2016年11月29日(火) 更新

歓送迎会の参加率UPが狙える案内メールのコツと例文3つ

そもそも歓迎会などを含めた「歓送迎会」の趣旨とは?

歓送会=「温かく送り出すお別れ会」歓迎会=「歓んで迎え激励する会」

歓送迎会は歓送会と歓迎会を合わせておこなう会です。
具体的には、歓送会とは相手を励まし温かく送り出すお別れ会であり、歓迎会は、新入社員や転職により途中入社する人、人事異動などで新たに着任する人を、歓んで迎え激励する会をいいます。
歓送迎会は多くの人の転機に関わるので、お知らせや案内はを工夫して作成し、多くの人に参加してもらえるようにしたいですね。

歓送迎会のお知らせメール・案内状が、参加者の人数を左右する?

ぜひとも多くの方々に参加してもらいたい歓送迎会。そのためには、参加の有無や日時・場所をお知らせする案内状の役割だけでなく、「行きたい!」と思ってもらえるような案内メール・お知らせメールを作成しなければなりません。歓迎会や送別会の参加人数を大きく左右する要因にもなります。
ここでは、歓送迎会のお知らせメール・案内状を作成する際のコツ、注意点をまとめてみましたので、主賓や参加者を含む、みなさまを歓送迎会へ、招待するときの参考にしてください。

歓迎会・歓送迎会に「行きたい!」と思わせる案内状の要素は『デザイン』と『見やすさ』

歓迎会・送別会などの歓送迎会に「行きたい!」と思わせる案内状やお知らせメールを作成するときに、重要なのは簡単に言えば『デザイン』と『見やすさ』でしょう。
もちろん、ただ必要な情報を記載しただけの案内状やお知らせメールでも、何の問題もありません。しかし、人間の目は”文字”よりも”絵”に惹かれるようにできているのです。そこを歓送迎会の案内状やお知らせメールの作成に利用しない手はありませんよ。

案内状やメールを見て「可愛い」「オシャレ」。そう感じてもらえるようであれば、もはやこっちのものです。良い印象を先行して与えると、「なんだか楽しそうな歓送迎会だな」というイメージにまで自然と持ってくいけるのです。

案内状やお知らせメールとして正しく「機能」することも忘れないように!

とはいえ、歓送迎会の案内状やお知らせメールを作成するときは、正しく機能する案内にするのも、忘れてはならないポイントです!案内状やお知らせメールの中で、「何を伝えるべきか」をしっかりと整理しておきましょう。
歓送迎会の案内状・お知らせメールには、会費・日付・時間・参加の有無など、基本的な情報を間違いのないように記載し、堅苦しさを感じさせないように、文面を作成を目指しましょう。

ここで一つ、気遣いとして歓送迎会へ来やすいように、歓送迎会の参加者へ会場の地図を入れておく・貼り付けておくと、親切な案内状・お知らせメールになるので覚えておいてください。

お知らせとして理想的な歓送迎会の案内文の作成法を流れでチェック!

まずは、参加予定者の予定を聞いて歓送迎会の日時を決めます。そして歓送迎会の会場を押さえます。歓送迎会の案内状は時候の挨拶を入れて、堅苦しくない程度に簡潔な文章で作成します。案内状には、日時は間違いないかよく確めて、会場の手配も忘れずにチェックしましょう。

なお、会費は参加者が一番気にするところです。歓送迎会の会費は前もって集金するか当日に支払ってもらうのかなども、案内状やお知らせメールの中に記しておきましょう。 念のため幹事の連絡先も案内状に盛り込むのがオススメです。

歓送迎会の案内状やお知らせメールで使いたい文例(テンプレート)を紹介

それでは最後に歓送迎会の案内状やお知らせメールで使いたい、文例(テンプレート)を紹介していきます。
必要な情報を入れ、かつ読みやすいよう文章をシンプルに作成し、気遣いとして会場の地図を入れる。そして、ちょっと寂しいかな?と思ったら、デザインなどで彩りを加えて読んでもらった方に、行きたくなるような工夫を凝らしましょう!

歓送迎会の案内状文例・テンプレート①上司の栄転

○○ 各位

平成 年 月 日
幹事 ○○○
内線 ( 123 )

歓送迎会のご案内

このたび○○課長が○○支店長にご栄転されることになり、
○月○日付けで○○支店へ異動されます。
ならびに○○課長が○○支店より当課の課長として異動されます。
つきましては、○○課長の今後のご活躍を祈念するとともに、
○○課長への歓迎の意を込めまして、ささやかながら以下のとおり歓送迎会を企画いたします。
業務の都合で参加できない方以外は、是非ご出席ください。
日程等は下記のとおりとなっております。
参加者は別添用紙に氏名を記入し、9月9日までに幹事までお戻しください。
なお、業務の都合で後日出席できなくなった方は、早急に幹事までご連絡ください 。

1.日時 ○月○日(○) 午後○時~
2.会費 ○円
3.場所 居酒屋 駅前店
住  所 東京都○~
電話番号 03-0000-0000
地図

以 上

歓送迎会の案内状文例・テンプレート②上司の定年

○○部 各位
回覧
平成○○年○○月○○日

幹事:総務課 ○○

送別会のご案内

お疲れ様です。

このたび、○○部長がめでたく定年を迎えられ、○月○日をもちまして退職されます。

つきましては、○○部長のこれまでのご功労に敬意を表し、感謝申し上げると共に、
今後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして
下記の通り送別会をとり行ないます。ぜひご参加下さい。

出欠につきましては、別紙に書き込んで頂き、課内で回覧の上、
課ごとにまとめて○月○日までに幹事あてご提出ください。
ご協力よろしくお願い申し上げます。


1. 日時:○○月○○日(○曜日)  ○○時~
2. 場所:××
(電話03-0000-0000) 下記地図参照
3. 会費: 男性:○○○○円
女性:○○○○円

地図

恐れ入りますが、○月○日までに出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)

幹事 ○○ (内線○○○)
○○ (内線○○○)

歓送迎会の案内状文例・テンプレート③新しい上司の着任祝い

歓迎会開催のお知らせ

拝啓 この度、株式会社○○・○○部の○○氏、常務取締役にご昇進、
当支店長にご栄転となり、本月○日着任されました。

つきましては関係者一同、下記により歓迎会を催したく存じますので、
ご出席のほど願いあげます。

* 日時 ・・・ ○月○日 ○時~
* 場所 ・・・ ○○○
* 会費 ・・・ ○○円(当日会場でいただきます)

追ってご出席の有無、折り返しご一報ください。

敬具  

平成○年○月○日
歓送迎会幹事代表  ○○○ (090-0000-0000)

歓送迎会の案内状・お知らせメールは見やすさを意識してデザインで一手間加えるのがコツ!

例文(テンプレート)を交えて、歓送迎会の案内状・お知らせメールの作成方法を紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。歓送迎会は、組織に変革を加える大事な転換期とも言えます。そのため、できるだけ多くの人に参加してもらいたいものですよね。

案内状の作成では、まずは、正しい情報をしっかり記載する。その上で、読みやすく、ちょっと趣向を凝らした書状にできればベストです!みんなで楽しめる歓送迎会にするために、ちょっとだけ案内状の作成を頑張ってみませんか?

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