2016年11月29日(火) 更新

部下を効果的に指導するための3つの方法

部下の指導に悩んでいる上司の実態

部下の指導は上司の大切な責務の一つですが、どうしてもうまくできない、という悩みを持つ方も多いです。指導しなくても部下が伸びるのならばこんなに楽なことはありませんが、そうもいきません。世の上司達は、部下の指導にどんな悩みを抱えているでしょうか。

悩み①:褒めるか、叱るか

褒めて伸びるタイプ、叱ると成長するタイプなど、部下も人それぞれタイプが違います。かといって、部下によって対応を変えると不公平な感が生まれてしまいます。「褒め」中心で部下を指導すべきなのか、「叱り」中心で部下を指導すべきなのか、多くの上司の方が悩んでいるポイントです。

悩み②:コミュニケーションが取れない

部下とのコミュニケーションが取れないというのも、上司の定番の悩みです。上司が部下を育成するためには、上司は部下の仕事について理解しなければなりません。こちらから働きかけなければ報告がない、という状態は好ましくないのです。そういった部下はやる気もなく、育成するための指導・教育も効果が薄くなってしまいがちです。

悩み③:部下に積極性がない

部下に積極性がないというのも、上司が悩むポイントです。自分から成長しようという積極的な部下は指導のしがいもあるというものですが、積極性のない部下にはどんな指導をすべきか難しいところです。まずは部下に積極性を芽生えさせることからはじめるべきかもしれません。

悩み④:同じ失敗を繰り返す

一度指導したにも関わらず、同じ失敗を繰り返されるというのも上司にとっては困りものです。指導している意味がないのではないか、指導の仕方が悪いのだろうか、などと思ってしまいます。同じ失敗を繰り返す部下に対しては、指導の仕方としてあるポイントに気をつけなければなりません。

悩み⑤:指導しても言い訳される

指導を言い訳で返してくる部下も上司の悩みのタネです。せっかくの上司の指導も、部下が聞き耳を持たなければ意味がありませんよね。また、それでは指導をしようというモチベーションすら失われてしまいます。

効果のある部下の指導の仕方とは?

本記事では、上記のような上司の悩みを解決に導く、部下の指導のポイントをご紹介します。しかしその前に、部下を指導するにあたって覚えておきたい心構えがあります。

部下の指導方法は多種多様

部下の指導方法は世の中に非常に多く紹介されていますよね。インターネットでも書籍でも、多種多様なものが提案されています。しかし、それらをすべて実行に移すのは無理というものですし、それでは上司としての指針がブレてしまうかもしれません。まずは、部下の指導の仕方を検討する上で、以下の3点を理解しておきましょう。

心構え①:部下を理解する

部下を指導しようとする前に、その部下を理解することを大事にしましょう。部下が話しているのに遮って叱ったり、自分の価値観を押し付けて叱ったりするのはだめです。仕事について、部下にどれほどの能力があり、どういったプロセスを経てその結果となったのか、その流れを理解してあげてください。

心構え②:覚えやすい指導方法

先述の通り、部下の指導方法は非常に多く紹介されています。そのすべてを暗記して、逐一職場で実践するのは不可能です。ですから、まずは自分にとって覚えやすい指導方法でなければなりません。中途半端な実践は逆効果になることもあります。これは意外に重要なポイントなのです。

心構え③:実践できる指導方法

そして、覚えやすい上で、現場で実践できる指導方法である必要もあります。ときには、とても実行できそうにない荒唐無稽な指導方法が紹介されていることもありますよね。いざ、自分が身につけようとする指導方法を選ぶ際は、自分の環境で実行しやすい指導法であるかどうかを確認しましょう。

部下の指導法7ポイント

それでは、部下の指導法として実践的なものを7つご紹介します。もちろん、上司であるあなたがこれらをすべて取り入れる必要はありません。職場がどんな環境か、指導する部下がどんな性格かによって、覚えやすく、実践しやすい方法をチョイスしてみてください。

