2016年11月29日(火) 更新

懇親会・親睦会の案内状で参加率を上げる書き方と参考例文

懇親会・親睦会に参加したくなる案内状の書き方とは?

懇親会・親睦会に招待した人が参加しやすいような案内状を

懇親会・親睦会の案内状の書き方と例文を押さえる前に、案内状の目的を考えましょう。
案内状は懇親会・親睦会に招待した人が参加してくれることを目的として送付します。参加者が参加しやすいような案内状を心がけましょう。

懇親会・親睦会の案内状に【日時】【場所】【会場までの地図】は必須

当たり前ですが、案内状には連絡事項が必須です。
懇親会・親睦会の日時、場所、可能であれば会場までの地図があると便利です。会費がある場合は費用を書きましょう。ここを書き漏れてしまいますと意味がありません。

懇親会や親睦会の意味や目的を盛り込んだ一文を入れる

そして案内状に懇親会や親睦会の目的を盛り込みましょう。
何のための会かわからないと集まるものも集まりません。初対面の参加者が知り合う親睦会なのか、日頃の労をねぎらう意味での懇親会なのか、意味と目的は必要です。

懇親会・親睦会の案内状の注意点

懇親会・親睦会に参加したくなる案内状の書き方はご理解いただけましたか?次は懇親会・親睦会の案内状を作成する時に必ず記載しなければならない事や、配慮すべき点をまとめました。

案内状は3週間前には相手に届くようにするべき!!

懇親会・親睦会の案内状を送る場合は、相手のスケジュールや準備期間等を考慮し、3週間前(遅くとも2週間前)には相手に届くように送りましょう。祝辞や挨拶などお願いや、出欠の返事を求める場合には、早めのスケジュールを組みましょう。

出欠の返答がある場合は締切日を1ケ月前にするのがコツ

出席・欠席をたずねる懇親会・親睦会の案内状、および宿泊を伴う催しの案内状は、なるべく早めに出しましょう。
人数が多い場合には、遅くとも1ケ月前には参加者から、出欠についての返答が得られるように、スケジュールを組みます

案内状の人名・肩書・日時など内容をもう一度チェックしrておく

案内状を送る前に必ず内容を確認し、、誤解を招く表現はないか、住所・人名・社名・肩書き・日付・時間等の情報が正しいか、必ずチェックしましょう。間違いがあったらすべて台無しです。

懇親会・親睦会の案内状例文

懇親会・親睦会の案内状の注意点はつかめましたか。早め早めがよさそうですね。
最後はいよいよ例文です。懇親会・親睦会の案内状の案内状の例文をまとめました。必要最低限の事項は、抜け漏れの内容に例文でチェックしてみましょう。

懇親会・親睦会の案内状の例文①

会 員 各位

XX会のご案内

●●めいてまいりましたが、いかが過ごしですか
今年も恒例のXX会を下記の日時・場所で開催する運びとなりました。
この会も早いもので3567回を数えますが、回を重ねるごとに友達の輪が広がってきておりますので御多忙中とは存じますが、御出席いただけますようお願い申し上げます。
なお、準備の都合上XX月XX日まで出欠を幹事太郎までご連絡ください。

平成XX年XX月XX日

1.日時 X月X日(土) 午前XX時~午後XX時
場所 XXホテル 亀の間
JRXX線XX駅下車南口より徒歩X分
電話番号 XX-XXXX-XXXX
2.会費 XX円(当日お持ちください)

幹事 幹事たろう 電話XXX-XXX-XXX

懇親会・親睦会の案内状の例文②

XXXX閣下激励会の御案内
謹啓 XXの候 皆様にはますます御健勝のこととお慶び申し上げます 
さて XXX閣下におかれましては 来るX月某日をもちまして御退官されることになりました
先生は在職四千年の永きに亘り XXとXXに邁進され数多くの有望な人材を世に送り出してこられました
つきましては 閣下の御勇退を謹んでお祝い申し上げると同時に
今後とも一層の御健勝御活躍をお祈り申し上げたく り激励会を開催いたします
御多忙とは存じますが ぜひともご出席くださいますようお願い申し上げます 
敬白
平成XX年X 月X日
幹事XXXXX

日時 X月XX日(X) 午後X時より
場所 XXホテル XXの間
参加費 X千円(当日会場にて申し受けます)

お手数ではございますが、 同封葉書にて御出席のほどを
X月XX日(X)迄に
お知らせくださいますようお願い致します

懇親会・親睦会の案内状の例文③

懇親会のご案内
拝啓 XXの候 貴社益々ご隆昌のこととお喜び申し上げます
平素は格別のお引立てに預かり厚くお礼申し上げます
さて 今月をもちまして XXXXの売上台数が目標を上回ることが確実となりました
これも偏にXXX各位のご尽力の賜物と感謝申し上げる次第でございます
つきましては 日頃のごXXにお礼を申し上げるとともに
営業方針や弊社製品への忌憚のないご意見を拝聴いたしたく懇親会を催したいと存じます
ご多多中、恐縮とは存じますが 万障お繰り合わせの上、御出席くださいますようお願い申し上げます
敬 具
平成XX年XX月XX日

日時 
平成XX年XX月XX日(X曜日)
午後X時~X時
会場 
XXホテル 大蛇の間
電話 XXーXXXXーXXXX
株式会社XXXXX 
取締役社長 XXXXXX
お手数ですが XX月XX日(X)までにご出欠のほどをお知らせくださいますようお願い申し上げます

懇親会・親睦会の案内状は目的を明記して早めに送ろう

懇親会・親睦会の案内状の書き方と例文について、まとめましたが参考になりましたでしょうか。
各種会合・パーティーの案内状では参加者のことを意識して例文を参考に作成してみましょう。案内状は早めに出すことが大切です。人数によって会場が変わるかもしれませんし、宿泊する場合は手配が変わってきます。

相手のためにもなりますし、自分のためにもなります。案内状はお早めに

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