2017年08月17日(木) 更新

社員証紛失!始末書の気持ちが伝わる書き方と例文3つ

紛失が原因で始末書を書くケースは多数ある

始末書とは、自らの過失を詫びてその事情について書きだす文書です。単なる形式的なものではなく会社の重要書類になりますので、自らの安全・安心を確保するために、見本を参考にして正しい書き方を理解しましょう。

なかでも、紛失が原因・理由で始末書を書くケースは多いです。ただの忘れ物なら構わないのですが、会社の大切な備品等を紛失すると、会社の損失にもつながりまねません。備品等は紛失しないのが一番ですが、万が一紛失した時に備えて、始末書の正しい書き方は覚えておいた方がいいでしょう。

職員証や保険証紛失は誰にでもありがちな失敗

社員証・職員証や保険証紛失は、非常にありがちな失敗ケースです。あるいは「社章なくした」という声も、ネットではちらほらと見受けられます。今回は、特に多い社員証・職員証紛失の際の始末書について見ていきます。

報告漏れがないように、社員証紛失理由についてはしっかりとフォーマットを把握しておきましょう。フォーマットを一度確認しておけば、紛失の際にもフォーマットに則って紛失報告書・紛失理由書を書けますから、是非チェックしておきましょう。

紛失の原因は不注意が多いので気を引き締めよう

何かを紛失するのは、たいてい自分自身の不注意が原因です。なかには盗難などの不可抗力が原因で起こる紛失もありますが、その際についても、より厳しい見方をすれば「自分の管理不足」と言われてしまうかもしれません。社員証や職員証を紛失した場合の始末書について見ていきますが、出来る限り紛失はしないように気をつけましょう。

紛失が理由となる始末書ではその「原因」や「結果」を明確に

社員証や職員証を紛失してしまった責任は、多くの場合は自分の管理不足にあります。自分の管理不足で発生してしまったミスは、自分できちんと謝罪をしなければなりません。

始末書にはそういう意味がありますので、書き方としては謝罪の気持ちを込めると同時に、今後の対策なども記載しなければなりません。では具体的にどのような書き方を始末書ではするべきなのでしょうか。

始末書の目的は反省させて同じミスを繰り返させないこと

社員証紛失や入館証紛失による始末書は、自分の過失とそれによる不利益を明確化して伝える文書となります。分かりやすく誤解のないように記載しましょう。また、その経験を通して自分がどう思ったか、今後どうしていくべきかなどの反省文を加えるようにします。

始末書の目的はあくまでも「ミスを謝罪し、今後同じ過ちを繰り返さないようにする」という意図があります。それを踏まえた上で始末書を書きましょう。始末書をただの報告書と同じような感覚で書くのでは意味がありません。社員証紛失・従業員証紛失に対する後悔がきちんと伝わる始末書の書き方を心掛けましょう。

フォーマットは簡潔かつ正確な文章で客観的にまとめる

社員証紛失や職員証紛失の始末書では、謝罪文として意味を成さない言い訳は、始末書に必要ありません。難しい表現や凝った言い回しも特に重要ではありません。紛失報告書としても成立するよう、できるだけ簡潔かつ正確な反省文で客観的にまとめることが始末書では大切。

犯してしまった不始末について対する謝罪をきちんと始末書ではきっちり入れましょう。記事後半で始末書の例文を紹介しますので参考にしてみてください。

始末書の書き方は丁寧かつ気持ちが伝わる文章で

当然ですが、社員証紛失や職員証紛失による始末書では特に、抜けや漏れがないように記載しなければいけません。謝罪文・反省文において誤字脱字やおかしな言葉遣いをしていると、それだけで始末書の価値は下がってしまいます。

社員証紛失により会社の多くの方々に迷惑をかけたのですから、それをきちんと認識し、謝罪の気持ちが伝わるように、細心の注意を払って始末書を書くよう心がけましょう。

書き方ポイント:内容に盛り込む5つの要素

始末書の書き方を覚えるにあたっては、始末書をどのような構成で書き上げるかを先に決めなければなりません。始末書に盛り込む内容は、一般的には以下のような内容になります。

■今回起こした不始末の報告
■そのミスがどのような原因・理由で起きたか
■謝罪と反省
■今後同じミスを繰り返さない為の改善方法
■今回の不始末の措置に関しての弁

書き方としてはこのような流れで始末書を組み立てるのが一般的です。その上で一つ一つの項目をしっかりとした内容で書き進めていく事が重要になります。始末書をいきなり書き出すのではなく、まずは下書きをしてみるのもおすすめです。

始末書の文章は「である」調を避けて必ず「です・ます」調で

始末書は、社員証紛失・従業員証紛失という失態に対して会社や上司に許しを請うという意味を持っています。始末書の文体は必ず丁寧分でなくてはなりません。始末書の文体で「である」調を使うのはNGです。

また、誠意を見せるためには、ワープロなどは使わず、始末書を手書きで書くのも当然のマナーです。始末書の書き方をおさえるのも勿論ですが、そうしたマナー面にも始末書を書くうえでも気を配りましょう。