指導のポイント①:部下の現状を把握

部下に何かの仕事を任せたとき、その進捗状況をどれくらい把握しているでしょうか。また、部下に指導をしたとき、それを理解したかどうかを確認しているでしょうか。部下が仕事に対してどういう状況にあるか、その現状を把握するのはとても重要なことです。部下に仕事を任せたら、その進捗状況も逐一把握しましょう。部下を指導したら、数日後に理解度を確認してみましょう。指導をしても、理解していなければより大きな問題に発展するかもしれません。

とはいえ、部下とのコミュニケーションが取れないとそれは難しいですよね。部下が自主的に報告してくれればいいですが、それだけ積極的な部下ばかりではありません。そこで、システムとして部下から上司へ報告や相談をする仕組みを作ってしまいましょう。

◆週1でミーティングを行う
◆日報で必ず報告する事項を必要に応じて指示する
◆部下からの「相談箱」をつくる

こういった方法が考えられます。

指導のポイント②:"部下へ"の報・連・相

報告、連絡、相談は職場の基本ですよね。しかし、これは部下から上司に対してだけのものだと思っていませんか?実は、部下の指導を効果的にするためには、上司から部下への報連相もとても大切です。

◆仕事で必要な情報
◆クライアントの反応
◆部長や役員などの言葉

これらを部下に伝えるのも、部下のモチベーションを管理するために有効です。

指導のポイント③:行動で示す

最も説得力のある指導とは、上司の仕事に対する姿勢を部下に見せることです。上司はときに、自分が徹底できていないことであっても、部下を指導する必要がありますよね。仕方がないとはいえ、それでは説得力が薄れてしまいます。
普段の自分の仕事振りを見直すことで、部下を指導する自分の言葉にも説得力が生まれ、部下にも指導が届くようになるでしょう。

指導のポイント④:事実に基づく具体的な声かけ

部下を褒める、叱るなど、様々な声かけをするとき、それらを「事実に基づいた具体的な言葉」にするのは非常に重要です。言い訳の多い部下も、事実に基づいてプロセスや結果を指摘すると、逃げ道がなくなります。

【×】もっと注意して
【○】次は■■で▲▲を踏まえてみて

【×】今回よかったよ
【○】前よりも■■がよくなってる!

このように、具体的な言葉で声をかけましょう。とくに叱るときは注意してください。「だからお前はダメなんだ」「お前には無理かもな」などと、部下のミスではなく部下の人格、部下そのものを叱るのは絶対にNGです。上司である以上、部下を叱るべき場面は必ずありますが、人格攻撃は指導ではなくパワハラです。

指導のポイント⑤:「厳」と「優」のバランス

「叱る」と「褒める」のバランスに悩んでいる方は多いのではないでしょうか。優しい言葉ばかり与えて、厳しい言葉を全く与えないのは教育上好ましくありません。厳しい言葉と優しい言葉の、理想的なバランスとして以下のように言われています。

「優:厳=1:9」

厳しい言葉の割合が多いという印象ですが、これは上司に威厳と信頼性を持たせるためです。威厳を失った上司の部署は必ず崩壊します。上司と部下のパワーバランスをはっきりさせることは教育上、そして組織運営上必須なのです。

指導のポイント⑥:役割を与える

部下を指導するにあたっては、部下に役割を与える方法も有効です。部下の当事者意識を育むことができ、部下のさらなる成長を促せます。この方法で指導をするとき、2つの注意点があります。

◆任せるなら完全に任せる
心配になって、途中で口を出したくなることもあるかもしれませんが、そこはぐっとこらえて部下を信頼しましょう。それによって、部下はより成長します。

◆部下が頼ってきたときのサポートは全力で
逆に部下が質問してくるなど頼ってきたときは、突き放さずサポートしてあげましょう。ただ、あくまでチャレンジするのは部下だということは覚えておいてください。

