2018年10月19日(金) 更新

業務改善報告書の基本的な書き方と例文つきフォーマット【改善提案】

改善報告書や業務改善提案書(業務改善レポート)には、適切な書き方があるのをご存知ですか?業務改善した方がよいと感じることは多いはず。それを伝えるために、業務改善報告書等を提出する必要があります。フォーマットと合わせて書き方をご紹介!詳細な例文をもとに確認してみてください。

改善提案は仕事の質を上げるために大切

業務改善を進める際は、細かな改善点が山積するといったケースが多くあります。一方で、抜本的な業務構造を改善すれば一時的に全体の負担が増す可能性はりますが、問題の出方が変わってしまう可能性もあるかもしれません。
いずれにしても、業務改善には重要度と優先に分けた改善が必要で、個人の意識にまかせたノウハウが重要です。改善提案は、仕事の質を高め、自らの市場価値をも上げるヒントが隠さています。 改善報告書・業務改善提案書を作成(提出)するときは、そのことを念頭に置いて進めましょう。

改善報告書(業務改善提案書)が求められる理由

それは、常に「効率が悪い」からです。日本の事務関連の作業効率は、外資系の会社と比べると効率が悪いと言われています。というのも、よく調べてみると日本の事務は、それぞれの得意分野に分かれた作業分担が進んでいるという利点がある分、作業が多い時とないときの落差が激しくなりがちな傾向にあるのです。
忙しければミスも多くなり、残業などが集中するなどの問題も発生しやすくなるというリスクが潜んでいますよ。そのため、マニュアルの作成と標準化で必要に応じて作業を分散させることも業務改善といえます。業務改善報告書・業務改善提案書には、こういった背景も含めるといいでしょう。

改善報告書(業務改善レポート)を提出する一番の目的を把握する

改善報告書(業務改善レポート)を書く前に考えたいのが、なぜ報告書やレポートを提出するのかということです。 もちろん、改善点を伝えるためでもあるのですが、提出するときには「会社の利益向上」を第一に考えておく必要があります。業務改善と言っても、その理由づけがしっかりしていないと改善報告書を提出する意味がありません。作成するにも時間がかかりますから、改善報告書を作成する前に今一度見直しましょう。

業務改善レポートを書くには業務を細分化する

仕事は効率化して生産性の向上によって大きく成長していきます。その為、業務改善提案を会社全体で行っていくことは会社を成長させていく上で重要な作業なのです。一般的に業務改善提案といっても、どこから手をつければいいかわからない場合は、業務改善すべきところを細分化して把握しておくとよいでしょう。

改善提案には作業効率を上げるための時間短縮も含まれる

業務改善提案の方法として、作業効率を上げるための時間短縮も改善提案に必須なポイントです。今まで1時間かかっていた作業を30分でできるようになれば、残りの30分は別の作業ができるようになります。時間短縮を目的に改善提案をするわけです。自分の作業時間の見直しによって別の仕事も出来ますので、最終的には利益向上にもつながっていきます。業務改善提案として取り掛かりやすいのでオススメです。

業務改善報告書の書き方やフォーマットについて

業務改善報告書・業務改善提案書を書く際には、周りがどのような書き方をしているのかを知らないとなかなか作成できません。ですから、フォーマットを知ることは大切です。それは、フォーマットを丸写しするために必要なのではなく、最低限のビジネスマナーを守るために必要とも言えるでしょう。
ただし、今回ご紹介する業務改善報告書・業務改善提案書のフォーマットは、あくまでフォーマットの例です。これがすべてのパターンに使えるフォーマット、というわけにはいきませんので、業務改善報告書・業務改善提案書を出す時には、フォーマットのいい所取りをしてみてください。

フォーマット例①:何かトラブルがあった際に使える

以下、業務改善報告書・業務改善提案書のフォーマット例です。

フォーマット①

代表取締役社長
改善レポート 太郎殿
改善報告書(業務改善レポート)(中央寄せ)
はじめに
このたび発生しました○○は、当社の社会的信頼を大きく失墜させてしまいました。これを教訓とし、今後同じような事がない環境を作ると同時に、付随するあらゆる業務の改善報告書・改善提案書を策定しましたので、詳細を以下にてご報告いたします。

1発生の原因.
(1)
(2)

