2016年12月07日(水) 更新

業務の最速化を目指す!整理整頓をすることで仕事の効率化をはかろう!

汚いデスクが仕事効率を下げている!?

ウォールストリート・ジャーナル紙では、探し物をすることで年間6時間もの無駄な時間を浪費されていると報じたそうです。何かひとつ探し物をするたびストレスがたまり、仕事に対する集中力がなくなっていくのとのことです。
よく、”片づけ上手は仕事上手”なんて言われていますが、これはどうやら本当のことのよう。仕事の効率化をはかるため、具体的にどのようなことに気を付け整理整頓をしていけばいいのでしょうか。

片付け上手=仕事の能力が高い?

整理整頓をする上で思い浮かべるのは、おそらく”必要のないモノを捨てること”と誰もがまずは思うことでしょう。確かにこれは間違ってはいませんが、捨てた端からまたゴミのような書類を溜め込んでいったのであっては、延々とゴミ捨てゴミ捨てをループするだけとなってしまいます。

仕事効率化における整理整頓の最も効果的なアクションは、『ファイリングをすること』です。机をきれいに維持しておくためには、まずはファイリングを癖づけることからはじめましょう。
誰かしらが持っていると思われるような書類、もしくはすでに頭に叩き込んである不要な資料などは捨ててしまいましょう。補完しておく必要なんてありませんからね。
自分の手元にしかない書類は、PDFとしてデータ化しておくと、なくすことも探し出すこともないのでスッキリしますよ。

書類破棄の極意は、『ファイリング』と『迷いを生じないこと』ですね。

6カ月以上保管はNG & 整理整頓3つの効用

どうしても捨てられないと思ったモノは、それこそPDF化しておくといいでしょう。

6カ月間保管して、一度も手に触れることがなかったファイルはゴミとして処理します。
要るモノ要らないモノを分別していき、捨てるかどうかに迷ったら”一時避難ファイル”に入れておくといいでしょう。書類は、あとで探しやすいように分類して保管をしておきます。項目ごとに細かく分類しておけば、目当ての書類を探すスピードは格段にUPします。そして、必要度が低いものからデスク周りを一掃してしまい、不要なものはどんどん捨てていきます。

また、整理整頓をすることで3つの効用をもたらします。『空間の確保』『時間の確保』『頭脳の質の確保』ですね。自分のデスク周りだけでなく、頭の中やPCの中まで整理整頓をするようにしましょう。

整理整頓の「3S」と「5S」を知ろう!

整理整頓は、外観をキレイにすることではなく、仕事が効率よく進むための環境作りにも直結しています。つまり、「片付けているヒマがない」という意識ではなく、「片付けも仕事のうちだ」と考えるようにするべきなのです。

また、重要度によって捨てる日(何カ月後、何年後)をルール設定する方法もあります。朝イチからいきなり整理整頓する人はそうはいませんが、ごくたまに、疲れからか仕事がはかどらなくなってしまうときがあります。そんなときに整理整頓して、一番下の引き出しの奥に眠っていた書類などをばんばん捨てていってしまうのです。そういったささいな行動ひとつが、仕事の効率化に繋がっていくわけです。

仕事の効率化に必要な「S」をご存知でしょうか。日本では「3S(整理・整頓・清掃)」が徹底され、西洋では「5S(さらに清潔・しつけ)」のことを指します。工場などの効率化は「5S」を徹底することをお勧めします。在庫削減をはかることができ、作業スペースを広く取れるようになり、汚れ・ホコリがないキレイな職場に改善することが可能になります。安全性を高め、効率化を図れます。

整理整頓をすることで仕事の効率化をはかろう!まとめ

自分のデスク周りの整理整頓を行うことは、『仕事の効率化』『身の周りの整理』『気分転換』などさまざまな効果をもたらしてくれます。常にファイリングやデータの整理を行っておくことが一番望ましいのですけどね。無駄なくストレスなく、最速のスピードで業務をこなしていける”仕事のできるひと”は、無意識ながらもきっとこれらの効率化の方法を行っているはずです。

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