2017年07月11日(火) 更新

品質改善の依頼状の書き方と例文まとめ

品質改善の依頼状の内容は分かりやすく簡潔に書く

商品を販売する場合、不良品が出たり、クレームが入ったりすることは少なくありません。その場合、販売会社は製造会社に対して、品質改善の依頼状を送るケースがあります。品質改善の依頼状では、どのような内容を書けばいいのでしょうか。
品質改善の依頼状で最も大事なのは、「どの商品のどの部分を改善をしてほしいか」です。その旨がはっきりと理解できるように、具体的に分かりやすく伝えましょう。

長い付き合いのある企業でもしっかり伝える

品質改善の依頼状は、長い付き合いのある企業であっても送ることがあります。この際、どんなに付き合いの長い企業でも、しっかりと内容を伝えなければなりません。注意点として、いくら立場が自分たちの方が上だとしても、ぞんざいな表現で伝えるのは避けましょう。あくまでもお願いする立場として、依頼状を作成してください。

品質改善の依頼状を出す際に注意すべきポイント

品質改善の依頼状を書く際には、抜け漏れのないように記載しなければいけません。品質改善の依頼状は、基本的にメールよりも正式な文書として作成したほうが良いです。もちろん、急を要する場合であればメールでも構いませんが、その場合には件名に「重要」などと書き、分かりやすくしておきましょう。

会社名や署名の他押印を必ず行う

品質改善の依頼状を書く際は、会社名や署名の他、署名者の印と電話番号を記入しましょう。押印されていなければ、正式な依頼なのかどうかが判断できないためです。また、電話番号の記入は、受け取った業者側が連絡を取るために必要になります。品質改善の依頼状の多くは急を要する内容なので、必ず記入しましょう。

品質改善の依頼状の例文

品質改善の依頼状の例文を紹介します。あくまでも例文なので、その時の状況に合わせて表現を変えるよう、心掛けてください。

例文

拝啓 ΟΟの候、貴社におかれましては益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。
この度は、貴社のОΟОΟに関して早急に品質の改善を図っていただきたくご連絡を差上げました。

ご承知の通り、貴社の製造した「□□□スタンド」において一部部品の不良を原因としたクレームが10件ほど入っています。これにより、一部のお客様は貴社の製造体制に対して疑問の声が上がっています。この状況が続くと、貴社の信頼を大きく損ねる可能性があるため、弊社としても非常に危機感を感じています。

つきましては、貴社の品質管理体制の再確認の他、部品の変更など大幅な見直しなど早急に改善いただきたく存じます。
まずは、品質改善のお願いまで。
敬具(右寄せ)

まとめ

品質改善の依頼状は、取引先に改善を依頼するものであるため、丁寧に作成してください。内容次第では、業者との関係が悪化する可能性がありますので、気を付けましょう。どんなに付き合いの長い企業であっても、対応しなければ販売業者の信用が低下するかもしれません。そうならないためにも、品質改善の依頼状は大切なのです。

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