2016年12月05日(月) 更新

取材依頼の丁寧な断り方とメール例文【フレーズあり】

取材依頼の断り方のフレーズは様々

取材依頼の連絡が入ってはいたけれど、仕方ない理由で断る必要がある際は、どう断ればいいものか、断り方に悩むもの。
下記の断りのフレーズを参考に、心境に応じた断り方と気持ちの伝え方を考察します。先方の顔を立てるのか、無難に残念そうな言葉でお断りするのか。そのときのシーンに一番近いものを選んで、使い分けるようにしましょう。

相手を不快にさせない「残念がる」取材依頼の断り

相手を不快にさせずに取材依頼を断るコツは、残念そうに伝える点。
期待に添えないのがとても残念なんだ、と取れるようなニュアンスの言葉を使っていきましょう。きっぱりと断るのではなく、名残惜しさを含めれば相手を不快な気持ちにさせるケースはありません。こういった気遣いはビジネスマナーのひとつです。

【取材依頼の断りフレーズ】

★「せっかくお声を掛けていただいたのに、お引き受けできず大変恐縮です……。」
★「大変残念ではあるのですが、金曜は終日外出しており対応することができず……。」
★「是非やらせていただきたいのですが……月末は繁忙期で動くことができないのです。」

相手にとってデメリット?「申し訳なさがる」取材依頼の断り

多忙すぎて時間を割けない。力不足で足を引っ張ってしまう。
そんな雰囲気を出しつつ取材依頼を断るような断り方がこれです。引き受けてしまうと、かえってご迷惑をかけてしまう、という申し訳なさを前面に出して断りましょう。

【取材依頼の断りフレーズ】

★「○○の事情で、引き受けると逆にご迷惑をおかけしてしまうので」
★「私では力不足となってしまい、逆に足を引っ張る形になるのではと思います」
★「できる限り協力させていただきたいのですが、繁忙期にお引き受けすることで、クオリティを下げたくはないのです。」

相手への敬意を示した「へりくだる」取材依頼の断り

相手への敬意があるのであれば、低姿勢で断るのも、先方を立てつつ断れる手法。
相手企業との上下関係がはっきりしているときには使いやすいでしょう。「自分のような者にはもったいない話です」と心の中でも思いを出すようにしましょう。敬意を示しつつ、相手の顔をつぶすリスクも少ない断り方です。

【取材依頼の断りフレーズ】

★「せっかくのお話なのですが、私には余りにももったいないので」
★「私には少し、荷が重過ぎます。」
★「私では、余りにも力不足ですので」

その他にも参考にしたい断りのフレーズ

ここまでで見てきた以外にも、取材依頼を断る際に使える断りフレーズはいくつかあります。

【取材依頼の断りフレーズ】

★「お声がけをいただきましたのは身に余る光栄ですが、何とぞ、今回の〇〇をご辞退しますこととご容赦いただきますようお願いいたします。」

★「誘っていただいたのはとても嬉しいのですが、本日はどうしても断れない用事があり、出席できません。次の機会も、これに懲りずにどうかお声掛けください」

取材依頼を断る時の心得を知っておきましょう

取材依頼ではなくても、先方の依頼を断るのは少なからず心苦しいものです。
そこで、社会人として心得ておくべきビジネスマナーと、心得をまとめてみました。。相手との関係を良好ままで保つためにも、ささいな点にまで気を遣うのが社会人として当然のマナーだと考えましょう。

取材依頼を断るとき先方に納得してもらうのがポイント

最低限のビジネスマナーとして、取材依頼を断るときの断り方は至って簡単です。とにかく敬語で申し訳ない気持ちを伝えるのと、断る理由をきちんと説明するという当たり前ともいえるマナーだけで良いのです。

先方に、「そういう状況なら仕方ない」と納得してもらうのが肝心なポイントです。

相手との関係性を考え取材依頼を断る代わりに代案を出す

断りを入れる場合、基本的なビジネスマナーとして、だだ断るというのはNGです。断りを入れる場合にはしっかりと、次に繋がる代案を出すのが、一般的なビジネスマナーです。
相手との関係性を保つためには、取材依頼を断る際に代案を出し、歩み寄る姿勢も必要です。依頼の全てを受けるのは難しいが、できることはやらせていただきます、という気持ちを表しましょう。

取材依頼の断りを入れる際の書面の文例

それでは最後に、取材依頼に断りを入れる際の文例を見ていきましょう。
双方ともに気分を害さないような断り文を書くように心がけて、今後のビジネスに影響を及ぼすようなケースを避けるようにしましょう。

文例①スケジュールの都合で断りを入れる場合

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、○○月○○日付○○(電話など)による取材のご依頼状、たしかに拝受いたしました。
○○○(取材内容)、まことに光栄と存じ、心より厚く御礼申し上げます。

ただ、ご依頼いただいた際、○○(自分なのか代理なのか)からお伝えいたしましたように、せっかくのご依頼ではありますが貴意にそえず、まことに申し訳ございません。
弊社は従来○月末が決算期でありましたが、このたび急遽○月末に変更することとなり、事前のスケジュールの調整がつきませず、はなはだ勝手ではございますが今回は取材にご協力できなくなった次第でございます。

しかしながら、どうかこれに懲りませず、今後とも末永いご厚誼を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

敬具

文例②取材依頼の内容が専門外で断りを入れる場合

日頃は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
○○(会社名か個人事務所名)○○(名前)でございます。

さて、先日お電話にてお申し込みのありましたインタビューについて、質問内容が私の専門範囲外のように思われますので、誠に申し訳ございませんが、今回はお断りさせていただきたいと存じます。
お役に立てず申し訳ありませんが、何卒ご了承くださいませ。

なお、よろしければ該当の方面に詳しい○○○○○氏をご紹介させていただきますので、そちらへお問い合わせいただきますようお願い申し上げます。まずは、お詫びかたがたお願いまで。

文例③対象が物理的に取材不可能なときに断りを入れる場合

拝啓/拝復
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、当社に関する取材のご依頼をいただきましたこと、ありがたく光栄なことと存じます。

早速取材の件を社内でよくよく協議いたしました。その結果は誠に残念ですが、 今回に限ってお断りすることにいたしました。あしからずご了承願います。

実を申しますと、今回の取材対象となっている○○は、 新製品生産に向けて大規模な改修中であり、生産規模や設備内容など多くの事項が機密扱いとなっておるため、 現時点で取材はご辞退するせざるを得ないとの結論に至った次第です。 何とぞ、かかる事情をご賢察いただきますようお願い申し上げます。

なお、晴れて新製品発表されましたら取材をお受けすることも可能となりますので、 その際には、是非ともお声掛けいただけますようよろしくお願いいたします。

略儀ながら、書面にて取材依頼のご返事まで 。
敬具

取材依頼を断り方は文例を参考に相手へ尊重の念を忘れないようにしよう

今回は、取材依頼の上手い断り方と使えるフレーズ・文例として、様々な文例やフレーズを参考に、取材依頼の丁寧な断り方を見てきました。
取材依頼を断るのであれば、現在の先方との関係性をしっかりと把握し、どのような心情を表す言葉を使うべきなのか判断するのが重要です。あくまでも相手を立てて、ビジネスマナーを守り、今後の関係性を良好に保てるよう丁寧に、断るようにしましょう。その際は、代替案を提示できればベストです。

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