見本を参考にしよう!社員証を紛失した場合の始末書の例文

社員証紛失や職員証紛失による始末書の見本となる例文を紹介します。この例文・フォーマットを参考にしながら、謝罪の言葉(心から反省しているという気持ち)をはっきりと書きましょう。例文を見れば上記で紹介した始末書のポイントも掴みやすいのではないでしょうか。

これの見本フォーマットを見て、あくまでも長々とした書き方を始末書ではするのではなく、シンプルに誠意が伝わる書き方をするべきという点を覚えておきましょう。

社員証・職員証紛失の始末書例文①:財布を落とした

【始末書の見本フォーマット①】

代表取締役社長
ΟО ОΟ 殿

平成××年××月××日
△△部 ●● ●● 印

始末書

この度、私の不注意で社員証を紛失いたしましたこと深くお詫び申し上げます。
社員証の紛失は、平成××年××月××日(日)に財布を確認したところ、ないことに気付きました。普段から社員証は、財布に入れています。
金曜日の退社時には財布に入れた記憶があるため、紛失したのは金曜の夜から土曜日にかけてだと思われます。社員証紛失に気づいた後は自宅近辺を探しまし、またΟΟ警察に落し物の確認をして遺失物届も提出しましたが、今のところ連絡はありません。
一社会人として、社員証の取扱いには細心の注意を払うべきであるにも関わらず、 このような事態を引き起こし、反省とご迷惑をおかけした皆様へ心より陳謝するばかりです。
以後、二度とこのような失態を犯さないよう、より一層気持ちを引締めて参りますことを固くお誓いいたします 。

以 上

社員証・職員証紛失の始末書例文②:カバンをなくした

【始末書の見本フォーマット②】

平成××年××月××日

代表取締役社長
○○ ○○ 殿
△△部△△課 ●● ●●

始末書

平成××年××月××日、帰宅途中にカバンを紛失し、これにより社員証も紛失してしまいましたことを心からお詫びいたします。
○○警察にカバンを紛失した旨の届出をしておりますが、未だ手元には戻っておりません。
私の不注意から、会社に多大な迷惑を与えてしまい、誠に申し訳なく存じております。深く反省し、今後は二度とこのような不始末を起こさないよう十分注意することをここに誓います。
何とぞ寛大な御処置を賜りますようお願い申し上げます。

以上

社員証・職員証紛失の始末書例文③:不可抗力でなくなった

【始末書の見本フォーマット③】

平成○○年○○月○○日
○○部
部長 △△ △△殿
◯◯部○○課 △△ △△ 印

始 末 書

このたび、私ΟО ΟОが職員証の紛失を起こし、皆様にご迷惑とご心配をおかけしましたことを、心からお詫び申し上げます。経過についてですが、×月×日の勤務終了後、通用門を施錠し職員証をカバンに入れ持ち帰り、翌日の出社前にもあることを確認したのですが、出社直前に本社前にて、職員証を紛失したことが判明いたしました。交番にも紛失届けを提出しておりますが、現在のところ連絡はありません。

今後は職員証に限らず、会社の備品の携帯には十分に注意し、二度とこのようなことが起こらないようにいたします。今回に限り寛大にご処置をくださりますようお願い申し上げます。

以上

社員証や職員証紛失による始末書の書き方は見本を参考に謝罪の気持ちが伝わるように!

社員証紛失の場合の始末書の書き方を、見本となるフォーマットともにご紹介しましたが、参考になりましたでしょうか。社員証や職員証、従業員証紛失による始末書は、原因や結果を正確に記載することも大切ですが、何よりも謝罪の気持ちと反省の意思を伝えるものです。

今回紹介した見本を参考に、誠意をもって今後二度と同じような不始末は起こさないことを誓った反省文を作成するようにしてください。社員証紛失だけでなく、寝坊や事故などでも始末書の提出を求められるかもしれません。始末書一つとってみても、社会人として常日頃から細かいミスには気をつける必要がありますね。是非、今回紹介した見本のフォーマットは身につけましょう。

人気の転職サイト特集

  1. doda合格診断:あの人気企業に転職できるかも?あなたの合格可能性を3ステップで簡単診断

    2018年度最新版の転職人気企業上位300社への合格可能性を診断!転職市場におけるあなたの実力が簡単に分かります。

  2. ハタラクティブ:内定率は80%以上!20代(第二新卒・既卒)や未経験業界への転職に強い

    内定率は業界トップクラスの80%!カウンセリング実績6万人以上から得られたノウハウをもとに、20代・第二新卒ならではの悩みや不安を解決してくれます。

  3. リクルートエージェント:求人数&転職成功実績No.1!登録必須の転職サイト

    業界最大級の規模を誇り、求人数と転職成功実績でNo.1を獲得しているため、多くの転職者に選ばれ続けています!非公開求人が約90%を占めているのも魅力的です。

関連コラム