2017年06月27日(火) 更新

社内通知メールでの文例や詳細な書き方のコツ

通知メールは具体的に

通知メールは内容も具体的に書いておかなければなりません。どういったことについて明記すれば良いのでしょうか。複数の社員に送るメールですので、いつどこで何がおこなわれるのか、誰がみてもわかるようにしましょう。日付や場所、時間については忘れずに記入する必要があります。また、問い合わせ先としてメールアドレスや内線番号を載せておくと親切です。

健康診断の通知メールの例文

健康診断は部署ごとに日時や場所がわかれていることもあるので、わかりやすく記載しましょう。時間なども決まっているので、間違いがないように注意して下さい。病院に直接自分で持って行くものについても記載しましょう。通知メールは多くの人に送りますので、送信する前に間違いがないかチェックすることが大切です。

【例】健康診断の通知メール

件名:健康診断のお知らせ
社員各位
総務部の〇〇です。
健康診断を下記のとおり実施しますので、全員が必ず受診するようにしてください。
よろしくお願いいたします。
日時:平成〇年〇月〇日
男性:平成〇年〇月〇日(曜日)午後〇時~午後〇時
女性:平成〇年〇月〇日(曜日)午後〇時~午後〇時
場所:〇〇病院
東京都〇〇区〇〇〇-〇-〇
実施項目:問診、血圧測定、尿検査、血液検査、心電図、視力、聴力
備考:受診表を記入の上、当日持参してください
当日受診できない場合は総務部〇〇まで電話またはメールにてご連絡ください。
総務部:〇〇〇〇
内線:〇〇〇
メールxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxx

会議の開催通知メールの例文

会議を開催する通知は送信する事が多いメールの1つです。
文例を参考に、会議の内容などをしっかりと記載して間違いのないように書きましょう。メールを見やすくするために、始めの挨拶や実施概要など、話が変わるところでは改行するようにすると情報が頭に入りやすくなります。

【例】会議の通知メール

件名:〇月〇日企画会議のお知らせ
各位
お疲れ様です。
営業部の〇〇です。
企画会議の件、下記要項にておこないます。
スケジュール調整の程、よろしくお願いいたします。
・日時:〇月〇日(曜日)14:00~15:30
・場所:第1会議室
・テーマ:〇〇〇について
尚、添付にて会議資料を送りましたので、
要点確認の上、ご持参ください。
都合により出席できない方は、〇〇まで〇日までにご返信ください。
以上、よろしくお願いいたします。
総務部:〇〇〇〇
内線:〇〇〇
メールxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxx

社内メールの例を参考に日時や詳細について分かりやすい文章を作成しよう

社内の通知メールは日時はもちろん、とにかく詳細に記載しましょう。健康診断をおこなう病院や会議に持参しなければならないものがある場合は、忘れずにメールの中に書き加えておくことが大切です。また、問い合わせ先として自身のメールアドレスや内線番号など、連絡先を書いておくと良いでしょう。

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