2016年11月29日(火) 更新

支払い条件変更の依頼状の正しい書き方と例文3つ

支払い条件変更の依頼状の書き方で気をつけるポイントとは?

支払い条件変更の依頼状とは、取引先に改善を求める依頼状となります。少なからず、取引先に条件の変更を求める訳ですから、とても書きにくい依頼状の一つです。これから依頼状の例文を始め、書き方のポイントについて紹介します。

依頼状の内容は分かりやすく簡潔にする

支払い条件変更の依頼状の書き方について、ありがちなケースですが、遠慮した書き方をしようとして、結局「なにを書いているのかわからない」という事になりやすいので注意しましょう。

支払い条件変更といった依頼状は、事務的に簡潔に書くのが一番です。日付などを間違えないよう、注意して、分かりやすく誤解のないように記載しましょう。

依頼状には必ず署名を入れる

支払い条件変更の依頼状を書く際は、いくら親しくとも、大きな金額をやり取りしているお付き合いの協力会社さんであっても、丁重な姿勢で依頼する旨を伝えるようにしましょう。依頼は相手にとっても負担の大きい行為の場合もありますから、いくらこちらの立場が上であっても、ぞんざいな態度は、担当の人とその会社の品格が問われます。

また、依頼状には署名を必ず入れるようにしましょう。署名とは、会社の郵便番号・会社の住所・会社名・所属部署・連絡先電話番号・氏名・自分のメールアドレスを明記したものです。

支払い条件変更の依頼状メールや手紙を出す際の注意点とは?

支払い条件変更の依頼状を出す際には、抜けや漏れのないように、必要なことをしっかりと記載しているか確認しておきましょう。注意ポイントを踏まえて作成しましょう。

まず、注意すべき点として支払い条件変更が、どの程度のレベルであるかです。もし、内容が軽微なものであればビジネスメールで十分です。その際は、簡潔であるようにしておきましょう。もし、支払い条件変更の内容が重いものであれば、郵便や書面で、正式な依頼や謝罪等を送付するようにしてください。

ビジネス文書として熱意があるかどうか確認すること

ビジネス文書の基本として、依頼などの行為の文書には熱意が感じられなければ、文面として力のない、無味乾燥なものになってしまうので注意が必要です。

当然に、事務的な冷静さは必用ですが、依頼文には『静かなる力』が漂わなければいけません。この『静かなる力』が相手に行動を起こさせる原動力になるのです。

支払い条件変更の依頼状の例文紹介

では最後に、支払い条件変更の依頼状の例文をまとめてみました。下記の例文を参考にしながら、相手に失礼のないよう意識して依頼状を作成してみましょう。紹介する例文は、あくまで参考程度に収めておいてくださいね。

例文①:現金決済

前略 ご承知の通り業界の構造的な不況、銀行の貸しはがし、貸し渋りなどによる経済状況の悪化にともない、小社におきましてもその影響を受けております。そして、お客様からの集金も意に任せず、頭を悩ませております。売上高はおかげさまで順調な伸びを示しておりますが、掛売りが増え資金の回収も遅れがちという実情でございます。
つきましては、誠に申し訳ございませんが、貴社との取引条件につきまして多少変更致したくお願い申し上げる次第でございます。
現在、毎月○日締切、翌月○日○決済の条件でお取引させていただいておりますが、下記の通り、変更していただきたいと存じます。如何でございましょうか。
草々

・毎月○日 締め切り
・翌々月(翌月)○日 ○(現金)にて決済

もしよろしければ、来月分より適用させていただきたく存じますので、お返事お待ち申し上げております。
以上

例文②:約束手形

株式/有限会社 ОΟОΟ
○○部 ΟООΟ 様

平成 年 月 日
株式/有限会社 ОΟОΟ
○○部 ΟО ОΟ 印
電話--***

支払方法変更のお願い

拝啓
お世話になっております。●●でございます。
日頃から、格別のご高配を賜り、深く感謝いたしております。

さて、この度は貴社との取引条件の緩和をお願いいたしたく、不躾ではありますがご連絡させて頂いた次第でございます。

現在、貴社へのお支払いは、6日締めの1日払い(翌月/翌々月)現金払いとなっております。発注量が少なかった昨年までは、これで特に資金繰りの不都合はありませんでした。

しかし、発注量が倍以上に増加している現在、弊社としても現金でのお支払いが苦しくなってまいりました。
つきましては、今後のお支払いを約束手形にて取引させて頂けたらと存じます。

貴社では、手形取引への移行に審査があるかとは存じますが、これまでの取引実績や弊社の業績などをご賢察いただき、何卒ご配慮いただけますと幸いでございます。

なお、審査に必要な資料等ありましたら、私になんなりとお申し付け頂きたく存じます。
上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

例文③:汎用性のある文書

平成○○年○○月○○日
株式/有限会社○○(社名)
○○部○○長 ○○ 様
株式/有限会社or商事      
○○部○○ ○○(名前)

取引条件変更ご依頼の件

拝啓
お世話になっております。●●でございます。
これまで貴社より仕入れております商品 の取引条件につき、納期、納入方法、支払条件について、誠に勝手ながら今後は下記のように変更させていただければ幸いでございます。

はなはだ勝手ではございますが、諸般の事情をご賢察くださいまして、上記の件、ご了承くださいますよう重ねてお願い申しあげます。

なお、本件につきましてお問い合わせなどがございましたら、営業担当者までお問い合わせ頂ければと存じます。
敬具


1.納期
○○○○
2.納入方法
○○○○
3.支払条件
○○○○

以上

支払い条件変更のお願い依頼状の書き方は例文を参考に署名を入れ簡潔で丁寧なものにしよう 

今回は、支払い条件変更のお願い依頼状の書き方と、例文について見てきました。支払い条件変更の依頼状は、取引先に変更を依頼するものであるため、簡潔で丁寧に、文書を作成する必要があります。

熱意と誠意が伝わるような文書で、相手に対して尊敬の念を忘れないように、今回紹介した、支払条件依頼状の書き方を参考に、依頼状を作りましょう。支払条件の依頼状には署名も忘れず、必ず入れるようにしましょう。また、覚書を持っているという際には、しっかり内容を確認しておくことも大事です。

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