2017年06月27日(火) 更新

アポイントメントを上手く取り付ける電話マナー【例文あり】

アポイントメントの電話で訪問のアポ取りをするときの注意点

アポイントメントで、訪問のアポ取りをする際に気をつけておかなければいけない点を紹介します。どのようにすれれば、電話でアポ取りができ訪問できるようになるのでしょうか?少しでも、電話をかけた際に、アポ取りができるように、これから紹介するアポイントの電話で訪問のアポ取りをするときの注意点をおさえておきましょう。

電話で一方的に話をしない

電話をかけてアポ取りをする際に、たまに焦って「うまく話さなきゃ」という思いが前のめりしていて、一方的に話す営業マンがいます。アポ取りの電話で緊張するのもわかりますが、電話とはいえ会話をしているのに変わりはありませんから、相手と言葉のキャッチボールをしましょう。一方的に話すとどうしても早口になり、聞き取りづらくなってしまいます。とにかく焦りは禁物です。この点に注意し、アポ取りを成功させ相手先へ訪問できるようにチャレンジしましょう。

アポイントメントの電話では詳しく話しすぎない

アポイントメントの電話をする方法として、まずはアポ取りの電話で相手に興味を持たせる話し方を心掛けましょう。いきなり知らない会社、人から電話が来ている時点で相手は警戒しています。そんな警戒している相手を「気になるな」と思わせれば勝ちです。
そのコツとして、「アポイントメントの電話で詳しく話し過ぎないこと」です。人間の心理的に、全てを話してしまうと興味がなくなるのです。アポ取りの電話では良い部分を抜粋して簡潔に話すと、相手も比較的聞き耳を持ってくれるでしょう。興味を持ってもらえれば、訪問決定です!

アポイントメントの電話をかける際のマナー

アポイントメントの電話をかける際の注意点をまとめました。いきなり電話をかけて一方的に自分の要件を伝える訳ですから、マナーには十分気をつけましょう。

アポイントメントのマナー

1.いきなり喋り過ぎない
相手企業の電話に出る方が、必ずしもあなたの話を理解できるとは限りません。例えば、一般的には電話をすると受付の方が電話にでます。そこで、いきなり専門用語を出してしゃべり続けても相手は話しがわからない可能性が高く、また不快な感情を抱かれることが多々あります。

2.自己紹介は端的に
自己紹介(会社名、名前)を済ませたら要件を端的に伝える。 自己紹介、会社紹介、電話の理由、担当者に繋いで、という4ステップです。

例文

  • いつもお世話になっております。○○株式会社の■■と申します。 私ども東京新宿にオフィスを構え●●といった事業を展開している企業でございます。 本日、●●の件で御社のお手伝いをさせていただけないかと思いご連絡をさせていただきました。 恐れ入りますがご担当者にお繋ぎいただくことは可能でしょうか?

3.話す速度はゆっくり、はっきりと
仕事をしている手を止めて電話にでます、そこで早口でまくしたてるように話されたり、もごもご話されると、怒りは沸点に達します。少しゆっくりのペースではっきりと話すよう心掛けましょう。

4.間違った敬語を使わない
敬語が間違っていると相手側から軽く見られますし、なによりも担当者によっては不快感を抱きます。「敬語もまともに使えないやつに何を提案されても金を払う気にならない」という事業責任者はたくさんいます。特に年配の方ほどこの色が強いです。正しい敬語を使うことは相手へのマナーでもあります。しっかりと確認しましょう。

5.しつこいのは危険!引くときは引く
相手がどのような状況なのかわからない以上、無理に粘ってアポイントは厳禁です。2回断られたら「また改めてさせていただきます。」で電話を切りましょう。今ダメならまたかければいいのです。アポイントメントが取れるまで電話をすればいいのです。場合によっては「営業妨害」と言われてしまう可能性もあるので無理はいけません。

