2017年07月03日(月) 更新

職務経歴書の基本的な書き方と落ちる書類の特徴

職務経歴書と履歴書の違いとは?

転職活動では、企業から履歴書の他に職務経歴書の提出を求められるのが一般的です。履歴書と職務経歴書に記載する内容は似通っており、差別化が難しいため書き方に悩む人が多いです。履歴書と職務経歴書の違いは、どのような点にあるのでしょう。

職務経歴書では「自社に貢献できる人材かどうか」を見られる

職務経歴書では、主に「自社に貢献できる人材かどうか」を企業側はチェックしています。具体的なポイントは以下の通りです。

■自社のニーズに合っているか
■仕事への意欲・熱意が感じられるか
■発揮できる強みを理解しているか
■転職目的が明確であるか
■プレゼン能力の有無
■嘘の記載はないか

企業は職務経歴書から、これまでの実績やキャリアをどう自社で活かすつもりなのかを知りたいのです。
自分の実績や強みなどを企業に効果的に売り込むにはプレゼン能力が必要です。プレゼン能力はどの会社でも必須のスキル。職務経歴書の出来から、プレゼン能力の有無を企業は判断しています。
自分をより良くみせたい気持ちはわかりますが、嘘の記載は絶対にNGです。採用後に嘘の記載が発覚した場合、処分が下される可能性が大きいので、絶対にやめましょう。

履歴書では基本的な個人情報を見られる

一方履歴書では、基本的な個人情報を見られる書類です。具体的にチェックされるのは以下の点です。

■通勤が可能な場所に住んでいるか
■学歴・職務経歴
■入社への意欲や熱意
■転職回数
■希望給与
■字の書き方

履歴書は手書きかパソコン打ちで作成するか悩みがちです。手書きの履歴書を見て応募者の人柄を判断したり、企業によっては履歴書は手書きでなければ認めないというところもあります。その一方で、パソコンスキルの判断材料になるためパソコン作成を推奨する企業もあり、応募先の企業によって作成方法を変えることをオススメします。 企業は字の「綺麗さ」ではなく「丁寧さ」を見ています。綺麗な字が書けなくても、読みやすくなるように丁寧に書くことが大切です。また、空欄や誤字脱字、修正液・修正テープの使用、履歴書の使い回しはNGです。応募先の企業に合った丁寧で綺麗な履歴書を作成しましょう。

職務経歴書の基本的な書き方

職務経歴書には、記載すべき項目はいくつかありますが、決まった書式がありません。見やすいレイアウトを自分で考えながら職務経歴書を作成していきます。職務経歴書の基本的な書き方を説明します。

おさえるべき書き方のポイントは6つ

おさえておくべき職務経歴書の書き方のポイントは以下の通りです。

■職務経歴書をもとに面接で質問される
■経歴を並べるだけでは効果なし
■企業のニーズを把握する
■応募先で活かせる強みをアピールする
■要約や見出しはわかりやすく
■読む人の視点になって読み返す

書類選考を通過すると、次の面接では職務経歴書の内容をもとに面接が進められます。書いた内容を忘れて面接で何も答えられなかった、という失敗談もよくありますので、企業に送った職務経歴書のコピーやデータを手元に残しておきましょう。

A4用紙で1~2枚にまとめる

職務経歴書はA4用紙で1~2枚にまとめるのが一般的です。用紙は高級なものでなく、普通の白のコピー用紙で問題ありません。逆に色付きだったり柄が入っている用紙はNGです。
枚数は1~2枚がベストです。応募先の企業にアピールしたい実績や強みの要点をまとめて簡潔に記載してください。アピールしたい実績や強みを簡潔にまとめられず、枚数が多くなると「簡潔に物事を説明できない人」と見なされ、逆効果になります。

また、職務経歴書の冒頭に「経歴概略」「会社概要」を書くと、その職務経歴書を読んだ採用担当者が、どのような経歴の持ち主か、前職場はどのような会社だったのかイメージしやすいのでオススメです。

