2016年11月29日(火) 更新

始末書・顛末書の正しい書き方と文例【備品の破損編】

備品破損時の始末書・顛末書の書き方とは?

会社で働いていると、大きなミスをしてしまった時、会社の備品を壊してしまった時などに、始末書や顛末書(てんまつしょ)を書かなければならない場合があります。分かりやすく誤解のないように記載しましょう。

始末書・顛末書はどのような書き方をすればいいのでしょうか?

基本的な書き方は原因&結果を明確に記載

備品破損の始末書・顛末書は、自分の過失とそれによる不利益を明確化して伝える文書となります。分かりやすく誤解のないように明確な原因や結果、そして理由を記載しましょう。

要点をまとめて二度と繰り返さない決意と謝罪を!

書き方の順番としては、

①不始末の内容と経過
「いつ、どこで、誰が、何をしたか」という要点を簡潔にまとめます。
②不始末を二度と繰り返さない決意
始末書・顛末書は懲罰の意味合いをもつので、「二度とこのようなことがないように」という決意と謝罪の意をあらわしましょう。

備品破損時の報告書の書き方で注意すべきポイントとは?

備品破損の始末書・顛末書を書く際には、必ず抜け漏れのないように記載しなければいけません。ここで、備品破損の報告書の書き方で注意すべきポイントを踏まえて作成していきましょう。

注意点1)社内文書である場合は上司の指示のうえで書く

備品破損の始末書・顛末書は、基本的に上司から命令があった際に書くものです。あくまでも、自発的な意志で書くことは許されません。

注意点2)必ず手書きで誠意を示した書き方をする

始末書は基本的に許しを請うという性質をもっています。そのため、文体は必ず丁寧文で書きましょう。「だ」、「である」調を使ってはいけません。また、誠意を示すために必ず手書きで書くことをお忘れなく。

注意点3)原因と理由は簡潔に説明

処分が下され始末書・顛末書を書く場合は、事故や不祥事の原因と理由を簡潔に説明しましょう。 事故と失態の発生状況が複雑な場合、詳細を記載した報告書を別に作成します。処分が下され、今後も態度を改めない場合は、始末書・顛末書以上の措置がとられますので、きっちりと誠実さをしめす必要があります。

備品破損時の始末書・顛末書の文例2パターン

ここでは、備品破損時の始末書・顛末書の文例をまとめました。以下の文例を参考にしながら、謝罪の意がきちんと伝わるような始末書・顛末書の作成をしてみましょう。今回は、会社で貸与されることの多い携帯電話に関する文例をご紹介します。

文例1)携帯電話を水没により破損させた際の始末書・顛末書

代表取締役社長
□□ □□ 殿

平成XX年XX月Xx日
営業部 △△ △△ 印

始末書

去る平成◆年◆月◆日私は、会社より貸与されていた携帯電話を自宅の浴槽に落としてしまいました。 直ぐに拾い上げ、乾かしてみたものの、通話時に相手の声が聞き取れない不具合が発生するようになってしまいました。
携帯会社サービス窓口で調べたところ、水が原因で電子部品がショートしたことが原因と判明致しました。 そのため、同機種への交換にOOOO円の費用が必要という結果になりました。
この度の不始末は、私の不注意が招いたものであり、深くお詫びすると共に、今後は一切このようなことのないよう、 会社よりの貸与品は、細心の注意を払い取扱うことを固くお誓いいたします。
尚、本件に関する処分には、謹んで従う所存で御座います。

以 上

文例2)携帯電話を駅で紛失してしまった際の始末書・顛末書

平成 XX年XX月XX日
営業部 △△ △△ 印

始末書

去る平成XX年XX月XX日私は、会社より貸与されていた携帯電話を客先へ向かうOO駅からOO駅の区間で紛失しましたと考えられ、 鉄道警察とOO駅前交番に遺失物届けを同日提出しましたが、警察からの連絡は未だにありません。
紛失に気づいてから、携帯に電話を入れましたが、マナーモードとなっていたためか、気づかれることもなく数時間後に電源が切れた状態となりましたので、 その携帯は以後使用できない状態と判断いたしました。
なお、紛失した携帯電話には、10数件の顧客の連絡先が入っておりますが、顧客へのメールは保存されておりません。
この度の不始末は、私の不注意が招いたものであり、深くお詫びするとともに、以後二度とこのようなことのないよう、 会社よりの貸与品は、細心の注意を払い取扱うことを固くお誓いいたします。

以 上

文例3)店舗の備品を破損してしまった際の始末書・顛末書

平成○年○月○日
代表取締役社長
○○○○殿
○○○○部○○○○課 ○○○○印

始末書

私は去る○月○日貴店に来店したおりに、不注意が原因で▽▽店の備品を破損してしまいました。皆様に多大なご迷惑をおかけいたしました。
この行為が、私的には重大かつ切迫したものであったとはいえ、こうした場合に本来すべき対応を怠ってしまい、結果として不始末につながってしまったことを、深く反省しております。また、会社ならびに職場の皆様に心からお詫び申し上げます。
今後は二度とこうした自己中心的な態度をとることなく、職務に対する一社会人としての基本姿勢を改めていく所存ですので、このたびに限り寛大なご措置をお願い申し上げます。

以上

備品を破損した際の始末書・顛末書は文例のような丁寧な書き方で作成する

備品を破損した際の始末書・顛末書の書き方と文例について見てきました。備品を破損した際は、まずはしっかりと謝罪の意を上司に伝えることが大切です。会社負担でお金が絡んでくるので、必ず文例のような丁寧な始末書・顛末書と二度と起こさないという決意を持ちましょう。是非、文例を参考に始末書・顛末書を作成してみてください。

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