2016年11月29日(火) 更新

「各位」を社外・社内メールの返信で正しく使う方法【TO・CC・BCC】

社外や社内メールで返信する際に使う宛名と例文

メール本文の冒頭に書く宛名。相手によって「各位」や「様」や「御中」など使用するパターンはいろいろあります。ここは非常に重要な部分です。どのような時にどのように使い分けたらいいのかをきちんと理解しておきましょう。

「各位」などの宛名は本文よりも大切

ビジネスのメールでは「各位」という言葉をよく使います。「各位」とは、「おのおのがた」「皆様方」という意味で敬称になります。そのため、たまに見かける間違いで、「各位様」という表現をする人がいますが、「各位」自体が敬称に当たるため、様をつけるということは二重敬語になってしまします。
ただ、お客様などに対しては「お客様各位」「お得意様各位」のように使われることもあります。これは一見二重敬語のようですが、一般的に許容されています。

役職名に「様」付けもNG

また、各位と同じような間違いで、役職名に「様」や「殿」と付ける人がいます。役職名もそれだけで敬称になりますので、「様」や「殿」を付けるのはNGです。
さらに、「様」と「殿」にも使い分けが必要です。
「様」は口語でも書面でも利用可能で、目上・目下・客先など誰にでも疲れる敬称です。
「殿」は書面でのみ使用される敬称で、目下の人に対して使うのが一般的です。

「各位」の例文

■株主各位
拝啓 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
■お客様各位
平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
■〇〇参加者各位へ 会場変更のお知らせ

社外や社内メールで返信する際の「TO」「CC」「BCC」の使い分け

社外や社内メールの返信で意外と厄介なのがTO、CC、BCCの使い分けです。
TOは対象となる人物、CCは参考までに送る人、BCCはこっそり送信し使用また他の人のアドレスが個々に見えないように連絡する場合に使われます。
社内などではみんな同僚でメールも知っている人が多いのでCCでも良いですが、社外の人にはメールという個人情報が社外の人同士でわからないようにするためBCCにしておくべきです。

返信のときの対応に注意

返信の際、来たメールを「返信」ボタンで返信操作すると、発信者がTOで入れていた人が全員、そのまま返信でもTOで入ることになります。それでOKの場合もあるかもしれませんが、発信者のみをTOに入れることの方が多いのではないでしょうか。その場合は、TOに入っている他のメンバーをCCに移す、もしくは削除する必要があります。
単純操作で返信するのではなく、メールを送る際はその都度TO、CC、BCCのメンバーを確認するように習慣づけましょう。
社内ならまだ取り返しがつく可能性は高いですが、相手が客先の場合、大きなトラブルに発展する恐れもあるため、注意が必要です。

取引先、客先へのメール返信での注意点

社内のメールと違って客先など社外に出すメールでは、よりマナーが厳しくなります。宛名は正確に書かなくてはいけませんし、相手の社名や氏名を間違えるなんてことがあってはなりません。相手がそのメールを見てすぐにコンタクトを取れるように最後に署名を入れることも忘れないようにしましょう。

社名は正確に記載する

メールの冒頭に入れる宛名に書く社名は正式に記載するようにしましょう。前株なのか後株なのかもしっかり把握しておきましょう。また(株)など略すのもNGです。
また、担当者の名前もフルネームで正確な漢字で記載します。名前の間違いは絶対あってはいけません。
役職が付いている人の場合は、きちんと役職もつけるようにします。
ただしこの場合、「〇〇部長様」とはなりませんのでご注意ください。「○○部長」もしくは「部長〇〇様」と記載します。

メールを送った後に電話で補足

簡単な挨拶や連絡事項などの場合は問題ありませんが、何かの案件や懸念事項、問題点などについてのメールの場合、メールでは伝わりにくい事もあるでしょう。そのため、メールを送ったあとに直接電話して確認も含めて補足するようにしましょう。
このひと手間を加えるのと加えないのとでは、その後の業務の進行に大きな違いがでる可能性がありますよ。

社外や社内メールで使う「各位」は二重敬語とならないようにするのがマナー

社外や社内メールの返信で「各位」を使う際に気を付けるべきマナーを見ていきました。
コミュニケーションツールとして最も頻繁に利用するのがメール機能です。場数をこなしていくと勝手が分かってくると同時に、気が緩んでミスを犯しやすくなってしまいます。電話は苦手でメールでの連絡がほとんど、という人も多いと思いますが、相手の顔が見えず、声も聞こえない分、本来返信メールは電話よりも慎重になるべきだということを心しておいてください。

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