツとして考えるべきことは、相手が開封した時に不快に感じないという事です。

きれいな折り方:A4用紙を2枚重ねて折る

きれいな手紙の折り方でA4用紙を2枚重ねて折る方法があります。

(1)まずA4用紙を1枚を縦置き、1枚を横置きにして重ね合わせます
(2)はみ出ている部分がだいたいA4用紙の3分の1弱になるので、はみ出している部分を折ります。
(3)残りを半分に折ったら、三つ折りの完成です。最初に折った辺を内側にし、あとから折る側を外側にするのがきれいに見えます。長形3号(A4用紙三つ折りサイズ用の封筒)にちょうどいい大きさです。

封筒の入れ方や手紙の折り方は縦書き・横書きによって違うので注意!

手紙の正しい折り方と封筒への入れ方のマナーについて見ていきましたが、いかがでしたか?
手紙というのは、相手に文字で何かを伝える手段です。似たような働きを持つ者としてメール、はがき等もありますが、一番フォーマルで形を問われる物です。封筒への入れ方や手紙の書き方は、しっかりとしたビジネスマナーで対応するのが読む側にとっても望ましいと思われます。

今回記載した、封筒への入れ方と書き方を見て、しっかりとマナーを守っていきましょう。

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