2.原因の防止策
(1)
(2)
3.防止策・改善策の計画
(1)スケジュール
(2)進捗管理

4.チェック項目

5.添付資料のご紹介
(1)添付資料、業務改善提案について
(2)添付資料、業務改善報告書とは
(3)添付資料、書き方とフォーマットまとめ

6.まとめ
○○の防止を十分に行っていくと同時に、これまでの業務を改善・報告していく事が課題という結論の元、今回の業務改善報告書・業務改善提案書を制作、改善案策定となりました。この業務改善報告書・業務改善提案書をもとに、さらなる改善のため、一丸となって決意を新たにしてまいります。

以上(右寄せ)

こちらが、業務改善報告書・業務改善提案書の大まかなフォーマット(ひな形)になります。なお、上記のフォーマットは、一定のミス・トラブルが発生した設定で作成されたものです。業務改善報告書・業務改善提案書を作る目的に合わせて、最適化させて作りましょう。

フォーマット例②:あらゆる場面で必須となる書き方

フォーマット②

代表取締役社長
改善レポート 太郎殿
改善報告書(業務改善レポート)(中央寄せ)
ΟΟにおける作業改善について(中央寄せ)

0.はじめに
ここには何の作業改善について書かれているのかを述べます。
「~をご報告します」等で締めくくりましょう。

1.現状分析
現状の作業等がどう行われているのか、文章または箇条書きで書きます。

2.課題別改善策と問題点
現状を踏まえて問題点とその改善策を述べましょう。

3.結論
改善することが可能であることを述べて、早急に対応してほしいことを伝えます。

4.所感
出来る限りの業務改善はしているけれど、それを行った上でのお願いであることを述べることが大切です。

5.添付資料一覧
1)添付資料
添付資料があれば明記します。

以上

文章は以上で締めくくりましょう。

書き方では具体性を重要視する

業務改善報告書・業務改善提案書の書き方で注意すべき事は、具体性を持たせるという部分です。漠然とした内容では、本当によくなるのか、いつまでによくなるのかが見えてきません。したがって、業務改善報告書・業務改善提案書には必ず5W1Hを入れるなどして、具体的な内容に仕上げてください。
特に原因(Why)とスケジュール(When)、そしてどうやって業務改善するのか(How)は、その時々で最適なものを入れましょう。

業務改善提案書の基本は5S

業務改善提案をする上で基本中の基本を押さえておきましょう。それは、5Sに沿って改善提案をするというものです。5Sの詳しい項目はこちらです。

5Sとは

■整理
■整頓
■清掃
■清潔
■躾

意外と上記が出来ていない会社は多いものです。簡単そうに見えて奥が深いのが5Sなのです。それぞれの項目において、業務改善提案するところから始めてみてください。

改善報告書(業務改善レポート)に入れるべき項目

改善報告書に入れるべき項目

■現状
■問題点(問題の核心)
■業務提案の趣旨
■業務提案の具体的内容
■必要経費・時間
■期待できる効果
■実施にあたっての問題点
■添付資料

改善報告書や業務改善提案書は現状を踏まえて会社の利益向上を目的に書こう

会社で働く以上、会社の利益向上を目的とする業務改善提案は必須です。ただし、業務改善提案は、声に出すだけでは不十分。業務改善レポートとして、書面に残すことがスタートライン。 社会の変化に合わせ常に考えていかなければならないものだからこそ、改善提案の基本的な考え方を押さえ、また改善提案レポートの書き方をマスターして、会社貢献に役立てていきましょう。今回ご紹介した、業務改善報告書・業務改善提案書のフォーマットも参考にしてみてください。

人気の転職サイト特集

  1. doda合格診断:あの人気企業に転職できるかも?あなたの合格可能性を3ステップで簡単診断

    2018年度最新版の転職人気企業上位300社への合格可能性を診断!転職市場におけるあなたの実力が簡単に分かります。

  2. ハタラクティブ:内定率は80%以上!20代(第二新卒・既卒)や未経験業界への転職に強い

    内定率は業界トップクラスの80%!カウンセリング実績6万人以上から得られたノウハウをもとに、20代・第二新卒ならではの悩みや不安を解決してくれます。

  3. リクルートエージェント:求人数&転職成功実績No.1!登録必須の転職サイト

    業界最大級の規模を誇り、求人数と転職成功実績でNo.1を獲得しているため、多くの転職者に選ばれ続けています!非公開求人が約90%を占めているのも魅力的です。

関連コラム