2016年11月29日(火) 更新

慰労会の目的と定年退職者を祝う案内状の書き方【例文あり】

慰労会とは?その意味を知ろう!

慰労会の案内のポイントを見る前に、そもそも慰労会とは何かを知らない人もいるかもしれませんよね。まずは、慰労会とはどんな意味があるのか、そこから見ていきましょう。ちなみに、言葉の意味は「成績や業績、または苦労を労う会のこと」と言われています。

長期の頑張りを労うのが慰労会!

慰労会とは、苦労などを労う会ですから、ニュアンスとしては「ご苦労様でした」と言って、疲れを癒してあげるイメージです。例えば、長期海外出張や、数年にも渡る大きな仕事が終わった時に、周囲の人が開いてあげる事が多いようですね。

一方で、定年退職する人に対しても「今までお疲れ様でした」という形で開かれる慰労会もあります。これは送別会とも呼べるものですが、労う意味合いが強い場合には慰労会と呼ぶことの方が一般的です。今回は、定年退職者に対する慰労会の案内状のポイントを見ていきましょう。

定年退職の慰労会における案内状の注意点とは?

定年退職の慰労会を行う際は、それぞれのケースによってルール・マナーが違うので、案内には細心の注意が必要です。一つは、開催される慰労会の規模によって、内容が変わります。また、参加者へ送る案内状と、定年退職者本人に送る案内状でも、その書き方が違ってくるので確認しておきましょう。

注意点①:開催規模で案内状の内容を変える

定年退職の慰労会は、開催規模によって案内状に盛り込む内容を変えた方が良いといえます。例えば、会社全体でなく課内や部内ぐらいの少人数であれば、かたい挨拶よりも定年退職をする人への感謝や労いの言葉を案内状に盛り込みます。対して会社全体、あるいは組合などの大規模な慰労会になるのであれば、連絡事項が見やすく行き届くような内容を端的にまとめるのが重要です。

注意点②:参加者と本人は別の案内状を送る

定年退職の慰労会では、参加者と定年退職をする本人には別の案内状を送るのがマナーです。どちらも、慰労会の目的と内容、主催者は誰か、日時や場所、そして出欠連絡の期限などは共通で知らせるのは変わりませんが、それぞれの案内状で異なる点は、予算・費用を伝えるか否かというところです。

原則として、慰労会で送られる人、ここでいう定年退職をする人は参加費は無料にします。そして他の人が払う参加費の額も伝えないようにしましょう。対して参加者には参加費や、必要に応じてプレゼントや花代の一人当たりの予算などは必ず記載しておきます。

定年退職の慰労会における案内状の書き方・例文【参加者用】

それでは、ここからは定年退職の慰労会の案内をする際の、案内状についての例文を見てきましょう。まずは送り出す側である、定年退職者の慰労会の参加者へ送る案内状の例文からです。規模別に分けましたので、参考にしてください。

参加者用の例文①:部内など小規模な慰労会

○○部 各位

皆様ご承知のとおり、○○部○○課の○○(名前と役職)が定年を迎えられ、○月○日をもって退職されます。
つきましては、同氏の長年にわたるご精励ご功績に対して、感謝の意を表わすとともに、退職後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして下記のとおり送別会をとり行いたいと思います。

皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。

1. 日時:   平成○○年○○月○○日(○○)
午後○○時○○分から午後○○時○○分まで
2. 場所:○○(場所は下記URL参照)
http://www../ tel.00-0000-0000
3. 会費 男性○,000円、女性○,000円

(会費は当日ご持参ください。なお、欠席の場合も○,000円のご協力をお願いします)

出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
【出欠連絡欄】
あてはまるほうに○をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

(※最後には、自分の署名もしっかりとつけておきましょう)

参加者用の例文②:会社全体など大規模な慰労会

平成○年○月○日

社員各位
定年退職者慰労会のご案内

○○株式会社
○○部 ○○

○○の候、皆さまにはご健勝にてお過ごしの段、お喜び申し上げます。
さて、会社設立当初からご活躍されてきた諸先輩の多くが、このたび定年退職を迎えることとなりました。
つきましては、長年にわたり我が社の発展のために貢献されてこられました方々のご苦労をねぎらい、慰労会を下記のとおりでとり行います。
諸先輩がたの今後のさらなるご活躍とご健康を願う、温かな会にしたいと存じます。
ひとりでも多くのかたのご参加を願い、ここにご案内申し上げます。


日時 ○月○日(金)○時より
場所 ○○○(地図参照)
会費 ○000円

出席のかたは別紙にお名前と所属部をご記入下さい。
各部で会費をまとめ、別紙期限日までに○○部へご持参ください。

以上

注意!社内行事とはいえ砕けた表現の案内状は厳禁!

上記のように、定年退職の慰労会の規模によって、案内状の書き方や重点を変えるのがポイントといえます。また、業務に関係ない慰労会の案内とはいえ、ビジネスマナーに則った文章にするのが基本です。個人的な付き合いの送別会で使うような、砕けた文章の案内は避けましょう。

慰労会における案内状の書き方・例文【定年退職者用】

それでは最後に、慰労会で送られる定退職者への案内状の例文を見てみましょう。案内状を作成するにあたっては、これまでの感謝をしっかりと盛り込んだ内容にするのがポイントです。

定年退職者本人用の案内の例文

○○(名前と役職)

役職を全うされてのご退職、まことにお疲れ様でございます。
部員一同、部長のご指導、豊富な知識に大変ありがたく存じております。

つきましては、○○(役職)の第2のご出発にあたり、部員一同で感謝と慰安の意を込めまして、歓送会を催したく準備させていただいております。
お休みのところ、貴重なお時間を頂戴いたしますが、ぜひご出席いただきますようお願い申し上げます。
日時、場所は以下の通りでございます。よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、部長のますますのご清栄をお祈り申し上げて、ご案内いたします。

日時:
場所:
地図

署名

注意!定年退職者用の案内状には家族への配慮も!

定年退職を控えている本人は、有給休暇の消化に入っている場合が多いので、慰労会の案内は必ず口頭で伝えたうえで、なおかつ形に残る案内状を送るのが確実です。

なお、ご夫婦での参加が可能かどうかや、送迎についての内容も書いておけばより丁寧で親切です。可能であれば、定年退職の本人に送る案内状には、そういった点も書き込めば喜ばれます。

慰労会とは「ねぎらう」ための会であり案内状を送るときは相手の立場で内容を変える

慰労会を定年退職者へ向けて行う際の案内状送付のポイントと例文について見てきました。定年退職する方のほとんどは、長年勤めて企業へ貢献している人です。慰労会の案内は、基本的なビジネスマナーを守りながら、定年退職者への感謝や労いの言葉を必ず入れ、最後に必要事項を盛り込む形が良いといえます。

しかし、参加者には趣旨(意味)の説明と会費についての記載を、間違わずに行う必要があります。定年退職の慰労会とは、異動などの送別会以上に、主役の門出を祝う大切な場ですから、それぞれに最新の注意を払って、ポイントをおさえた案内状を送付するようにしましょう。

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