2016年11月29日(火) 更新

督促状の適切な書き方のポイントと例文【ケース別】

まずは「督促状」をしっかりと理解しよう!

ビジネス文書のひとつでもある「督促状」。封筒を目にした瞬間ドキッ!としてしまう人もいるのではないでしょうか。督促状とは「約束の日を過ぎているから、なるべく早く払ってね!」という催促のお便りを書状としてしたためるものですね。

商取引の場では2段階に分けて督促状を送るのが一般的

商取引の場では、2段階に分けて送るのが一般的となっています。請求に対する支払いが、決められた期日までに行われていない時に『催促状』を出し、それでもまだ支払われなかった時に催促状に記載した締め切り後1週間程度後に『督促状』を出すのです。
つまり、督促状を出す状況というのはいよいよヤバい状態というわけです。

受け取った側はもちろんのこと、送った側も支払ってほしくて困っているから督促状を出しているのです。できれば督促状が送られる前になるべく早めに対応すべきなのです。

督促状の書き方のポイント!丁寧な挨拶は不要

催促状に比べ、督促状は緊急性が高い書状です。そのため、文書の頭語は「前略」とし事項の挨拶は省いてしまっても失礼にはあたりません。
だからと言って一方的に責めたてるのではなく、丁寧な文面で事実関係を冷静に伝え、こちらが困っていることを正確に訴えるようにしましょう。

ただ、督促状が脅迫状にならないようビジネスマナーは守るべき

相手側に非があっての督促状とはいえ、ビジネスマナーはやはり守って然るべきです。「訴えてやる!」なんて脅迫的ではなく、「しかるべき措置を講じざるを得ない」とあくまでクールな心持ちで作成していきましょう。
相手の立場に配慮しつつも、こちらの要求がしっかりと伝わるような書状にするようにしてくださいね。

督促状を送ってもダメな場合は……?

督促状を送ってもなかなか支払いに応じてもらえない場合、実は裁判所を通して支払いの督促ができる方法があります。裁判手続きとしては正式なものではないにしろ、”裁判所”から債務者に対して「払ってください!」と圧的な督促をしてもらうことが可能なのです。
この”支払督促”を利用することで相手にさらなる緊急性を感じさせ、債権回収が簡単になります。これを利用する際には、必ず裁判所に問い合わせるか司法書士に相談してから行うようにしましょう。

ケース別の督促状の書き方例文

それでは実際に督促状を書いていきましょう。「売掛金支払い」「商品代金」「見積書の対応」の3つのケースの例文を用意しましたので、目的に合わせて使い分けるようにしましょう。
会社によっては雛形が用意されている場合もありますので、事前に確認しておいてください。

督促状の書き方例文~売掛金支払い願い~

平成××年××月××日
○○○株式会社
○○長 ○○ ○○殿

株式会社△△△
△△長 △△ △△

売掛金お支払いのお願い

前略

××月××日付請求書については、その後、再三にわたりご請求申し上げておりますが、責任ある連絡もなく、本日に至るまでご送金いただいておりません。
貴社にも何かとご都合がございましょうが、当方といたしましても事務処理のうえで支障を生じます。至急××月××日までにお支払いくださいますよう再度お願い申し上げます。

もし、××月××日までにお支払い頂けない場合には、不本意ながら法的手段も検討せざるをえませんので、この点をご了承いただきたくお願い申し上げます。

なお、本状行き違いの際はご容赦願います。
まずは、取り急ぎご通知まで。

草々

督促状の書き方例文~商品代金お振込み願い~

××年××月○○日
○○○株式会社
○○長 ○○ ○○殿

株式会社△△△
△△長 △△ △△印

○○代金お支払いについて(支払いの督促状)

前略
×月×日付にてご請求申し上げました品代金(金○○万円也)につきまして、本日にいたってもご送金いただいておりません。
御社にも何かとご都合がございましょうが、弊社といたしましても事務処理のうえで支障を生じます。
つきましては、本状到着後×日間以内にご送金をお願いいたしたいと存じます。

なお、本状と行き違いにご送金いただいておりました節には、悪しからずご容赦願います。
まずは、取り急ぎお願いまで。

草々

督促状の書き方例文~見積書の対応願い~

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先日依頼しましたОΟОΟのお見積もり件ですが、ご状況はいかがでしょうか。依頼から×日が経ちますが、未だご連絡がなく何かの行き違いがあったのではないかと案じております。
当社としては、今後の予定もあり、×日までにはお見積もりをいただきたく、至急のご対応をお願い申し上げます。
なお、本件で何か不明なことでもありましたら、小職まで何なりとお問い合わせください。
取り急ぎ、お願いまで 。

敬具

書き方のポイントと例文を参考に丁寧かつ端的な督促状を書こう

支払い期日を守ってもらえなかった上に、催促状にも対応してもらえず…。そこまで事態が進行してから送るのが督促状です。
催促状よりも高い緊急性を持つ督促状ですが、相手側が悪いとはいえ文面や送り方にはきっちりマナーを持つようにします。丁寧な書き方を心がけ、「払ってくれないと困るよ~」という内容がしっかり伝わるように書くのがポイントです。ここで紹介した例文を参考に、場面に合わせて使い分けるようにしましょう。
催促のお便りを意味する督促状の秘訣は、「クールに、伝わるように。」です。

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