2016年11月29日(火) 更新

往復はがきの出し方と返信マナー【例文あり】

往復はがきので出欠確認!正しい使い方のマナー

往復はがきは、往信用と返信用が一続きになった郵便はがきのことです。
同窓会や結婚式の案内と出欠確認でよく使用されます。でも、返信するばかりで往信する側を経験したことがない人も多いのではないでしょうか。正しい使い方のマナーを覚え、往復はがきを使用するときに備えておきましょう。

往復はがきの仕組みはどうなっているの?

往信のときは送り先の宛名の面が表に出るよう二つに折り曲げた状態で送り、出欠を返信するときは半分に切って返信用のみを送ります。
右開きの二つ折り状態にしてみると、以下の通りになります。

・最初の面が往信用の宛名
・その裏(右側)が往診の文面
・反対側(左側)が返信用の宛名
・最後の面が返信の文面

往復はがきの出し方のマナーは…

往復はがきの出し方として、発信者は返信用の宛名の下に「宛」もしくは「行」と書きます。
投函するときには往診用の宛名と返信の文面が外側になるように折って発送します。ちなみに、折り曲げていないと「往復はがき」と認識されませんので注意が必要です。

往復はがきを作成する際に気を付けるマナー

往復はがきを作成することになったら、気を付けておきたいマナーがあります。
日程や、内容、読みやすいレイアウトなどを考えて作成するようにしましょう。

往復はがきの文面はできるだけシンプルに

往信の文面には、挨拶文、お知らせする内容、ならびに日時・場所・連絡先などの情報を記載します。相手が読みやすいようレイアウトも工夫してみると良いでしょう。
返信用の文面は、基本的に出欠確認ですので、出席・欠席に丸をつけるタイプが主流です。場合によっては要望やメッセージ等の欄を設けることもあるかと思いますが、返信者が回答しやすいようにレイアウトはわかりやすく簡潔にしましょう。

往復はがきで案内を出す際の例文

同窓会のご案内
拝啓
若葉の季節を迎え、〇〇中学校出身の皆様にはさわやかな日々をお過ごしのことと存じます。
さて、今年も恒例の同窓会を開催する事になりましたので、お知らせいたします。
ぜひご出席くださるようお願いいたします。
敬具

平成○○年〇月〇日


日時:平成○○年○月○日
会場:××××(□□駅より徒歩□分)
会費:男性○○円、女性○○円

※尚、準備の関係がありますので、○月○日(○)までにご返信願います。
※ご参加いただけない方も必ず返信用はがきをご返送ください。

代表幹事 △△ △△(×××-××××-××××)

往復はがきを受け取り、出欠を返信する側のマナー

ここまでは、発信者についての往復はがきのマナーについて述べてきましたが、最後に出欠を返信する側のマナーにも触れておきましょう。

往復はがきの返信マナー:宛名の敬称や出欠の敬語は修正する

返信用の宛名には「宛」や「行」と書かれていますが、これをそのままにして送り返すのは大変失礼です。二重線を引いて個人の場合は「様」、会社等の場合は「御中」と書き直します。
また、自分に対しての敬称は削除します。
例えば、「御出席」、「御欠席」、「御芳名」、「ご住所」などの「御」や「御芳」、「ご」にも二重線を引きます。

往復はがきの返信マナー:出欠の回答にはコメント付けると◎

・出席の場合:出席に〇を付け、その下に「いたします」や「させていただきます」などを書き加えます。一言コメントを添えてもOKです。

・欠席の場合:欠席に〇を付け、「誠に残念ではございますが、所用のため欠席させていただきます」など欠席の理由を加えると丁寧です。

往復はがきの返信マナー:返信の期限は必ず守りましょう

往復はがきが送られてくる際、返信期限が設けられているはずです。基本的にはできるだけ早く返信することが前提で、遅くとも1週間以内には返信します。
すぐに対応が難しい場合は、少なくとも期限には間に合うよう投函することを心掛けましょう。

往復はがきによる出欠確認にもマナーがあることを理解しておこう

往復はがきを使用して出欠を取る際のマナーについて、一通り紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。
ビジネスシーンではもちろんのこと、「親しき仲にも礼儀あり」と言いますから、家族や友人に対してもマナーに気をつけて往復はがきを使用するようにしましょう。

関連コラム