2017年07月11日(火) 更新

データ紛失した場合の始末書の書き方と対策【例文あり】

システム障害によるデータ紛失の重大な事故は多い

企業が重要なデータを紛失する事件は減少しているものの、0ではありません。データ紛失や情報漏えいなどは、あってはならないことです。もしデータ紛失や情報漏えいが発覚した場合には、始末書を書くべきでしょう。「書いて終わり」というわけではありませんが、改めて自分を戒めるために、必要といえるでしょう。

データ紛失始末書の例文

では、データ紛失をした場合の始末書の書き方について、例文をご紹介します。

例文

平成〇年〇月〇日(右寄せ)
株式会社○○
代表取締役社長○○殿

○○課○○○○(右寄せ)

始末書(中央寄せ)

わたくし○○は、平成○年○月○日の外回り中、USBメモリーの入ったカバンを紛失しました。カバンの紛失届は交番に提出しましたが、いまだ手元に戻ってきておりません。私の不注意によって、会社に多大なるご迷惑と損害を与えましたことを誠に申し訳なく存じております。深く反省し、今後二度とこういったことのないよう、十分対処をとり、注意していくことをここに誓います。

何とぞ寛大なご処置を賜りますよう、お願い申し上げます。
以上(右寄せ)

データ紛失などの情報漏えいを防止するための対策

データ紛失を防止するための対策について、見ていきましょう。まずは、会社が重要とするデータが入っているものに関しては、できるだけパスワードをかけるようにしてください。そしてそのパスワードは、外部の人間に分からないようなものにするべきです。パスワードは定期的に変更するようにしましょう。さらにデータ紛失をしても復元できるよう、バックアップを必ず取っておくと便利です。

定期的な社員への研修も大事

また、もう1つの対策として、会社内部でのデータ紛失への危機管理意識の向上があげられます。ほとんどの会社で個人情報に関する研修などがおこなわれますが、最初だけではなく、定期的に実施するのが重要なのです。また、それと同時にデータの暗号化など、セキュリティ強化に努めるのも大切なことだといえるでしょう。

まとめ

データ紛失したときの始末書の書き方と、防止策について見てきました。いかがでしたか?データ紛失は、起こさないようにすべきことです。まずはデータ紛失を防ぐための対策を取っておくという点が、重要といえます。しかしながら、もしデータ紛失が起こってしまったら始末書を書き、二度と起こさないよう徹底して注意していく必要があるでしょう。始末書は、書いて終わりではないというのを覚えておいてください。

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