アポイントメントの電話でアポ取りをする際の例文をご紹介

ここでは、アポ取りの電話の例文をご紹介します。アポ取りの電話では面識のない相手にアポイントメントをとるには、社名と自分の名前を名乗った後、担当者に替わってもらいます。担当者に替わった後、電話をした経緯と理由を簡潔に伝えます。これから紹介する例文が一般的です。相手先へ訪問するまでのアポ取りトークを、しっかりとおさえておきましょう。

担当者に替わるまでの電話の例文

例文

  • 突然恐れ入ります。私、株式会社△△の■■と申します。このたび当社では、◎◎に関してのサービスを提供することとなりまして、ぜひこの件についてご紹介させていただきたく、お電話させていただいております。つきましては15分程度でかまいませんので、近日中に一度ご訪問させていただき、ご面会いただけませんでしょうか?

担当者に替わってからの電話の例文

営業:「わたくし、株式会社△△の■■と申しまして、来店客を増やして売上げをアップさせたいと考えている店舗様に、集客について確認したい事があってお電話をさせていただいたのですが、1、2分ほど、お時間よろしいでしょうか?」

相手:「ええ、いいですよ。何でしょうか? 」

営業:「ありがとうございます。ご存知のように、集客には手間も費用もかかりますが、もし負担にならない形で集客出来るとしたら、参考にしてみたいと言うお考えはありますでしょうか?」

相手:「それはあるけど、どんな方法なんですか?」

営業「はい、たとえばの話しなのですが、□□様の方で、もホームページをお持ちになっていると思いますが、現在のホームページで不満に思っている箇所はありませんか?」

相手:「もっと反応があるのかと思っていたけど、それほどでもないんですね。」

営業:「そうですよね、皆さんも期待している割には、もう少しかなとおっしゃる方も多いんです。やっぱり□□様もそう思いますか?」

相手:「だけどホームページだけにお金かけていられないですね」

営業:「そうですよね。そこで、今回参考にしてもらいたいのが、ホームページは持っているだけでは利益を生みませんから、お店に行きたいとか購入したいと思わせる仕掛けが必要なんです。そこで皆さんに、どんな仕掛けなら効果あるのか知りたいと言う方にだけ今後の参考としてご紹介しているのですが、もし宜しければ□□様の方でもいかがでしょうか?」

相手:「たしかに効果があるなら教えて欲しいですけど」

営業:「ええ、勿論です。その他にも費用対効果に見合うHPなのかを無料で見て差し上げますし、さらに売上げアップしたいと言うのであれば成功事例も沢山揃っていますので参考になりますよ。では、今週でしたら、いつご訪問させていただいてよろしいでしょうか?」

相手:「それじゃあ水曜日の14時でお願いします。」

営業:「ご訪問のご都合よろしい日は水曜日ですね。承知致しました。それでは☆日水曜日の午後2時にご訪問させていただきますので、宜しくお願い致します。私、△△会社の■■と申しますので、ぜひご訪問の際にお会いできるのを楽しみにしております。」

相手:「ええ、こちらこそ。」

営業:「ありがとうございました。それでは失礼致します。」

以上の例文は、アポイントメントの電話でアポ取りをし、相手先へ訪問するまでの一般的なトークでもあります。例文はあくまでも例文とし、自分なりの言葉におきかえて実践してみましょう。

アポイントメントでアポ取りの電話をかける際には相手に対する配慮を示そう

電話で、訪問の約束を取り付けるときの注意点やマナー、さらには例文を紹介してきましたが、いかがでしたか?アポ取りの電話で訪問の約束を取り付ける方法は、最初から全てを話すのではなく、相手が気になるような話しをして、進めていくのが大切です。例文のように、しっかりと会話のキャッチボールを行いましょう。また、例文にあるように、その都度で「ありがとうございます」などの感謝の意を伝えると好印象です。是非、例文を参考にアポ取りを成功させてくださいね。最後に、例文はあくまでも例文として自分なりの言葉におきかえるようにしましょう。

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