2016年11月29日(火) 更新

打ち合わせのアポ取りメールの失敗しない書き方【例文あり】

打ち合わせのアポ取りメールのポイント 言葉選びに気をつける

相手は大事なお客様ですので、取引に直接関係しない打ち合わせ依頼(アポ取り)のメールであっても、間違った言葉選びをしてはいけません。
あなた自身も恥をかきますし、場合によってはあなたの会社にも影響が及ぶ可能性があります。そのような事態にならないよう、客先への依頼状で気をつけるべき言葉遣いについて確認しておきます。

打ち合わせのアポ取りメールは正しい敬語で

アポイントの取り方で重要になるのが言葉遣いです。
敬語は、相手との関係によって、使い分ける必要があります。アポ取りでは取引先やお客様に対しては社内よりも一層丁寧な言葉を使用しなくてはなりません。自分側をへりくだることで敬意を表すのが基本です。

また打合せのアポ取りメールでは、役職名も間違えないように注意しましょう。役職の後に「様」を付ける人がいますが、これは大きな間違いです。役職名はそれだけで敬称になりますので、役職付きの方に様を付ける必要はありません。

打ち合わせの依頼をするときは疑問形にして柔らかい表現に

打ち合わせなどを依頼するときの文章として、アポ取りでは「恐れ入りますが、近日打ち合わせさせていただきたく、お時間頂戴できますでしょうか」など、最後は疑問形で終わると柔らかい印象になります。
「打ち合わせしたいため、時間の調整をお願いいたします」では上から目線で、あまり印象のいいメールではありませんよね。アポイントの取り方では敬語と柔らかい表現を用いるのが大事です。

アポ取りをメール・手紙それぞれの例文を紹介!

アポイントの取り方のポイントを見てきましたが、次はアポ取りメールの例文と、それに加えて書面で打ち合わせを依頼する際の文例をみていきましょう。
打ち合わせ依頼の際、手紙を送る場合とメールの場合とで形式が違ってきます。手紙は割とかしこまった言い回しになり、メールの方が軽い表現になります。
では、それぞれの文例を見ていきましょう。

メールで打ち合わせを依頼する際の例文

株式会社△△△
○○ ○○様

日頃よりお世話になっております。
株式会社▲▲の●●です。

×××の件に関しまして、
来週の打ち合わせ日程を決定したく、ご連絡いたしました。

小生の可能な打ち合わせ日時を記載しましたので、
お手数ではございますが、ご都合のいい時間帯をお教えいただけますでしょうか。

<候補日時>
○月○日(○)○時~○時まで
○月○日(○)~○時まで
○月○日(○)○時~○時まで

もしいずれの時間帯も、ご都合が悪い場合は遠慮なくお知らせくださいませ。
また打ち合わせには1時間程度かかる予定です。

それでは、何卒よろしくお願いいたします。

手紙で打ち合わせを依頼する書面で送る場合の文例

ОΟОのお打ち合わせのお願い

拝啓

平素より、格別のご高配にあずかり心より感謝いたしております。
さて、かねてより懸案となっておりましたОΟОの仕様に関して最終確認をさせていただけますでしょうか。
ご多忙中のところ恐縮ですが、明日お電話で貴社のご都合をお伺いしたいと存じます。
なお、お打合せの際には、今後のスケジュールについても合わせてご指示いただければ幸いでございます。
取り急ぎ、お打ち合わせのお願いまで 。

敬具

アポイントメールの注意点 返事の期限と打ち合わせの日時を明確に

では実際のアポ取りメールの例文や手紙での依頼状の文例をみたところで、次はアポイントの取り方における注意点をみていきましょう。

こちらから打ち合わせを依頼するアポ取りでは、いつまでに返答が欲しいのか、期限を明確にメールに記載しましょう。
期限を指定するのは、催促しているようで気が引けるという人もいるかもしれませんが、書いた方が相手も予定を立てやすく行動に移しやすいのです。

打ち合わせの日時は3~4候補は挙げる

打合せメールでは本文中にあらかじめ都合のいい日程を3~4候補挙げておくと良いでしょう。あまり先の日程だと相手も予定が立たない可能性があるので、1~2週間後程度までを目安に提案するのがベストと言えます。
もし、付き合いが長く相手の都合のつきやすい曜日を知っているのなら、その曜日を中心に提案してあげると親切です。

アポ取りメールで打ち合わせの日時を提示しない時は、後ほど電話で

こちらがいつでも都合をつけられ、日時を指定しない場合には、本文内にその旨を書き、翌日に電話で都合を聞いて日程の約束を取り付けるという方法もあります。

その場合の文例を一つご紹介します。

<文例>
先日お問合せいただいた○○の件ですが、早急に弊社担当者とともに具体的なお打合せに参上いたしたく、ご都合をお伺いしたいと存じます。
まずは、ご訪問に先立ちまして、お電話にてご連絡いたしますので、よろしくお願い申し上げます。

アポ取りメールのマナーをおさえて失礼の無いやりとりを心がけましょう

打ち合わせを依頼するアポ取りメールでは、単なる確認だけだと思うと失敗します。
相手に失礼にならないように、丁寧な言葉を選んで文章を組み立てましょう。例文のように日時も相手が選びやすいよういくつか候補を出し、その中から選んでもらうようにすると親切です。
アポイントの取り方ひとつで、取引先から信用を失う可能性もゼロではありません。打合せのアポ取りはよく行う業務でもありますので、慣れてきたときのケアレスミスにも注意しましょう。

アポ取りメールや書面での依頼状は、どのような場合であっても、相手のことを考えた対応を心がけて作成しましょう。

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