2017年06月26日(月) 更新

退職するときに取引先や社内へ送る挨拶メールの例文と注意点

取引先へ退職メールを送る際の注意点と例文

退職が決まったら、なによりもまず、取引先に退職の報告をしなければいけません。できれば取引先に直接出向き、退職の挨拶と報告をした方がいいのですが、退職直前の連絡になると取引先にも迷惑がかかってしまう可能性があります。

そこで、まずは形に残るメールを取引先に送り、そのレスポンスにそってその後の対応を決めるのが良いでしょう。退職が決まったときに、取引先に直接出向くのが難しい場合も同様に、早目にメールか電話で退職を伝えるのが大切です。

退職の挨拶メールを取引先に送るときはテンプレ通りではなく「一手間」加える

取引先へ送る退職の挨拶メールは、社交辞令なものですから、基本的には例文やテンプレを使いまわしても構いません。しかし、それでは社会人として少しもの寂しいですよね。それに、例えば同じ業種に転職する際などは、いつどこでまた繋がりができるか分かりません。

ですので、特に親しかったかどうかに関係なく、取引先の方には、印象に残っている思い出話や仕事のエピソードなども書き加えるように注意しましょう。それだけで、一通一通心を込めてメールを作成したと思ってもらえますし、あなたの印象もグッと良くなります。わずかな一手間だけなので、是非実践してください。

繰り返しになりますが、退職しても別の機会に取引先の方に、またお世話になる可能性はゼロではありません。退職間際となると忙しいかもしれませんが、退職する際の挨拶メールは、必ず例文に一手間加えて送信するようにしましょう。

退職のメールを送るときは「後任の名前と連絡先」の記載も忘れずに

取引先に退職の挨拶メールを送る際は、後任者の名前と連絡先も書いておくのも忘れてはなりません。また、あまりに長くなりすぎるのも、受信側にとっては読むだけで負担になってしまうので、退職メールは丁寧かつ長すぎなくならないようにするのも、同じく覚えておきたい注意点です。

例文(テンプレ):取引先へ送る退職の挨拶メール

取引先へ送る退職の挨拶メール

株式会社 ○○
佐藤様

いつも大変お世話になっております。
株式会社××の山本です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により4月1日を持ちまして、
退職することになりました。

佐藤様には普段からお力添えをいただき心より感謝しております。あらためてお礼を申し上げます。
大変苦しい時間でしたが、乗り越えられたのもひとえに○○様のお蔭です。
本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでの
ご連絡となり申し訳ございません。

なお、今後の業務に関しましては、○○が担当させていただきます。
あらためて本人よりご連絡をさせていただきますので、
今後とも○○をよろしくお願い申し上げます。

最後になりましたが、○○様のますますのご活躍を心からお祈り申し上げ、ご挨拶とさせていただきます。
これまで本当にありがとうございました。

企画営業部 山本

社内へ退職メールを送る際の注意点と例文

社内に向けて送る退職の挨拶メールは、取引先に向けた退職メールに比べると、注意すべき点はごくごく基本的なものになります。
もちろん、部署が違う社内の方とのやりとりなどでは、社内に向けたものとはいえ、しっかりとした退職メールを送らなければなりません。しかし、退職理由によってールの内容を変えるなど、意味が通じるものであれば、問題ないのです。
では、社内向けに送る退職のメールの細かな注意点と、例文をみていきましょう。

退職のメールを社内宛てで出す際に注意すべき4つの点とは

直属の上司や親しい同僚に対しては、本来は個別に退職の挨拶をするべきでしょう。とはいえ、、大きな企業や大きな部署に所属している場合、全ての人に会いに行くのも難しいので、メール一通で退職の挨拶を済ませることも多いのが現実。その退職メールを送る際に、気をつけるべきなのは以下の4点です。

■退職理由は結婚や定年退職の場合は素直に述べ、転職の場合は触れなくてOK
■無意味な謝罪文は盛り込まない(あの時は申し訳ありませんでした〜など)
■今までお世話になった旨を丁寧に述べ、感謝の意を表する
■件名は簡潔に記す

この点を盛り込んで、社内に向けた退職メールの例文(テンプレ)をいくつか紹介していきます。

例文(テンプレ)①自己都合退職の際に送る社内メール

自己都合退職の際に送る社内メール

○○部の皆様へ

お疲れ様です。××部の○○です。

早速ですが、このたび一身上の都合により株式会社△△を退職することになりました。
在職中はひとかたならぬお世話になり、本当にありがとうございました。
いつも無理なご相談ばかり持ち掛け、それに対応していただいたことに心よりお礼申し上げます。

本来であれば、お伺いしご挨拶すべきところですが、メールにて失礼申し上げます。

最後になりましたが、皆様のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。

例文(テンプレ)②独立退職の際の社内メール

独立退職の際の社内メール

各位

お疲れ様です。○○部の○○です。

しばらくの間、○○の理由で休職していましたが、
このたび、株式会社□□を退職する事になりました。
これからは、体調と相談しながら、 フリーランスで働いていくつもりです。

これまでずっとお世話になった皆様に、泣けるエピソードや
感謝のメッセージを書こうと思ったのですが、
また一緒に仕事をする機会があると思いますので、控えさせていただきます。
仕事にも恵まれ、皆さんという人に恵まれ、とても忙しかったですが、楽しい毎日を過ごせました。
一緒にいろんなトラブルを乗り越えたり、いつも笑顔で声をかけてくれた、 みなさんのおかげです。

本当に、今までありがとうございました。
そして、これからもよろしくお願いします。

例文(テンプレ)③リストラによる退職の際の社内メール

リストラによる退職の際の社内メール例文

○○部の皆様へ

お疲れ様です。
すでにご存知とは思いますが、あらためてご報告させていただきます。
私、○○は3月末日を持ちまして××株式会社を退社することになりました。

月日の流れるのは早いものであっと言う間に○年経ちました。
まだ心の整理がつききらないところもありますが、思い返せば楽しかったです。皆さんと仕事ができた事に感謝します。

こんな辞め方になってしまったのは私の不甲斐なさと心に留め置き
今後より努力して参ります。
本当にありがとうございました。

退職の際は例文を参考にマナーを弁えたメールを取引先・社内に送信する!

今回は、退職するときに取引先や社内へ送る挨拶メールの例文と注意点についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?
退職する際はメールではなく、もちろんできる限り取引先でも社内でも口頭で伝えるのが社会人としてビジネスマナーを弁えた行動でしょう。しかし、時間もかかるため、難しい場合は今回の退職メールの例文(テンプレ)を参考に、しっかりとマナーを守った退職の挨拶を忘れずに行ってください。

あなたがビジネスで築いてきた人間関係は、今後の仕事にも繋がる可能性は大いにあります。退職の一つにとっても、あなたの今後に及ぼす影響は少なくない、と覚えておきましょう。

退職の挨拶メールやその返信に悩んだら!

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