2017年09月15日(金) 更新

業務日報・週報で上司に褒められる書き方【例文あり】

日報や週報を送る目的とは?

会社や上司がどういった思いで、新入社員や新人に日報や週報を書かせているのか、その目的がわかれば日報や週報の書き方もわかりますよね。日報や週報を書かせる主な目的として、日々の仕事を「目で見てわかる形にする」という点が挙げられます。目標に対する進捗の報告をしてもらうことで、上司は仕事内容を把握し、次の業務へのアドバイスができます。

新入社員や新人のうちは、目の前の仕事をこなすことに追われてしまい、自分がどんな目標に向かって頑張っているのかを見失いがちです。そうならないためにも、新入社員には日報や週報を書いてもらい、自分が今どこに向かっているのか、目標や目的を再確認させるためにもとても大切なアクションなのです。日報や週報があると週単位で自分の行動の振り返りができるので、自分自身をより客観的にみるのにも役立ちます。

目的は仕事をPDCA化するため

新入社員や新人はまず何よりも仕事のサイクルをいち早く覚えなければなりません。その時に重要になるのがPDCAサイクル。Plan(計画)Do(仕事)Check(ふりかえり)Action(改善)という流れで毎日の仕事を進める意味を理解しなければなりません。 日報や週報を通じてこれらを把握することで、仕事の効率を上げていくという意味があります。先輩社員に早く追いつくためにも、1日ごと1週間ごとの業務内容の振り返りは大切なのです。

日報はコミュニケーション手段でもある

最近では管理職といえどプレイングマネジャーが主流です。上司部下ともに忙しい日々を過ごしている中で、「任せている仕事が滞りなく進んでいるのか」や、「何か悩んでいないか」などの情報を最低限把握するためのコミュニケーション手段であり、場合によっては生命線でもあります。そのため、わかりやすく書くことは勿論のこと、フォーマットになくとも今の悩みや疑問を伝えてくれることは上司としてとても助かります。日報や週報を出す立場の人は「学びの機会」として捉え、悩みや疑問、時には提言などもいれていきましょう!

日報や週報の基本的な書き方は?

新入社員にとっては初めての業務報告になる、日報や週報。日報や週報で何を書いたら良いのかわからなくて書けないという方も多いでしょう。ここで企業によって適切な書き方、さらに日報の書き方をチェックしてみましょう。

その日その週にあなたが行なった業務を報告として書こう

日報や週報で書かなければならないもの、それは日報や週報を書く目的を思い出せばそんなに難しいものではありません。日報や週報では、その日、その週にあなたがした業務は何かを上司に報告します。 また、その業務がどれくらい進んでいるかの進捗も伝えましょう。業務をする中で、不明点や分からない点、業務について感じた忘備録も添えると完璧です。仕事の内容を伝えるにあたり、目的・成果・問題点・課題を伝えることが、日報や週報を上手くまとめるコツです。

デキるビジネスマンがやっている日報や週報の書き方のコツ!

適切な週報の書き方、日報の書き方を続けていけば評価もぐんぐんと上がります。ではここで、日報や週報を書くにあたっての心構えや書き方をご紹介します。

数字や具体的な言葉を使ってわかりやすく書く

日報や週報の心構えをみていきましょう。日報や週報を書く目的である、読んでもらう相手の存在を忘れてはいけません。業務日報を書くのに、簡潔で具体的に書き出してみましょう。

伝えたいことをわかりやすい言葉で書くには、数字や具体的な言葉を入れるとすぐにイメージと直結できるので相手に理解してもらえます。業務報告において難しい言葉を使っても全く意味がありませんので、日報や週報を報告する目的とその意図を忘れずに書き進めるようにしましょう。

見出しをつけて伝わりやすくしよう

日報や週報などビジネス上の報告をわかりやすくする書き方で押さえておきたいポイントは、「見出しをつける」ことです。見出しをつけておけば、伝えるべき目的を見失わずに書き出せますし、伝えたいポイントを絞れるので、たとえ内容が長くなってしまっても相手に伝わりやすい書き方になります。

日報と週報の書き方と例を紹介!

ここで、日報の書き方例と週報の書き方例を紹介します。会社によっては日報や週報のフォーマットがあったり、メールで送信する場合などがあり、これから紹介する例の通り書くわけにはいかないと思いますが、例があれば大体の感覚はつかめると思います。
日報の書き方、週報の書き方例をそれぞれ見てみましょう。

日報の書き方例

日報の例文

【日報】 20☓☓年☓月☓日

1 本日の業務スケジュール
9:00 朝礼
10:00 リニューアルオープンした○○店舗の見学
11:00 ○○店リニューアルオープンのうちわ配布
13:00 うちわ配布についての報告作成
14:00 ○○店の××店長と今後のスケジュールに関して
    ランチミーティング
15:00 総務部△△さんによる、新人向け経理説明会に参加
17:00 ◇◇リーダーさんによる明日の営業同行にてついてのご説明
17:30 日報作成
18:00 退社

2 本日の業務内容
・○○店の店舗見学
新規開店と違いリニューアルオープンだと~
・○○店リニューアルオープンのうちわ配布
以前のチラシと異なり、暑さもあって受け取ってくださる方が~
・新人向け経理説明会参加
これから日常的に申請する経費について締切・申請フローなどを~

週報の書き方例

週報の例文

週次報告書(週間報告書)

○○部 ○○部長

表記につきまして、以下のとおり報告いたします。

○月○日(月)
■チームミーティング
■新卒採用の資料作成

○月○日(火)
■株式会社△△訪問
■株式会社◇◇◇訪問
■××社用の資料作成

○月○日(水)
■××株式会社訪問
■○○用の資料作成

○月○日(木)
■F県へ新卒説明会のため出張
■新卒説明会の準備

○月○日(金)
■F県○○会場において新卒説明会ブースの設営
■会社説明会実施
■4名の個別面談を実施

成果・報告事項

日報や週報を送る意味は仕事をPDCA化するため!効果的な書き方は見出しをつける

日報や週報の書き方、さらに日報・週報を送る際の参考例と定期的に送る意味について紹介してきました。いかがでしたでしょうか。日報や週報を作成するなかで、自分のわからないものが何なのかを知るために自分を振り返るために月報や週報、日報とは存在します。なので、後々に自分が読んでもわかりやすいような、読み手を意識した書き方をしましょう。

どうすれば会社や上司に求められているレベルの報告が出来るのか、など日報の書き方、週報の書き方例を参考によりよいものを作ってください。日報や週報の適切な書き方をおさえて同期を一歩リードしましょう。

人気の転職サイト特集

  1. doda合格診断:あの人気企業に転職できるかも?あなたの合格可能性を3ステップで簡単診断

    2018年度最新版の転職人気企業上位300社への合格可能性を診断!転職市場におけるあなたの実力が簡単に分かります。

  2. ハタラクティブ:内定率は80%以上!20代(第二新卒・既卒)や未経験業界への転職に強い

    内定率は業界トップクラスの80%!カウンセリング実績6万人以上から得られたノウハウをもとに、20代・第二新卒ならではの悩みや不安を解決してくれます。

  3. リクルートエージェント:求人数&転職成功実績No.1!登録必須の転職サイト

    業界最大級の規模を誇り、求人数と転職成功実績でNo.1を獲得しているため、多くの転職者に選ばれ続けています!非公開求人が約90%を占めているのも魅力的です。

関連コラム