自己PRを作成する際は「キャリアの棚卸し」から始める

職務経歴書に必ず盛り込む項目が自己PRです。採用担当者に好印象を与える自己PRを作成するには、まず「キャリアの棚卸し」から始めます。
採用担当者に好印象を与える職務経歴書の自己PRとは、仕事を通じてどのような経験を積んだか、結果を出したか、何を学んだかがはっきり書かれているものです。そのために「キャリアの棚卸し」が必要になるのです。
自己PRは以下の順番で書くと読みやすく、まとまりのあるものになります。

①強みをアピールする見出し
②前職の仕事内容
③結果
④学んだこと・得た強み
⑤経験や強みをどう活かして貢献するか

②~③を具体的に書くと(数字で書けるのがベスト)、⑤の明確な根拠となり、説得力のある採用担当者に好印象を与える自己PRになります。
また、自己PRでは何個も強みをアピールしようとすると、まとまりがなく何が言いたいのかよくわからなくなってしまいます。自己PRでアピールする強みは1つにしておきましょう。

強調したい内容は冒頭に書く

志望動機や自己PR、転職理由などの項目において、強調したい内容あるいは結論は冒頭に書きましょう。冒頭にそれらを書くことで、読みやすく内容が理解しやすい文章になります。
採用担当者はあなただけの職務経歴書を読むわけではありません。何十枚、何百枚もの職務経歴書に目を通す必要があるため、1枚1枚をじっくり読む時間はないのです。短い時間で内容が把握してもらうためには、冒頭に強調したい内容や結論を書くべきです。

応募先のニーズによって記載する内容を変える

職務経歴書の使い回しはNGです。応募先の企業研究をしっかり行い、どのような人材を求めているのかニーズを把握した上で、ニーズに合う人材だとアピールする内容の職務経歴書を作成しましょう。
例えば、企業の求めるスキルがあれば実績と共に明記する、企業が求める職務経験を具体的に書く、などです。企業が求める人物像に合う人材であると具体的なエピソードを添えて記載するのも効果的です。

未経験職種への応募は「活かせる強み」をアピールする書き方をしよう

未経験の職種に転職する人が増えています。中途採用の場合、「未経験歓迎」と記載されていても、実務経験があって即戦力になる人の方が採用されやすいのは当然です。未経験の職種に応募する際は、これまでの仕事で積んだ経験の中から応募先で活かせそうな強みを見つけてアピールしてください。経験がないから、と応募先とは関係のない内容ばかりの職務経歴書を書いても採用はされません。異業種への転職だとしても、何かしら活かせる経験はあるはずです。 さらに、志望する仕事に必要なスキルを持っていない場合は、これから身につけると言うよりも、現在自主的にスキルを身につけるため努力していると説明した方が好感を持たれます。

職務経歴書に記載する経歴の形式

職務経歴書を書く際に注意したいのは、経歴の書き方です。経歴の書き方次第で職務経歴書の読みやすさは大きく変わります。
職務経歴書の経歴の形式には、編年体形式・逆編年体形式とキャリア形式があります。自分のキャリアに合った形式で記載し、読みやすい職務経歴書にしましょう。

経歴の形式①:編年体形式・逆編年体形式

編年体形式は時系列順に携わった業務内容を記載していく形式です。逆編年体形式は編年体形式の逆、つまり最新の業務内容から過去にさかのぼって記載してく形式になります。一般的な形式であり、どのようにキャリアを積んできたのか、仕事の習熟度が一目でわかる形式です。業務内容だけでなく、配属先や転属、昇進や昇格、転職歴も記載します。

経歴の形式②:キャリア形式

キャリア形式は専門性の高い職業の人や、同業種への転職回数が多い人にオススメの形式です。経歴を業務内容やプロジェクト単位で記載していきます。時系列をわかりやすくするため、業務やプロジェクトにどれほどの期間携わっていたのかを書いてください。業務やプロジェクト内容は実績まで具体的な数字や結果で明記し、職場環境や言語、ツールも記載します。デザイナーや設計者の場合は、書類選考時に作品を提出したり、面接時に作品の持参を求められることもよくあります。

