2016年11月29日(火) 更新

出欠確認のはがきの返信で必須のビジネスマナー

出欠確認をはがきで返信する場合はマナーがある

社会人になると、結婚式の招待状など、様々な場面ではがきによる返信を行う事が増えてきます。
出欠確認などの際に返信するはがきのマナーはしっかり身につけましょう。

はがきによる出欠確認を書く際に気をつけるべきポイント

最初に紹介するのは、出欠確認が往復はがきで来た際のビジネスマナーです。
ただ単に〇を付ければ終わりではありませんので、よく確認するようにしましょう

「御・芳」の文字を訂正する

はがきに書いてある「御」や「芳」は二重線で消すのがマナーです。
「御」や「芳」といった文字は、こちらへの敬語として書かれています。返信する際は必ず二重線で消すようにしてください。
二重線で消す場合は

「漢字一文字の場合は斜めの線」
「二文字以上の場合はタテ線」

で消すようにしましょう。

×をつけたり塗りつぶしたりするのはマナー違反になりますので、気をつけてください。

二重線で一方を消す

出席・欠席の一方を二重線で消しましょう。そのうえで、自分が該当する方に〇をつけるのが基本的なマナーです。上記にあるように、御出席・御欠席と書かれている場合は「御」の部分のみ二重線で消すようにしましょう。

欠席する場合はメッセージを添える

もし、自分が欠席する場合はメッセージを必ず添えるのが礼儀です。
メッセージを入れたうえで「当日はやむを得ない事情がございまして」というような書き方で理由をぼかして書くのが良いでしょう。
出席の場合でも、簡単なメッセージは添えたほうがマナーとしては正しいです。

「寿」や「賀」の字を上書きすることもある

「御出席」の「御」などの文字の消し方ですが、通常は先に述べた通り二重線で消します。しかし、祝い事の返信の場合は二重線で消すのではなく「寿」や「賀」の字を上書きします。
これは、祝い事の手紙の綴じ目に「〆」ではなく「寿」や「賀」が使われることがあるのに同じく、縁起を重んじる日本人の慣習です。

毛筆か黒の万年筆を使用するのが礼儀

出欠確認のはがきを返信する際は、必ず毛筆か黒の万年筆を使うようにしましょう。
ボールペンですと失礼にあたるので注意して下さい。

はがきを返信する前にチェックすべきこと

上記では、返信用ハガキを記入する際に気をつけるべきポイントを紹介しました。
次に、返信用はがきを送付する前にチェックすべきポイントを確認していきたいと思います。

返信部分のみを切り取って送る

返信時は、半分に切って返信部分のみを送るのがマナーです。
そのままの状態で返信してしまうと非常に失礼ですので、しっかり確認しておいてください。

往信側は水色の切手・返信側は緑色の切手

郵政の往復はがきは、往信の宛名面には水色の切手(料額印面)、返信の宛名面には緑色の切手が印字されています。これを目印にして返信すると間違えることもないでしょう。

出席・欠席の確認をはがきで返信する際は○×の記載だけではダメ

いかがでしたか?
このように、出欠確認のはがきを返信する場合には様々なルールとマナーがあります。
返信用はがきに○×だけをつけて返信してしまうと、取引先などに送った場合は「マナーをわかっていない会社だ」などと思われてしまう可能性もあります。
最低限のマナーをおさえておき、いざという時に恥を書かない様にしておきましょう。

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