2016年11月29日(火) 更新

社内へ謝罪の誠意が伝わるお詫びメールの書き方【例文あり】

謝罪文やお詫びのメールを書くときのポイントや注意点とは?

ビジネスにおいては、誰しもがミスをしてしまうことが想定されます。その際には、必ずお詫びのメールや謝罪文を送ることで関係修復を図りましょう!!ここでは、そんな謝罪文やお詫びのメールを書く際の注意点を紹介していきます。

謝罪文やお詫びメールは関係を改善するためにある!!

まずは、謝罪文やお詫びメールの意味を理解しておきましょう。何かしらお詫びしないといけない、相手の怒りをしずめ関係を改善するためのものです。当然、きっちりと謝罪文・お詫びメールで不快にさせないように、また相手に気持ちが伝わるようにしなければいけません。
謝罪文やお詫びのメールをしたにも関わらず、それが原因で怒らせてしまっては、元も子もありません。

社内へお詫びのメールを書くときは間違えては禁物!

謝罪文・お詫びのメールというからには、当然ながらこちらにミスがある事になります。その為、きちんと謝罪の気持ちを伝えなければいけません。
謝罪文やお詫びのメールは、ポイントをおさえるときちんと謝罪の気持ちが伝わります。このお詫びメールの内容を間違えてしまうと、逆に火に油を注いでしまう結果になってしまいます。そうならないように、謝罪文・お詫びのメールは慎重に書きましょう。

なるべく早く送ることが重要である!!

謝罪文・お詫びのメールでのポイントとしておさえたいのが、送るタイミングです。このタイミング次第で、今後の関係性にも起因してきますので、しっかりと押さえておきましょう。
基本的に社内で問題が発生した場合は、迅速に事実関係を調べて、こちらに落ち度があった場合は素直に非を認め、謝罪し、対応策を説明するように、心かげてください。事実関係の確認が取れたら、出来る限り早めに謝罪文・お詫びのメールを送ることが大切です。

参考になる謝罪文・お詫びのメール定型フレーズ

謝罪文・お詫びのメールを送ろうと思い、作成しようにも、なかなか文章に出来ない場合は定型フレーズを利用するのもよいでしょう。フレーズはそのまま使わず、参考にする程度で使用するのが良いと思いますよ。

謝罪文・お詫びのメールを書くためにお決まりのフレーズ例集

■○○様の状況に考えが及ばず、不快な思いをさせてしまい誠に申し訳ございませんでした
■商品タイプまで気が回らず、大変ご迷惑おかけしました
■この度の件、管理不行き届きで、誠に申し訳ございません
■この度は、私どもの至らなさで、大変不快な思いをさせてしまい申し訳ございませんでした
■ご連絡が遅くなってしまったこと、どうかお許しください
■事情をご了承の上、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます

お詫びのメール・謝罪メールの例文

メールでお詫びや謝罪の内容を送る際の例文を、ここで紹介していきます。遅刻やミスに対しての謝罪やお詫びのメールは慎重に書きましょう。

遅刻についての社内お詫びメール例文

件名:○○のお打合せ遅刻についてのお詫び
○○部長

お疲れ様です。
○○○○です。

取り急ぎ、ご報告があります。
本日、10時からの○○様とのお打ち合わせですが、遅刻してしまいました。

東西線の車両故障で電車がしばらく止まり、結局約束の時間から10分遅れました。
大事なお打ち合わせでしたので、もう少し早く会社を出れば遅刻することはなかったと反省しています。
○○様ご担当の○○様には、お打合せの前後にお詫びし、お許しはいただきましたが、
今後このような不始末がないよう、早め早めに行動するよう心がけます。

部長には、もしかして先方様からなんらかのご注意があるなどで
ご迷惑をおかけするかもしれませんので、取り急ぎ、ご報告申し上げます。

誠に申し訳ございませんでした。

書類の誤記に対する社内お詫びメール例文

件名:○○様見積書訂正のお詫び
○○部長

お疲れ様です。
○○○○です。

実は、○○様の見積書に誤りがありました。お詫びいたします。
誤りがあった箇所は、見積もり金額です。
以下の通り訂正し、新しい見積書を添付しますので、ご確認くださいますようお願いします。

<中略>

今回は、先方へ見積もり書を提示する前に気づきましたので、
ご迷惑はおかけしておりませんが、金額の誤記につきましては、
トラブルになることも考えられます。
このような事のないよう注意して見積書を作成するよう努めます。

大変申し訳ございません。
取り急ぎ、お詫びかたがた訂正のお願いまで。

不注意によるミスの社内お詫びメール例文

件名:資料の紛失についてのお詫び
営業部 ○○部長

お疲れ様です。
○○○○です。

取り急ぎ、ご報告があります。
このたび、お預かりしていた新企画の資料を、取引先への移動中に 紛失してしまいました。
私の不注意から、課長ならびに関係各位に対し、
多大なるご迷惑をおかけしましたこと、まことに申し訳ございません。

日頃より、文書等の保管について細心の注意を払うようご指導いただきながら、
このような事態を起こしましたことが大変悔やまれ、深く反省しております。
二度とこのような失態を繰り返さないように、以後十分に注意して業務に励みます。

誠に申し訳ございませんでした。

謝罪文や謝罪メールは慎重に書こう!なるべく早く送るのがポイント!!

今回は、お詫びのメールなどで謝罪文を送る際のポイントについて紹介してきましたが、いかがでしたか!?
こういったビジネスメールは、お詫びメールには限らず、マナーもおさえながら、お詫びをしないといけない状況になってしまったらミスを迅速に上司や先輩などに報告するように心がけてください。
また、例文を参考にして、失礼のない謝罪文やお詫びメールを送るようにしましょう。

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