2016年11月29日(火) 更新

社外への案内メールに役立つ文例集【懇親会・ゴルフ・セミナー編】

社外への案内メールは感謝の言葉と地図の添付を忘れずに!

まずは会社設立披露会、祝賀会、創立記念祝賀会などの社外への案内メールの文例を見てみましょう。どの会社にも機会のあることですから、ぜひチェックしてみてください。

社外への案内メールを書く時のポイントは、会社の設立や存続に対する感謝の念を述べることです。社外の相手に出欠の連絡をしてもらわなければならないため、それに対する謝辞も忘れないこと。会場の地図を添付するのも親切です。

社外への案内メールの文例:会社設立披露会

件名:会社設立披露会へのご招待

各位

平素は大変お世話になっております。元◯◯商事の◯◯◯◯です。

さて、◯◯商事を退社して以来、
国内外の仲間たちと中国貿易専門の輸出入代行会社設立を模索しておりましたが、
この度ようやく「◯◯貿易株式会社」設立に至りました。
恥ずかしながら小生が代表を務め、他に6名の仲間が参加してくれました。

つきましては、会社のお披露目を兼ね、
小社にてささやかな設立披露会を催すことになりました。
ご多忙中のところ、またメールでのご案内で誠に恐縮ではございますが、
是非ご出席くださいますようお願い申し上げます。
詳細は下記のとおりです。

■日時 ◯月◯日 ◯曜日 19:00~21:30 
■場所 ■■■■■(地図は添付ファイルにあります)
■連絡先 ??-????-????

なお、会社用のメールアドレスはまだ取得できておりませんので、
出欠のご連絡は本メールアドレス宛にお願い致します。

社外への案内メールの文例:会社設立祝賀会

件名:会社設立祝賀会へのご招待

各位

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、おかげさまでこのたび会社設立の運びとなりました。
これもひとえに皆様方のご指導、ご鞭撻の賜物と、深く感謝しております。

今後も誠心誠意ご期待に添えるよう努力してまいる所存です。

つきましては、心ばかりの設立披露の宴を催すこととなりました。
ご多忙中のところ、またメールでのご案内で誠に恐縮ではございますが、
何卒ご臨席賜りますようお願い申し上げます。

■日時 ◯月◯日 ◯曜日 19:00~21:30 
■場所 □□□□□(地図は添付ファイルにあります)
■連絡先 ??-????-????

なお、出欠のご連絡を◯月◯日までに本メールの宛先までご返信いただけますようお願い申し上げます。

社外への案内メールの文例:創立記念祝賀会

件名:創立記念祝賀会のご招待

◯◯株式会社 ◯◯部
◯◯◯◯様

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
◯◯商事 ◯◯部の◯◯◯◯でございます。

さて、おかげさまで小社は来る◯月◯日に創立◯◯周年を迎えることとなりました。
これもひとえに皆様方のご支援・ご指導の賜物と厚く御礼申し上げます。
つきましては、創業以来前進して参れましたことを皆様方に深く感謝し、
下記のとおり心ばかりの創立記念パーティーを催したいと存じます。

ご多忙中のところ誠に恐縮ながら、何卒ご光来の栄を賜りますようお願い申し上げます。

まずは、略儀ながら書中をもちましてご案内申し上げます。

■日時 ◯月◯日 ◯曜日 19:00~21:30 
■場所 □□□□□(地図は添付ファイルにあります)
■連絡先 ??-????-????

※なお、誠にお手数ですが、ご都合のほどを◯月◯日までに本メールの宛先までご返信くださいますようお願い申し上げます。

会食や親睦会の招待メールは自社の参加者を記載

続いて、会食や親睦会・懇親会に招待する為に送る、社外への案内メールで活用できる文例を見ていきます。

会食や親睦会・懇親会への案内メールのポイントは、簡潔な開催経緯と自社の参加者の氏名や人数を記載しておくこと。社外の相手にも分かりやすく、より参加率の高いものとなります。

社外への案内メールの文例:会食

件名:会食のお誘い

◯◯商事
◯◯部 部長 ◯◯◯◯様

平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます。
◯◯株式会社◯◯部の◯◯です。

さてこの度は、
日頃大変お世話になっております◯◯様へ感謝の意を込めまして、
心ばかりの小宴を催したくご連絡差し上げました。

恐縮ではありますが、◯月◯日以降で◯◯様のご都合の良い日程を
お知らせいただけますでしょうか。

なお、弊社からは◯◯の他に◯◯部の◯◯も同席させていただく予定です。
ご多忙中、恐れ入りますが日程調整いただけましたら幸いです。

以上、ご検討いただけますよう宜しくお願い致します。

社外への案内メールの文例:親睦会・懇親会

件名:親睦会のお誘い

◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様

平素は大変お世話になっております。
◯◯株式会社◯◯部の◯◯です。

突然ではありますが、
日頃のお引き立てに感謝致しまして、
貴社のスタッフの皆様とお食事などご一緒させていただければと思い、
ご連絡差し上げた次第です。

普段はお電話やメールでのやり取りばかりですが、
弊社スタッフもぜひお会いしてより一層の親睦を深めたいと願っております。

つきましては日程を調整させていただきたいのですが、
◯月◯日◯曜日、もしくは◯日◯曜日の◯◯時位からでいかがでしょうか?

