2016年11月29日(火) 更新

秘書におすすめのスケジュール管理手帳の選び方

秘書にオススメ!①バーチカルタイプ手帳で上司と自分のスケジュールを別管理

上司も含めて細やかなスケジュールを管理するためにはバーチカルタイプのビジネス手帳が便利です。
マンスリーページも必須で、マンスリーページで大まかな流れ、バーチカルページに詳細予定とTO DOを記入します。
バーチカルタイプは予定を管理するだけでなくタイムキーパーの役割もこなします。

時間に余裕を持って仕事に向かう事が出来る!

バーチカルタイプの手帳の目的は、「タイムキーパー」です。
たとえば、12時に人と会う約束がある場合、移動に45分かかるのであれば、11時の所に矢印の頭だけかいておきます。

デスクで仕事をしながら確認し、11時になったら支度をして出かけると、出かけるまでに10分くらいはかかるので、ちょうどいい頃に約束の場所に到着します。
矢印の頭を書き込む時に少し早めの時間をとっておくことによって、少し行動に余裕が出た気がします。

秘書にオススメ!②A5サイズのノートタイプビジネス手帳を選ぶ

ビジネス手帳はA5サイズであればゆったりと記入可能で、A4用紙を貼り付けるのも容易です。
重さと記入しやすさを重視すると、ノートタイプがいいでしょう。
携帯するにはかなり大きなサイズのシステム手帳ですが、持ち歩くのに問題がなく書き込む情報量がたくさん欲しい人にお勧めです。

デスクに置いておくのにうってつけで、ヘビーユーザー向け

システム手帳をノートのように使うヘビーユーザーや、会議、打ち合わせ、商談などが多く書き込む情報量がたくさん欲しい場合にはA5サイズのシステム手帳がおすすめです。 会社に常に置いておく人や、大きなビジネスバッグで持ち歩くのに不便を感じないヘビーユーザー向けサイズです。スケジュール帳をよく使用する方や、スケジュール帳ありきで仕事を進めている方は、うってつけです。

秘書の方は、上司と自分のスケジュールを一挙に把握しなくてはなりません。
そのため、普通の手帳よりも情報管理の視点で選ぶことが、選び方のコツですよ。

秘書におすすめのスケジュール管理手帳の選び方は情報管理の視点が重要!

ビジネス手帳の選び方は、書き込む情報の内容と量、そして書き込んだ情報の管理という視点が大事です。
最初は使いにくくても、慣れて来る内に手帳は使いやすくなって来るものです。最終的に自分の手に馴染んで、使いやすい手帳にカスタマイズして行きましょうね。
特に秘書の方は上司のスケジュールを管理しなくてはなりません。自分の予定と相手の予定をしっかり把握して、スムーズに仕事をこなしましょう。

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