2017年07月03日(月) 更新

ビジネスメールの常識!CCとBCCの特徴と使い方

ビジネスメールには”宛先”にもマナーが存在する

社会人になると、仕事でのやりとりをメールで行うパターンが多くなります。プライベートでもメールを使う場面は多々ありますが、ビジネスメールというのは宛先一つをとってみてもルールやマナーが存在するのです。

知らないと個人情報漏洩などに繋がる可能性も

ビジネスシーンにおいて、個人情報の扱いは慎重に行わなくてはなりません。個人だけではなく、会社の信用問題にまで発展する重大なものだと認識しておきましょう。
もちろん”メールアドレス”も立派な個人情報ですのでその扱いは慎重に行うべきなのです。

状況に応じてTo,CC,BCCを使い分けるのがマナー

では、メールをやり取りする際に大切な個人情報を守るためにはどうすれば良いのでしょう。ココで登場するのが「To,CC,BCC」といった、メール送信時に選択できる機能です。送る相手、立場、状況に合わせて「To,CC,BCC」を上手く使い分けることは、社会人として最低限守らなくてはならないマナーと言えるでしょう。次項から、「To,CC,BCC」それぞれの特徴と使い方の注意点を紹介します。

"To"メールとは?

まず最初に紹介するのは”Toメール”と呼ばれるものです。
このToメールは、ビジネスメールだけではなくプライベートの際に送る通常のメールでも使われる機会が多いので、一番馴染みがある形式でしょう。

メールを送りたい人に直接送る方法

一般的なメールの機能が、このToメールと呼ばれる方式です。メールを送りたい相手のアドレスを「To欄」に入力して、送信すれば通常のTOメールが送信できます。
「メールを送る」というのは、基本的にこのToメールで送るという認識で間違いないでしょう。

個人でのやり取りの際はToを使うのが基本

ビジネスメールに関しても、個人間のみであればToメールを利用して問題ありません。 また、Toメールは複数人にも送信が可能です。アドレスを入力した後に、カンマ(,)で区切れば複数人に対してメールが送信できます。

"CC"メールとは?

Toメールに対して、”CCメール”と呼ばれるものもあります。恐らく、ビジネスメールをやり取りした経験があれば、一度くらいは目にする機会があったのではないでしょうか。
複数のメールアドレスが並列されていたと思いますが、これは一体どのような機能なのかを解説します。

カーボン・コピーの略称で”複写”という意味

CCとは「カーボン・コピー」の頭文字をとった略称で、”複写”の意味を持ちます。
Toメールでも複数人への送信は可能ですが、CCの機能を利用すればこれと同じようにCCに入力したメールアドレス宛にも、Toメールと同じ内容のものが届くわけです。

CCに入力するとToに送ったものと同じメールが送信される

Toメールでも、複数人への送信が可能ですから「じゃあ、最初からToメールにすればいいのでは?」と思う方もいるでしょう。ToとCCの関係性は「メインとサブ」だと考えてください。どちらのアドレスを主にしてメールを送っているのか?といった認識を把握しやすくするためにTo,CCを使い分けるのです。一番わかりやすい例が、社内でのメールのやり取りでToにメインの相手、CCに上司を入れるパターンです。

内容を共有したい時にCCを使う

例えば、社内ミーティングの日程について他部署の人間にメールを送りたい場合Toに”他部署の人”のアドレスを入力して、CCに”自分の上司”のアドレスを入力します。こうすることによって「メールを送りたい相手は”他部署の人”だが、”自分の上司”にも内容を確認してもらいたいため同じ内容のコピーを送った」といった共通認識がうまれるでしょう。このように、CCを使う目的としては「こんなメールを送りましたCCの方は確認しておいてください」といった”内容の共有”として使われるパターンが多いのです。

CCに入れたアドレスは他の受信者も見れるので注意

CCの機能を利用する際は気をつけなくてはならない点があります。実は、CCに入力したメールアドレスはメールを受け取った人が全員見ることができるのです。つまり、Toのメールアドレス主とCCのメールアドレス主が顔見知りでない場合、”顔も知らない他人に自分のメールアドレスが知られてしまった”という事態が想定されます。CCを使う際は、相手の関係性を確かめる、あらかじめ許可を取るなどの対策が必要でしょう。

"BCC"メールとは?

CCメールでの、問題点である”情報漏洩”の対策として知っておきたいのが、この”BCC”の機能です。上記のような「顔も知らない他人に自分のメールアドレスが知られてしまった」という状況を作らないためにはBCCが非常に役立ちます。

ブラインド・カーボン・コピーの略称

BCCは「ブラインド・カーボン・コピー」の頭文字をとった略称で、CCと同じようにTO宛に送った内容のメールが”複写”されてBCCに入力されたアドレスに届きます。
ただし、CCと決定的に異なるのが”BCCのアドレスはどの受信者にも表示されない”点です。

BCCで入力したアドレスは他の受信者に表示されない

先ほどの例を用いて説明します。
CCの場合は、Toの”他部署の人は”CCに入っていた”上司”のアドレスが確認ができますし「あぁ、他の人にも送ったんだな」と感じるでしょう。
しかし、BCCに上司のアドレスを入力して送信した際に”他部署の人”が”上司”のアドレスを知る可能性はありませんし、上司に送った事実も確認することができないのです。

