2016年12月03日(土) 更新

風邪で会社を休むことの是非と欠勤メールの適切な書き方【例文あり】

風邪で休むのは非常識?社会人のマナーとは

Heart 665185 640

よく「どれぐらいの熱が出たら、風邪で欠勤すべきか」などが社会人同士、会社の中で話題に上がるかもしれません。しかし、風邪で会社を休むときの基準は、基本的に熱の高さなどで計るものではありません。
例えば、無理をして会社に行き仕事をしたからといって、業務が捗らずかえって迷惑をかけてしまうケースがありますし、そもそも風邪を周りの人にもうつしてしまうと、他の人の仕事にも支障が出る可能性があるのを、考慮しなければなりません。

とはいえ、「風邪ぐらいで会社に休みの取得をお願いするのか?」といった考えの上司がいる職場もあるでしょう。では、社会人のマナーとして、そもそも風邪で会社を休む(病欠)する場合は、何を基準に決めれば良いのでしょうか。
その答えは、「自分が出社して仕事が出来ないと判断した場合」は病欠で会社を欠勤、こう考えるようにしましょう。

病欠は問題なし!無理に出勤する必要もない

風邪をひいて、正直いうと体がだるくて辛い…。けれども、会社にはやるべき仕事が山積み。例えそんな状況であっても、無理やり風邪のまま出社して、「同僚にうつす」「更に体調を悪化させる」といった事態は、何よりも迷惑な行為ですから避けなければならない、社会人のマナーです。
仕事に支障をきたすレベルの体調ならば、早急に会社へ欠勤(病欠)の連絡をするべきだと考えましょう。そして大事なのは、休みを取ることに罪悪感を感じるのではなく、こじれた頭をめいっぱい捻り、伝え漏れのないよう最低限の当日の引き継ぎをしっかりと行うという、ビジネスマンとしての務めの部分です。

また、休んだ次の日に、迷惑をかけた人たちに感謝とお詫びを言うのも忘れずに。それでは実際に、風邪で休むと決めた場合に、会社へ送る欠勤メールのマナーについてご紹介していきます。大事なのは、「会社休む」「仕事休む」と決めて欠勤メールで報告する事の是非。その点を念頭に置いて見てください。

欠勤でもあるので会社的には問題もない。

欠勤扱いとなるため会社的に不利益になることでもないため、つまり、体調不良で会社を休むこと自体は問題ではないということは認識を持って問題ないでしょう。

欠勤メールを会社に送る際に気を付けたいマナーとは?

では実際に、欠勤メールを会社に送る際に気を付けたいマナーについて見ていきましょう。
体調不良でどうしても会社を病欠したいと思ったとき、電話であれば直接会話ができますし、事情を事細かに話せますから、特に問題はないはず。
ですが、風邪で声が出ないなどなんかしらの理由で、欠勤メールで病欠の連絡をする際は、電話とは違う気を付けなければならないマナーがいくつかあります。それれは全て大事な点になりますから、どれかひとつでも抜ければ上司の心象を悪くする、と考えて心して作成してください。

Old letters 436501 640

メール連絡がそもそもNGの会社があるので注意!

そもそも、風邪で会社を休むかどうかに関わらず、欠勤の連絡をメールでできるかどうかは、会社のルールによって大きく違います。仮に、周りの人の会社でメール連絡が許可されていたとしても、それが全ての会社に言えるわけではありません。

その会社ごとにルールを取り決めているはずなので、大前提として社会人ならば、それに従うべきなのです。基本的には電話での連絡がビジネスマナーとしては一般的とされています。つまり、面倒だからメールでという判断は控えるべきで、欠勤連絡をメールでしてもOKという社内ルールがある場合に限り、メールを使用する、と覚えておきましょう。

会社に欠勤メールを送る際は「1分1秒でも早く」がマナー

では、会社のルールで風邪による病欠の場合で、会社に欠勤メールを送っても良い、とされている会社に勤めていたとしましょう。その場合も、メールを送る際に気を付けたいマナーがあります。まず最も大事な点は、会社を風邪で欠勤する際は、早急に上司にメールをする必要がある、という点です

早急に、とは言いますがどれぐらいかというと、当然ながら「1分1秒でも早い」に越した事はありません。上司も忙しい中、メールを読ませる訳ですし、そもそも始業時間ギリギリになって「休みたい」という連絡を入れるのは非常識です。
遅くとも始業時間の1時間前までには、会社のPCに欠勤メールが届いているようにするのが理想です。

メール連絡では「欠勤」する旨だけでなく「最低限の引き継ぎ」も忘れずに!

また、病欠で欠勤メールを送る際は、その日出勤している人に少なからず影響を与えるので、ビジネスマナーとして、せめて負担を増やさないよう「必要最低限の業務を引き継ぐ」ようにしましょう。

ですが注意したいのは、自分の業務をあれこれ引き継ぎしすぎる点です。 会社では全ての人が自分の業務を抱えていますから、引き継ぎは必ず最低限の業務だけを、他の社員に引き継ぎましょう。
説明しきれない場合は、予め家で資料を作って用意しておくのが得策です。

風邪で2日以上休む際も「早めの連絡」は必須

さらに、風邪が長引きあまり体調が回復しないのであれば、翌日も病欠する必要があるはず。もし、次の日も欠勤の可能性があるなら、その場合も欠勤メールは早めにするのがマナーです。
なぜなら、連絡を受けた上司が、翌日の業務予定を組みやすくなるからで、仕事を滞りなく進める点にも繋がるのです。

会社を風邪で休みたいときに参考になるメール例文(文例)をご紹介!

風邪で会社を休みたいとき、欠勤する旨を上司にメール連絡するときは、上司の事前承諾なしに欠勤(病欠)することについて謝罪する意味合いから、改めてその許可を上司に懇願する文面で書くのが、正しいビジネスマナーです。

病欠という欠勤理由は、誰にでもあり得ることですので、ことさら大袈裟な表現にする必要はありません。ただし、上司への謝意が伝わるように、言葉遣いに気をつけて丁寧な書き方にしましょう。

例文:風邪で会社を休む時のメールは「状況」と「今後の対応」を入れる!

Mobile phone 579547 640

宛先各位

おはようございます。○○です。
大変申し訳ありませんが、昨晩から体調がかなり悪く、本日の朝もあまり状況は改善しておりません。
喉も腫れていて声もでない状態ですので、今日は通院も含め静養したく、お休みいたします。
最低限の連携はメールや携帯電話でできれば、と考えております。  
なお、今日の○○の件はそれぞれHさんに依頼を別途メッセージいたします。
ご迷惑をおかけしてすみませんが、何とぞよろしくお願いいたします。

会社を風邪で休むときは例文を参考に「上司に早めのメール連絡」を!

今回は、会社を風邪で休む際の欠勤メールのマナーと例文について見てきましたが、いかがでしたか。

今やビジネスシーンでは、電話ではなくメールによる連絡が主流になりつつあります。それとともに、病欠などで欠勤するときに関しても、形に残るメール連絡で休みを伝えるのも、当たり前になってきました。
ですが、どちらかというとまだ「非常識な行為」であると考えられるケースも多々あります。「病院にいるため電話が出来ない」などの緊急代替手段としては、休む旨の連絡をメールで行っても大目に見てもらえるでしょうが、いずれにしてもその後きちんと電話での報告は行った方が良いでしょう。
メールはあくまで一方通行の連絡手段であることを、もう一度認識してから、実際に風邪で休むときにメールを送る際も、例文を参考に正しいマナーを弁えた欠勤メールを送りましょう。

人気のコラム