弊社からは◯名ほどが参加を希望しております。
お店の手配等は、こちらでさせていただきますので、
希望場所等あれば何なりとお申し付けください。

ご都合をお聞かせいただければ幸いです。
上記の件、何卒宜しくお願い申し上げます。

社外への案内メールの文例:接待会食

件名:ご夕食会の日程ご案内

○○株式会社
○○部 部長 ○○○○様

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
◯◯株式会社◯◯部の◯◯です。

さて、先にご内諾を頂戴しておりましたご夕食会についてですが、
下記の通り詳細が決まりましたのでお知らせ致します。
是非ご来駕賜りますよう深くお願い申し上げます。

■日時 ○月○日 ○曜日 19:00~
■場所 □□□□□(地図は添付ファイルにあります)
■連絡先 ??-????-????
■弊社参加者:◯◯、◯◯、◯◯

ご多忙中のところ誠に恐縮ですが、ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。
当日、お会いできますことを弊社一同心より楽しみにしております。

イベントの案内メールは返信フォームが必須

最後に、セミナーや展示会、ゴルフ大会への案内メールの文例を見てみましょう。

展示会や催し物などの案内メールでは、目的や日時・場所等を明記するとともに問い合わせ先も記載し、受付体勢を整えておきましょう。相手がどう返事をすればよいのかと迷わないように、分かりやすく案内するのがポイントです。返信フォームをつけてあげると親切でいいでしょう。

社外への案内メールの文例:セミナー

件名:【ご案内】◯◯に関するセミナーを開催致します

各社ご担当様

平素はご愛顧いただき、誠にありがとうございます。

このたび◯◯に関するセミナーを開催することになりました。
昨今、世界的に注目されている◯◯について、専門家をお招きして、
知っておくべき基礎知識から実践に応用できる技術まで、
ビジネスシーンに役立てていただける構成となっております。

◯◯にご興味のある方、◯◯への知識を深めたいとお考えの方は、
是非ご出席いただければと存じます。

============================
■内容  2015年最新◯◯について【基礎~実践】
■日時  ◯月◯日◯曜日15:00~17:00
■場所  弊社第1会議室
■会費  無料
============================

なお、お手数ではございますが、出欠のご連絡を下記フォームにご入力いただき、
【◯月◯日◯時】迄に本メールの宛先にご返信いただけますようお願い申し上げます。

-----------以下、切り離してご返信ください-----------

◆2015年最新◯◯について【基礎~実践】に
◯出席します    ◯欠席します
◆郵便番号

◆ご住所

◆お電話番号

◆社名及びご所属部署

◆お名前

◆メールアドレス


ご不明な点等ございましたら、◯◯部◯◯までお問い合わせくださいますよう、
宜しくお願い申し上げます。

社外への案内メールの文例:展示会

件名:【ご案内】新作展示会につきまして

お客様各位

平素はご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

このたび弊社では下記の通り新作展示会を開催させていただくことになりました。

今回の新作は、
各メディアで注目されておりますデザイナー◯◯◯◯氏とのコラボレーションもあり、
弊社も自信を持ってご覧いただきたい仕上がりになっております。

ご多用のところ誠に恐れ入りますが、
是非ご来場いただきたくご案内申し上げた次第です。

============================
■内容  2015年秋冬新作展示会
■日時  ◯月◯日◯曜日~◯月◯日◯曜日
11:00~17:30(最終日は16:30まで)
■場所  □□□□
============================

なお、お手数ではございますが、出欠のご連絡を下記フォームにご入力いただき、
【◯月◯日◯時】迄に本メールの宛先にご返信いただけますようお願い申し上げます。

-----------以下、切り離してご返信ください-----------

◆「2015年秋冬新作展示会」に
◯出席します    ◯欠席します

◆郵便番号

◆ご住所

◆お電話番号

◆社名及びご所属部署

◆お名前

◆メールアドレス

◆同行者の人数

ご不明な点等ございましたら、◯◯部◯◯までお問い合わせくださいますよう、
宜しくお願い申し上げます。

社外への案内メールの文例:社外ゴルフコンペ

件名:謝恩ゴルフ大会のご案内
関係各位

平素は大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯◯◯です。
さて、このたび「株式会社◯◯主催謝恩ゴルフコンペ」を開催致します。
皆様お誘い合わせの上ご参加いただけますよう、ご案内をお送り致します。
============================
■開催日   ◯月◯日 ◯曜日
■参加費   20,000円
(プレー代、食事代、コンペ参加費を含みます)
■ゴルフ場  ◯◯カントリークラブ ◯◯県◯◯市◯◯
Http://www.@@@@.com
■アクセス  車でお越しの場合
◯◯道「◯◯I.C.」より約8分
電車でお越しの場合
◯◯線◯◯駅よりタクシーで約10分
■集合時間  7時00分フロント前にて受付開始予定
============================

ご不明な点等ございましたら、◯◯部◯◯までお問い合わせくださいますよう、
宜しくお願い申し上げます。
皆様のご参加を心よりお待ち致しております。

社外への懇親会などの案内メールは親切で丁寧な文面を心がけよう!

社外への案内メールを送る際に役立つ文例を見てきましたが、いかがでしたか?

社外の催し物への参加は、躊躇してしまう人もいるようですが、案内メールの工夫次第で参加率を上げることもできるはず。社外への招待メールの目的はさまざまですが、共通して言えるのは、受け手が分かりやすい内容を心がけるのが大切だという点です。

分かりやすさは参加率の高さにつながります。メールを送る前に電話などで案内メールを送る旨の了承を頂いておくと、さらに丁寧で好感を持たれるでしょう。

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