2016年11月29日(火) 更新

ビジネスマナーに則った返信はがきの書き方

【主催者側】返信はがきの書き方のビジネスマナー

主催者側として、参加者へ返信ハガキを出す際の書き方の正しいビジネスマナーを見ていきましょう。相手にとって親切な返信ハガキを作成するためには、いくつかのポイントがあります。

返信ハガキの宛名は「宛」または「行」

返信はがきを作成する際に気をつけたいビジネスマナーは、返信ハガキの主催者側の宛名の書き方です。名前の下には、「宛」または「行」を必ず書き添えてください。往復はがきで送る際も、返信ハガキを封筒に入れて送る際も同様のビジネスマナーです。

往復はがきをは往信の宛名と返信の文面を外側に折る

言葉で聞くとややこしいですが、往復はがきを投函する際は、往信の面を表にして折りましょうということです。返信ハガキの宛名が内側になっていればビジネスマナー的にも問題ありません。

【参加者側】返信はがきの書き方のビジネスマナー

つづていは、参加者側、ようするに返信ハガキを返信する側のビジネスマナーを見ていきます。ビジネスでは、返信ハガキを送る場面も多いので、しっかり学んでおきましょう。

返信ハガキの宛名は「様」「御中」に書き換える

返信ハガキを投函する際のビジネスマナーで重要なポイントのひとつは、宛名を書き換えること。元々記載されている「宛」や「行」を2本の斜線で消し、「様」または「御中」に書き換えるのが正しい書き方。相手が個人名であれば「様」、会社や部署であれば「御中」と使い分けてください。

裏面は「参加」「不参加」だけでなく一言添えると好印象

返信ハガキの裏面は、催し物への参加・不参加や名前などを記載する仕様になっているはずです。返信をする際は、御出席・お名前・ご住所などの「御」「お」「ご」の敬称を2本の斜線で消し、出席または欠席を○で囲みます。囲まなかったほうは、二重線で消してください。

このままの書き方でもビジネスマナーとしては問題ありませんが、一言メッセージを添えておくと、より好印象になります。参加の場合は「楽しみにしています」、不参加の場合は「せっかくの機会なのに伺えず残念です」など。

返信ハガキの書き方は「親切丁寧」がビジネスマナー

ビジネスにおける返信ハガキの書き方は、相手に敬意を表した、わかりやすい表記を心がけることがビジネスマナーと言えます。主催者側であっても、参加者側であっても、相手の立場に立った親切丁寧な書き方をしましょう。

これで、返信ハガキの書き方・送り方のビジネスマナーはバッチリですよね。ぜひビジネスの場で役立ててくださいね。

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