2017年07月26日(水) 更新

営業アポイント後の好印象なお礼メールの書き方と例文3つ

訪問のお礼は必ず必要になる

営業・訪問のお礼メールをアポ後に送る際の書き方と例文について見ていきますが、営業訪問したら、わざわざお礼のビジネスメールを送らなくてはいけないのでしょうか?答えはイエス、送るのがベストです。というのも、会社と会社のつながりは、その場限りのものではなく、長きにわたる関係であることがほとんどだからです。訪問のお礼は、必ずするように心がけた方がいいでしょう。

アポを取っただけで終わりにしない

ビジネスにおいては、お互いのスケジュールを合わせてアポイントを取る事は意外と難しいときがあります。そのため、アポが取れたらアポお礼メールを送ったり、前日にリマインドのためにアポイント確認メールを送ったりします。

しかし、大事なことはアポを取っただけで終わりにしないということです。確かにアポイントのお礼を送るのも大切ですが、それは企業対企業の取引の一部にしかすぎません。その先の「ともに歩む」という姿勢こそが大切です。だからこそ、実際に面会のお礼・訪問後のお礼メールを送る必要があるのです。

訪問のお礼は初訪問のとき特に重要

訪問のお礼メールが特に重要になってくるのが、初めての訪問のときです。訪問後には、相手方に「お忙しい中時間を割いてくださってありがとうございます」と、御礼と感謝の気持ちを伝えましょう。会社同士の関係はその後ずっと続いていくものですから、最初の対応は特に重要になってきます。

また、それ以外でも大きな商談が成立したときやとりわけお世話になった営業後は、アポイントのお礼・訪問の御礼メールは社交においてとても有効です。営業お礼メール・面会のお礼を送る際は、内容のまとめや確認事項などがあれば記載しておくことをお勧めします。

来訪した取引先にもお礼メールが送れるとなお良い

自分が訪問した時ではなく、顧客・取引先が来訪した際にもお礼の挨拶が出来るとなおいいですね。立場・関係がどうであれ、やはり来訪してくれた人はビジネスでは「お客様」です。今回は自分が訪問した際のお礼について見ますが、相手が来訪した際にも感謝の気持ちの伝え方は同じですから、是非応用できるようにしてくださいね。

訪問後や営業アポイント後の好印象なお礼メールの書き方とは

訪問後や営業アポイント後に好印象を与える訪問のお礼メールの書き方は、きちんと把握しておきましょう。今後の営業訪問の活動にもいきてきます。

せっかく営業訪問をしてアポイントが取れた、新規のお客を獲得できた、そのような時は、今後の関係を良好にするためにも、アポ後、訪問のお礼のメールはきちんと出しましょう。

メールは通常のビジネスマナーにもとづいて送る

メールの書き方は、基本的なビジネスマナーを守る事が大前提です。もちろん、訪問お礼メールならではの工夫点はありますが、件名や署名の書き方、送信時間、誤字脱字のないようにといったことは当然守るべきです。まずはこれらの基本ルールが出来ているか確認してから、訪問お礼メールを作成しましょう。

訪問お礼メールはテンプレートにならないように注意

営業訪問後、お礼メールはテンプレートにならないようにしましょう。企業で働く社会人は、毎日たくさんのメールを受け取っています。型にはまったような定型メールだと、お礼の気持ちが上手に伝わらないかもしれません。せっかく良いタイミングで受け取ったメールでも、送った内容が「見たことのあるような訪問お礼メール」では、感謝の気持ちは伝わりません。

テンプレを基本とした文章を作成した上で、個人的なメッセージを追記するといいでしょう。ビジネスで余計なことは不要と思う人もいるかもしれませんが、最後に一言気遣う文章を入れるだけで、相手の印象がぐっと変わります。次に会った時の会話の糸口にもなってきます。

メールでは営業訪問した件がスピーディに動いている旨を伝える

訪問お礼メールを送る時は、ただ感謝を伝えるだけでなく、自分が迅速に業務を進めていることをあわせて伝えれば、よりよい訪問のお礼挨拶になるでしょう。

訪問後に、このようなメールを送るといいでしょう。「本日お話させて頂いた○○の件ですが、××日の会議で提案する予定です。その後もう少し具体的なお話ができると思います」など、自分が社内での責任と権限において、着実にその件を進めていることをアピールしておくと、先方も次の連絡を楽しみに待っていてくれる可能性が高いです。こういった訪問お礼メールならば、「もう動いているんだ!」という気持ちを持ち好印象です。

お礼メールを訪問や営業アポイント後に送る際のポイントとは

次は、訪問や営業アポイント後のお礼メールのポイントについてみていきます。訪問や営業のアポイント後に送るお礼メールの書き方について述べてきましたが、おわかりいただけましたでしょうか。