互いに面識がない複数人にメールを送る際に使用する

例のような社内メールでならば、CCで問題はないでしょう。
しかしながら、互いに面識がない社外の複数人に報告をする際などはこのBCCの機能を使って一斉に送信すれば、受信者が他のアドレスを知ることもなく個人情報は守られるのです。

取引先とのやり取りを上司に確認してもらう時などに有効的

一番わかりやすい例が、取引先とのやり取りを上司に確認してもらう時でしょう。 Toに取引先のアドレスを、BCCに上司のアドレスを入力すれば取引先に知られることなく、上司にやり取りを確認してもらえるのです。

"CC"や”BCC”を使う際の注意点

このように、CC,BCCは状況に応じた使い分けが必要だと考えてください。使い分けがしっかりできていないと、思わぬトラブルを招くパターンもあります。つぎに、CC,BCCを使う際の注意点を紹介します。基本的には、相手のことを考えるといった点を意識してみてください。

①情報漏洩しないように面識がない人をCCに入れないようにしよう

先にも述べたように、メールアドレス一つをとってみても大切な個人情報の一つです。お互いにメールアドレスがわかっても、問題のない関係性の方だけにCCを使うようにしましょう。面識がない人同士をCCに混ぜて、メールを送るのは非常に危険なので避けてください。

②相手がCCメールを見逃さないためにも本文に記載

また、Toは一人だがCCに複数の宛先がある場合は、CCの方が確認し忘れる状況も考えられます。CCの方にも、確実に内容を確認してもらいたい場合は本文の最初に宛名として名前を記入してあげると良いでしょう。
例えばToが佐々木さんCCが山下さん、藤井さん、大野さんだった場合には

佐々木様
(CC:山下様、藤井様、大野様)

といったように宛名を記載しましょう。CCの宛名を記載しなくても、失礼にあたるということはないので状況に合わせて臨機応変な対応を心がけてください。

③共有すべきかどうか送信前に要確認

また、やみくもにCCやBCCをつけてメールを送信するのは相手に取って迷惑になる可能性もあります。 CCやBCCのメールが一日に何百件ときてしまったら、どれが大切な内容なのかわからなくなってしまいますし、受信者に取ってみればさながら”迷惑メール”となるのです。 必要なメールかどうかを送信前に吟味してから、CCやBCCの機能を使うようにしましょう。

こんな時はどうする?ケース別"CC"と"BCC"の使い分け

では、最後にケース別でCCとBCCを使い分ける例を紹介します。
実際のビジネスシーンでよくあるシチュエーションですので、しっかり確認しておき自分のミスを防ぎましょう。

①仕事の案件でクライアントと連絡を取るとき

この自分とクライアントのやり取りに、上司やアシスタントのメールアドレスを記載したい場合。
こういったケースは、クライアントと上司・アシスタントの面識があるかどうかでCC,BCCを使い分けましょう。面識がある場合はCC,ない場合はBCCで問題ないでしょう。
ただし、何かしら理由があって(上司からクライアントにフォローのメールを送る可能性があるなど)面識がない上司・アシスタントをCCに加えたい場合は事前にクライアントに許可を取ることでCCに記載しても問題ないでしょう。
打ち合わせの際に

「今回の案件に関しまして、私の上司でありますの岩田とも進行状況などの連携を取りたいと考えています、メール連絡の際は岩田をCCに加えた形でご連絡させていただきますこと、ご了承ください。」

といった形で、事前に許可を取っておきましょう。

②セミナー主催者が参加者に案内等を送るとき

自分が主催する、セミナーや説明会の案内などを複数の参加者にメール連絡する場合。こういった場面では、BCCを使うのが正しいと言えるでしょう。
主催者である自分は、相手の認識をしていますが参加者同士は互いを認識しあっていない可能性も十分あります。認識していない相手に対して、同じセミナー参加者だからという理由でメールアドレスを公開するのは許されませんよね?
大人数の個人情報を預かっている強い認識を持って、慎重にアドレスを扱いましょう。

③お客様への謝罪メールを送るときに上司はCC?BCC?

何か不手際を起こしてしまい、お客様に対して謝罪メールを送らなくてはならない場合、内容の共有として上司のアドレスを加えることが考えられます。 この場合は、基本的にBCCを選択するべきでしょう。お客様にとってみれば、CC欄に知らない人の名前があり「自分のアドレスが知らない人にバレている」という認識になってもおかしくはありません。そういった、二次的なトラブルを防ぐためにもこのケースは上司をBCCに加えて、お客様に余計な心配をかけさせないようにするのが社会人としてのマナーです。

ビジネスメールでは状況によりCCとBCCの使い分けをしてマナー違反に注意しよう

ビジネスメールを作成する上で、CC,BCCといった機能は毎日のように使うであろう便利なものです。しかし、便利だからこそ使い方をしっかりと理解しておかなければなりません。
個人情報に対する世間の関心度が高まっています。CC,BCCを正しく使い分け、社会人としてのマナーをしっかりと守るようにしてください。

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