落ちる職務経歴書の特徴

就活でも転職活動でも、書類選考が通らずに悩む人は多いですね。書類選考に落ちる書類は内容が悪いだけでなく、そもそも体裁が整っていなかったり、基本的な書き方のルールを守っていないパターンも。書類選考に落ち続ける場合は、自己PRをゼロから書き直したり、志望動機の書き方を変える必要があります。

体裁が整っていない

体裁が整っていないために落ちる職務経歴書とは、以下のような職務経歴書です。

■枚数が多い
■フォントがバラバラ
■簡潔に要点がまとめられていない
■雇用形態が記載されていない
■年月日が間違っている(西暦と和暦が混合している)
■全体的に読みにくいレイアウト
■誤字脱字と誤変換がある

このような職務経歴書が書類選考を通過することはないと考えてください。
自分を売り込みたいから、アピールしたいからと職務経歴書の枚数を多くしたり、自己PRや志望動機を長々と書くのは逆効果にしかなりません。フォントがバラバラの職務経歴書は非常に読みにくく見栄えも良くないため、印象はかなり悪くなります。ケアレスミスも厳禁。完成したら誤字脱字はないか、誤変換はないか、年月日に間違いはないかなど、細かくチェックしましょう。

記載内容が具体的ではない

記載内容が具体的ではない書き方も、落ちる職務経歴書の特徴です。「記載内容が具体的ではない」とは以下のような職務経歴書を意味します。

■社内用語や業界用語ばかり使っている
■実績が具体的な数字で書かれていない
■応募先に関係のない資格やスキルをアピール
■自己PRの内容が稚拙
■ブランク期間の説明がない
■学生時代のアルバイト経験まで書いている

守秘義務に該当する事柄を書くのは絶対に避けてください。アピールどころか社会人としてのルールを守れないのでは、という不信感を抱かせます。大事な自己PRの内容が稚拙だと、まず採用担当者に「この人と面接してみたい」「この人を採用したい」と思わせるのは不可能です。自己PRは強みやスキルを具体的に記載し、企業に貢献できる人材だと思わせましょう。

職務経歴書など応募書類を送る際の注意点

職務経歴書は完成したら終わり、ではありません。ビジネスマナーに沿って正しいマナーで送るまでが重要です。送り方で落ちる人もいますから、職務経歴書作成の労力を無駄にしないためにも、送る際の注意点をおさえましょう。

送付状や添え状を同封する

職務経歴書や履歴書などの応募書類を郵送する際は、送付状や添え状を同封します。送付状や送り状は長々とした文章を作成する必要はありません。
アピールする文章を簡単に書き、同封した書類を記載してください。
なお、もしも募集要項や採用情報と一緒に「送付状・送り状は不要」などと記載されているのであれば、同封しないのがマナーです。

封筒の宛名の書き方は送り先によって異なる

宛名の書き方を間違えると第一印象は下がってしまいます。ビジネスマナーとして、宛名は正しく書いてください。会社の人事部や部署に送る場合は「××株式会社人事部御中」と書きます。個人宛に送る場合は「××株式会社 人事部 田中様」と書きます。個人宛に送る時に「様」を使用します。ちなみに「××株式会社 人事部御中 田中様」と書くのは間違い。「御中」と「様」は同時には使えません。

メールで応募する際はpdf形式で送付するのが基本

最近では、郵送ではなく職務経歴書のデータをメールで送ることも珍しくありません。メールの方が手軽ではありますが、この際に注意したいのは職務経歴書のデータの形式です。メールで応募する際は、pdf形式で送るのが基本です。閲覧する環境に左右されないため、pdf形式での送付がマナーとされています。pdf形式以外の形式で送付するよう指定された場合は、その指定に従ってください。

職務経歴書では「活かせる強み」をアピールするのが基本!書き方と体裁は丁寧に

同業種への転職でも未経験の職種への転職でも、職務経歴書では応募先で活かせる強みをアピールするのが基本です。活かせる強みを見つけるためにも、経歴をより読みやすく作成するためにも、職務経歴書を作成する前に必ず「キャリアの棚卸し」をしましょう。
内容が良くても、書き方やレイアウト、体裁で落とされる場合も多々あります。内容だけでなく体裁とレイアウトは細かくチェックし、ケアレスミスがなく読みやすい職務経歴書を完成させてください。

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