電話対応する際のメモの取り方とポイント

電話対応の基本ルール

電話のメモを取る時には、幾つかルールがあります。誰に宛てた電話なのか、電話がかかってきた日時、相手の連絡先をきちんと確認しておきましょう。

3コール以内に電話に出る

明るく親切で丁寧な電話応対が基本となります。電話がかかってきた時には基本的に3コール以内に出ましょう。

電話対応でメモすべき５つのポイント

電話対応でメモする際には以下のポイントを押さえましょう。

①　いつ電話がかかってきたのか
②　誰からの電話か　（先方の社名と氏名は必須！）
③　先方の連絡先は　（電話番号は必須！）
④　どんな用件か
⑤　誰が代わりに電話を受けたのか

特に注意したい点は「（）」で書いた2点です。必ずメモをとり、復唱して確認しましょう。

メモする際に注意すべきこと

必要な情報をきちんとメモして、何度も聞き返さないように注意しましょう。担当者が戻ってきたら直接電話のことを伝えましょう。

何度も聞き返すことは失礼にあたる

相手の声が聞き取りにくくても、何度も聞き返すのは失礼に当たるので注意しましょう。もちろん重要な内容は必ず確認しなければなりません。聞き返すのは失礼だからと聞かないのは電話対応失格です。

同じ内容を聞き直す場合には「恐れ入ります。電話が不調のようですので、もう一度お願いできますでしょうか？」等、先方が悪くない工夫をしてみましょう。

電話対応時に不在だった担当者が戻ったら？

電話対応していた際に不在だった担当者が戻った際には報告しなければなりません。どのように報告すべきでしょうか。

「先ほどお電話がありましたよ」など一声かける！

電話がかかってきた時に不在だった担当者が戻ったら「先ほどお電話がありましたよ」とか「さっき電話が入っていましたよ」など一声かけましょう。

伝言メモをデスクに貼っておいても、担当者がそのまま会議室に入ってしまうケースがあります。メモを見ずに昼食に出て行ってしまうかもしれません。どんなにメモの取り方が十分でも読まれなければ意味がありません。そのため一声かけるのがマナーです。自分が逆の立場であればそのことの意義はよくわかると思います。

電話対応時のメモの取り方は要点を押さえるだけでOK!

電話対応時のメモの取り方は要点を押さえるだけでOKです。メモの取り方で折り返しの可能性も含めて「誰が」かけてきたのかと「連絡先」のメモは絶対に必要です。職場で電話に出る時には必ずメモの準備をしましょう。そして電話がかかってきた時に不在だった担当者が戻ったら一声かけましょう。