2016年11月29日(火) 更新

訪問先への商談のお礼メールのマナー3つ【例文あり】

商談で訪問する際の礼儀とは?

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一口に「訪問」と言っても、付き合いの長い取引先、新規顧客、飛び込み営業、打ち合わせ等、その種類は多岐にわたります。まずは、訪問する際の基本的な手順について触れておきたいと思います。

順序としては、アポイントメント→準備→受付→面談→辞去となります。
この手順を守る事が訪問する際のマナーとなるので気を付けましょう!

訪問・商談の礼儀①:アポを取ってから訪ねる

仕事関連の訪問の場合、相手が親しい関係であっても必ずアポイントを取る必要があります。急な訪問であっても事前に1本電話を入れることがマナーです。

電話でアポイントを取った場合でも、その後メールを送るなど書面でも連絡するようにします。口頭だけでは双方の認識に違いがあったときに大変危険です。

また、準備はアポイントを取ってから取り掛かるようにします。使用する資料等の準備はもちろんですが、交通ルートや訪問先の基本情報など下調べは念入りに。

また、服装や名刺等の身だしなみにも注意しましょう。

訪問・商談の礼儀②:時間ぴったりの到着が理想的

あまりにも早い到着もできれば避けたほうが良いでしょう。先方が準備中の場合があり、気を使わせ、急かせる形となってしまいます。理想は時間ぴったり〜5分以内に到着することです。

また、基本的には遅刻は厳禁ですが、電車遅延などやむを得ない場合もありますよね。そんな時は必ず相手に電話で連絡を入れ、遅刻の理由と到着予定時間を伝えます。

訪問・商談の礼儀③:話の総まとめとお礼を述べてから退出

面談については、内容によって違いますから省略するとして、最後に辞去する際のマナーについて触れておきます。

訪問の前のアポイントの段階で「30分程度」など時間を指定していると思いますので、その時間は守ることが原則です。辞去する前に話の内容についてまとめましょう。持ち帰る事項があれば、そのことに関しても最終確認しておきます。

最後にきちんとお礼の挨拶をしましょう。訪問先へは「お忙しいところありがとうございました」などとお礼を告げ、「失礼いたします」と述べて退出します。

訪問後のお礼メールは翌日中までに送る

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日常的な訪問であっても、簡単なメールでいいのでお礼は必要です。大きな商談後などは改めて電話などでお礼を述べる、もしくはお礼状を送ると好印象です。

訪問後のお礼メールはできれば当日、遅くとも翌日中には送るようにします。お礼状もできるだけ早く、訪問後1週間以内には先方に届くようにしましょう。
遅すぎる訪問のお礼は、相手先に「いまさら?」と思われ、かえって逆効果なので注意してください。取引先・顧客に少しでも嫌な思いをさせたら、訪問後のお礼メールの本来の意味がなくなってしまいますよ。

初訪問後のお礼メールは信頼関係の構築に特に重要

訪問後のお礼メール・挨拶が特に重要になってくるのは初めての訪問のときです。

訪問のお礼・商談のお礼を述べる際は、忙しいなか時間を割いてくださったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。会社同士の関係はその後ずっと続いていくものですので、最初の対応がとても重要になってきます。
それ以外でも、大きな商談が成立したときやお世話になったときなどのお礼は社交において有効です。

なお、訪問後のお礼メールを送る際、内容のまとめや確認事項などがあれば記載しておくことをお勧めします。

訪問先へのお礼メールを書く際の注意点とは?

訪問先へお礼メールを出す時は、単なるお礼だけでなく、一工夫加えることで仕事がうまく進む場合があります。

訪問先と引き続き関係を続けたいなら、返信がくるよう仕掛けてみてはいかがでしょう。お客様との話の中で気になった点について、こちらからの提案事項として挙げ、検討してもらう機会を設ければ、次のステップへと進めることができるでしょう。

そのためにも相手の話は全て聞き逃さないことが重要です。

タイトルは簡潔に、テキストでは本題以外の内容を極力避ける

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せっかく訪問先にお礼メールを送っても変な文面では逆効果です。メールマナーには十分気をつけましょう。

タイトル(件名)はいつの何のメールなのかを簡単にまとめ、末尾に社名と氏名を書きます。また、本文は一行の文字数を全角35~40字以内に納め、読みやすくなるように改行をうまく使います。
メール1通に対しては、1案件のみを書くようにしましょう。テキストには本題以外の内容(雑談など)を極力入れないように注意してください。

ビジネスメール全般に通じるものですが、訪問のお礼メールでも当然大切です。訪問後のお礼メールは、早いタイミングかつメールマナーに則ったもので!

訪問先へのお礼メールの文例紹介

それでは、具体的にどのようなメールを書いたらいいのか、文例を2つご紹介します。訪問の趣旨や相手先によって変わってきますので、そのケースによって臨機応変に対応してください。両者とも基本的な文面ですので、これをベースに考えれば問題ないでしょう。

訪問先へのお礼メールの文例①

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【訪問後のお礼メール例文①】

タイトル:訪問のお礼
○○○株式会社
営業2課 ○○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○・セールス部の■■です。

本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
ご多忙のところ、私どもの説明を細かく聞いていただきまして、大変感謝しております。

今後とも、貴社にご協力できるご提案をさせていただく所存です。

これを機に、末永くお付き合いいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、お礼申し上げます。

訪問のお礼・商談のお礼はすぐに送るのが基本ですから、最後の「取り急ぎ」を入れる事で、対応の速さが伝わるでしょう。

訪問先へのお礼メールの文例②

【訪問後のお礼メール例文②】

件名:本日の御礼
○○○株式会社 総務部
●●●様

本日は、お打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
株式会社■■商事、総務部の□□□です。

貴重なご経験を伺うことができ、大変感謝いたします。
また、非常に多くの情報を頂戴し、これからの業務において
大変に参考になることばかりでした。

今後とも、ご指導くださいますよう、宜しくお願いいたします。

取り急ぎ、御礼まで。

訪問のお礼・商談のお礼では、何に対して感謝しているのかを伝えると、相手先に伝わりやすくなります。長々と述べる必要はありませんから、一言添えましょう。

訪問後のお礼メールは次につながる!商談後は翌日中までに感謝の言葉を送ろう!

商談後に訪問先に送るお礼のメールについてご紹介しましたが、参考になりましたでしょうか。
訪問後にお礼のメールを送るのは、社会人としては最低限のマナーに該当します。訪問先へのお礼は、ただの挨拶ではありません。次の仕事に繋げられるかどうかのビジネスチャンスがかかっているのです。商談後・訪問後のお礼メールを送る事で、会社同士の関係が強まります。

「とりあえず」と安易な気持ちでお礼メールを送るのではなく、どのようにしたら相手に興味を持ってもらえるかを考えてお礼メールを作成しましょう。ビジネス上で良い関係を築けるように、訪問のお礼・商談のお礼を忘れないようにしてください。その際、ただ何となくメールを送るのではなく、一言添えるのをお忘れなく。

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