訪問や営業のアポイント後のお礼メールに関するポイントをまとめましたので、参考にしてみてください。

アポイントは相手主導で調整する

まず、お客様にアポイントをもらう、ということはお時間をいただいているわけですから、相手主導での調整を行いましょう。
具体的には、「ご都合の良い日時を複数頂戴できますでしょうか」といった内容で、相手の都合を聞くようにします。その際、どうしてもこちらの予定が詰まっているといった場合や、この期間にアポイントを取りたい、ということもあると思います。その場合もまずは相手の都合を伺い、併せて「●月●日~●月●日の期間であれば調整しやすくなっております」とこちらの希望を添えておくこととをお勧めします。

メールの文面で時間を割いてもらうことへの感謝を表現

そして、訪問により相手の時間を割いてもらうことへの感謝の気持ちを忘れてはいけません。相手は、他の仕事よりも自分を優先してくれるのです。貴重な時間を頂いているという配慮や感謝をを忘れずに伝える必要があります。

訪問・営業アポイント後のお礼メールの例文

訪問や営業のアポイント後に使えるお礼メールの例文についてまとめてみました。営業訪問が終わったらその日中に送ることで、相手に好印象を与えることができます。先に述べたように、遅すぎるメールは意味がありません。

訪問・営業アポイント後のお礼メール①「打ち合わせの時間をとっていただいたお礼」

【アポ後・訪問後のお礼メールの例文①】

本日は○○に関する打ち合わせのためにお時間を頂きましてありがとうございました。
実は○○の事業に携わるようになり今年で○年なのですが(★)、○○様のアドバイスはとても勉強になりました。
さっそ事業部内で共有し活用させて頂きます。
○○の件につきましては、来週の○曜日頃には具体的な内容をお伝えできると思います。
まずは取り急ぎお礼まで。

このアポ後・訪問後のお礼メールにおけるポイントは、以下の二つです。
(★)仕事に関わるアピールをした方が頼りにしてもらえる場合もあります。
(★★)ご指摘や提案など、相手の年齢やポジション差によって使い分けましょう。

訪問・営業アポイント後のお礼メール②「会社に訪問して頂いたお礼(会えなかったお詫び込み)」

【アポ後・訪問後のお礼メールの例文②】

本日はわざわざ弊社までお立ち寄りくださり、ありがとうございました。
あいにく、○○で打ち合わせがありお目にかかることができず、申し訳ありませんでした。
よろしければ、来週の○日か○日にお伺いさせて頂きたく存じるのですが、ご都合いかがでしょうか。
ご検討の程をお願い申し上げます。

こちらのアポ後・訪問後のお礼メールについてですが、(★)「いつか」だと話が進みません。しかし、ピンポイントだと本当に無理なことも。選択肢を複数提案しておくと、先方から別日を提案して頂けるケースもあります。

訪問・営業アポイント後のお礼メール③「取り急ぎメールでお礼状を送る」

【アポ後・訪問後のお礼メールの例文③】

件名:「社内会計システム」新規契約のお礼
O株式会社 総務部会計課
A様

いつもお世話になっております。
株式会社S、システム営業部の△△△△です。

さて、このたびは社内会計システムを
新規ご契約頂きまして誠にありがとうございます。

弊社の社内会計システムは、
多様な機能をもつ新サービスと自負しております。

それだけに、貢社にご利用いただけることを
企画開発担当一同、大変喜んでおります。

末長くご利用くださいますよう
心よりお願い申し上げます。

なお、ご不明の点などございましたら、
いつでも担当の田中までお申しつけください。

後日、改めてごあいさつに伺います。
メールにて恐縮ですが、とり急ぎお礼まで。

こちらは、アポ後・訪問後のお礼メールを取り急ぎ送るものです。ビジネスシーンでは、このように迅速な対応・確認をするだけでも、相手に良い印象を与えられます。

営業のアポイント後や訪問のお礼メールにはメッセージを一言加えて良い関係を築こう!

訪問や営業のアポイント後に送るお礼メールの書き方について見てきましたが、いかがでしたでしょうか。訪問お礼メールをはじめ、営業の仕事では要所でお礼を伝えることを忘れないようにしましょう。お礼を伝えられた側は悪い気持ちはしません。また、そのようなお礼を伝えるのはビジネスマナー、社会人として当然です。

訪問のお礼だけでなく、来訪してもらったときやアポを取ったときも同様、きちんと確認を含めてお礼のメールを送ることが大事なのです。訪問後のお礼メールの例文を参考にして相手が「また会っても良い、会いたい」と思ってもらえる様なメールを送りましょう。

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