指導のポイント⑦:問題意識を持たせる

部下の指導は問題点をただ叱責すればよいというわけではありません。指導の狙いは相手に問題意識を持たせることです。自ら考えるように仕向けるのが上司の大切な役割だからです。このとき、上司としてはどのように部下にヒントを与えるかがポイントになります。

◆答えを与える
◆ヒントを与える
◆答えが見つかるであろう情報の探し方を教える
◆現状の部下の考えを褒め、それをさらに掘り下げるよう伝える

これらの選択肢の中から、部下のレベルに応じて判断すると良いでしょう。

悩みのタネとなる部下のタイプ4つ

部下の指導の仕方として、7つのポイントをご紹介しました。しかし、なかなか一筋縄ではいかない部下もいるものです。上司として、指導しにくい部下のタイプとして、以下のような部下が考えられます。
・年上の部下
・異性(女性)の部下
・異性(男性)の部下
・やる気のない部下
このようなタイプの部下を指導するとき、どのような点に注意すべきでしょうか。それぞれの指導の仕方を見ていきましょう。

年上の部下には、業務外で甘える

年上の部下は、叱るのも褒めるのも気を遣うものです。しかし上司として、しっかり指導すべきところは指導しなければなりません。人前で叱るなど相手の尊厳を傷つける指導は避けるべきですが、メリハリは大切にしましょう。
こういった年上の部下との関係を良好に保つには、仕事以外の面で、人生の先輩として甘えることです。家族との関係の悩みや、自分の上司との関係の悩みなどを、業務外で相談してみましょう。そうすることで、年上の部下に可愛がってもらえる上司になれれば、年上の部下ともうまく付き合えます。

異性(女性)の部下には、「貢献」を褒める

男性の上司にとって、女性の部下はどのように指導すべきか悩む相手でしょう。とはいえ、女性だからといって特別扱いはよくありません。やはり、指導すべき点はしっかり指導しましょう。
ただ、女性の部下を指導する場合、その褒め方にちょっとしたコツがあります。部下に声かけする時、具体的な言葉を使うのがいいのはご紹介した通りです。しかし、女性を褒めるときはそれに加えて、人の気持ちを前面に出してその貢献を褒めてあげましょう。

◆○○さん(部下)のおかげで部署が助かったよ
◆□□さん(クライアントなど)がすごく喜んでいたよ

といった褒め方を意識してみてください。

異性(男性)の部下には、人格を尊重する

女性の上司にとっての男性の部下というのも、指導法に悩む相手です。男性は、女性に比べて仕事におけるプライドが高い傾向にあります。ですから男性の部下の場合は、叱るときにちょっとした注意をしてあげましょう。

【NG】
◆人前で叱る
◆大声で叱る
◆行動のミスだけでなく人格を批難する

男性部下に限った話ではありませんが、こういった叱り方はNGです。とくに注意してあげましょう。

やる気のない部下には、成果に喜びを示す

やる気のない部下というのが、指導する上司にとっては一番の悩みどころかもしれません。指導しても響かない相手には、指導そのものが意味を持たないからです。そういった部下には、まずやる気を出してもらう必要があります。そのために有効な方法の一つが、その部下の「成果」に対する喜びを示すというものです。
やる気のない部下でも、割り当てた仕事は最低限こなします。その仕事の成果を個人的に褒めたり、ミーティングなどの場で取り上げて称賛することで、部下は徐々にやる気を出していくでしょう。ここでも重要なのは、あくまで成果という事実に基づいて褒めることです。

部下を理解し、実践しやすい指導法で育成しよう

部下を指導する際の心構えとポイントをご紹介しました。部下育成のための指導法は、実践できるものでなければ意味がありませんし、部下のタイプに応じて選ぶ必要もあります。ご紹介した指導方法の中から、職場の環境や部下のタイプにマッチしたものを選んで、少しずつでもぜひ実践してみてください。

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