2018年01月30日(火) 更新

忘年会に思わず行きたくなる案内状の書き方【例文あり】

案内状のポイントとなる書き方とは?

年末の季節にやってくる忘年会。せっかくの会社の忘年会ですので、楽しい時間を過ごしたいですよね。ですので、忘年会の案内状は、明るく、さわやかな感じになるように意識しましょう。

案内状をを受け取った人が、忘年会に行ってみたくなるような、楽しい雰囲気が伝わってくるように心がけてください。

書き方のポイント①:忘年会の内容をわかりすく書く

忘年会の案内状は、案内状を読んだ人が、その事柄を選択し、意思決定をする材料を提供し、行動を起させるための文章となります。案内状を受け取った人みんなが、その事柄について興味を持ち、行動を起こすような文面となるように書くのがポイントであり好ましいです。そのためには忘年会の案内状を、優しく、わかりやすく、親切に書きます。

書き方のポイント②:文末で要件を簡潔させる書き方にする

せっかくの忘年会です。ぜひ案内状を送ったみなさんには、参加してえほしいものです。忘年会では、人数調整など時間もかかるので、できれば案内状に関して出欠の返答も早めにほしいものです。そこで、案内状の書き方のポイントとなるのが、文末に「ご連絡よろしくお願いします」など、要件を簡潔させることです。このように書くことで、出欠連絡も早くなります。

忘年会の案内状はメールで送ろう

一昔前までは、忘年会の案内状を作成して、コピーして、プリントして、社内で配
るのが普通でしたが、最近ではそのように案内状を配っている会社はかなり減ってきています。案内状を社内で配る作業も面倒ですが、返事を出さない人も居ます。

また、社内電話で出欠の確認をしたり、とても時間と手間がかかります。コピー代や印刷代など、経費もかかりますので忘年会の案内状を出す際には、メールで送りましょう。ペーパーレス化と言われている時代です。

ビジネスメールは徹底して送ることが大事

メールという特質上、ついつい気軽な口調になってしまい失敗してしまう事もあります。そんな、うっかりミスを防ぐためにビジネスメールの基本を覚えておけば、社内メールや忘年会の案内状などを作成する時も安心です。下記に、おさえておいてほしいビジネスメールの基本を紹介させて頂きます。

■ 内容を書くときに「簡潔に・素早く・丁寧に」というのは勿論大事ですが、顔文字はビジネスメールでは使わないようにしてください。

■「お世話になっております」や、「ご無沙汰しております」など挨拶の言葉を書きましょう。

■ 挨拶として「お疲れさまです」と書くのは良いのですが、「ご苦労様です」は目下の人に使う意味がある言葉ですので「ご苦労様です」は使わないようにしましょう。

以上の3つをしっかりおさえたうえで、忘年会の案内状を作成しましょう。

メールの使用頻度も多くなっているというよりもおそらくメールでのやり取りがほとんどだと思いますが、そんな現代のビジネスシーンではありますので、メールでも、もちろん忘年会の案内を行うなんてこともあると思います。メールでのやりとりは誤脱や誤字などが多くなりますし、メールアドレスの間違いで誤送信なんてことは絶対にあってはなりません。メールで案内をする場合には出来るだけ自分でチェックを行い、ミスがないメールで案内をするようにしましょう。

忘年会の案内状の例文

忘年会の案内状の例文を紹介します。紹介する例文は、あくまで例文とし、これを丸写しするのではなく、自分なりの言葉で案内状を書くうにしてください。1年間一緒に頑張ってきた仲間への言葉をひと言、ふた言入れるのがおすすめです。

忘年会の案内状の例文:お誘い

社員各位    

~○○○課   社内忘年会のご案内~   

お疲れ様です。
本年度、忘年会の幹事をいたします  ○○課 ○○○○です。
今年も恒例の忘年会を企画いたしました。
ビンゴゲームなど、楽しい催しも企画しております。
お忙しい時期ではありますが、たくさんの参加お待ちしております。
是非沢ご出席ください。

※出欠につきましては、下記◆( )に、出欠どちらか○印を記入
○月○日(金曜)までに、幹事へメール返信よろしくお願いします。

日時:○月○日(土曜)  PM○○時~
場所:居酒屋○○○ 
(住所 電話番号)
会費:3500円
◆出席( )
◆欠席( )

※返信に出席出来なくなった場合など、何かありましたらメールにてご質問ください。
ご連絡、何卒お待ちしております。

忘年会の案内状はメールで内容をわかりすく書く簡潔に書く

忘年会における、案内状の書き方のポイントと例文について紹介してきましたがいかがでしたか?冬の案内状といえば、まず真っ先に思い浮かぶのは、忘年会のお誘いですよね。

今回紹介した案内状の書き方のポイントや例を参考に、明るく楽しい雰囲気を前面に出して誘ってみてください。砕けすぎるのはNGですが、みんなで一緒に盛り上がるために、やわらかな言葉で誘うといいでしょう。楽しい時間を過ごすために、準備も頑張ってください。また、案内状はメールで送るということもお忘れなく。

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