2016年11月29日(火) 更新

担当変更を知らせるメールの書き方と例文

担当変更の基本となるメール例文

ではまずは、基本的な担当変更を知らせるメールの例文をみていきましょう。担当を変更する理由を明らかにしたくないときなどに使える担当変更のメールとなっています。

担当者が変更になったどんなときでも使用できる基本のメール例文

件名:担当者交代のご挨拶

○○○株式会社 ○○部
○○○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○○○です。

この度、担当業務の改編に伴い、4月1日より御社の担当者をさせていただくことになり、ご連絡差し上げました。
私に代わりまして、同じ課の○○○○が新たに貴社を担当させていただきます。
近日中に、○○と共に、ご挨拶にお伺いしたいと存じます。

私は同じ課で別の業務を担当することとなりました。
今まで○○様には大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。

今後も変わらぬご指導のほど、なにとぞよろしくお願い申し上げます。

取り急ぎ、メールにて失礼いたします。

署名

異動や退職で担当が変更する場合のメール例文

異動や退職で担当が変更する場合、メールの中で後任が誰になるのかをしっかり伝えるというポイントを押さえましょう。
なお、自分の異動先や退職後の進路については触れる必要はありません。

人事異動に伴い担当が変更する場合のメール例文

件名:担当者交代のご挨拶

○○○株式会社 ○○部
○○○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○○○です。

さて、このたび人事異動に伴い、4月1日より貴社の担当を外れることとなりました。
4月1日からは弊社○○が新たに担当させていただきます。
近々、後任の○○と共にご挨拶にお伺いしますが、とりいそぎメールにてお知らせ申し上げます。

○○様には永きにわたり公私共々格別のご厚情を賜り、深く感謝いたしております。
担当者変更に伴いまして、○○様にご迷惑をおかけすることのないよう、十分配慮いたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

署名

退職に伴い担当が変更する場合のメール例文

件名:退職と担当者変更のご挨拶

○○○株式会社 ○○部
○○○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○○○です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により3月31日を持ちまして、○○を退職することになりました。

○○様には何かとお力添えをいただき心より感謝しております。
ここにあらためてお礼を申し上げます。

尚、4月1日よりの業務に関しましては、○○が担当させていただくこととなりました。
近々お伺いさせていただき、退職のご挨拶とともに後任の紹介をさせていただければと存じます。

取り急ぎメールでのご連絡失礼いたします。
今後とも何卒よろしくお願い申しあげます。

署名

担当が変更になった時に送るメールのポイント

異動や退職の場合はもちろんですが、社内の案件管理の関係等で担当者が変更になる場合もありますよね。どの場合でも、「いつ」担当が変更するのか、新しい担当者は「誰に」なるのか、いままでと「変わらない対応」ができるという基本の情報を担当者変更を知らせるメールには必ず入れるようにしましょう。
慣れ親しんだ担当が変わるということは、相手にとって不安なことです。その不安を取り除き、変わらず取引を続けられるよう安心してもらえるよう努めましょう。

担当者が変更した場合、メールの挨拶だけでは済まさない!

担当変更となる場合、どうしても伺うことができない遠方の相手を除き、メールでの連絡だけで済ませるのではなく、今まで担当した人とその後任者で直接担当変更の挨拶に行きましょう。直接顔を合わせながら今までの担当から後任を紹介してもらえると、それだけで相手は安心感を得ます。
今までのお礼と後任への引継ぎをしっかりしているという旨を直接きちんと伝えることも重要です。

異動や退職で担当変更する際は例文を参考に心を込めたメールを作ろう

異動や退職などで担当者が変更するときのメール例文とポイントを紹介してきましたがいかがでしたでしょうか。担当変更をメールでお知らせする場合は、必ず相手が不安にならないように、後任者の名前や部署をはっきり記入するようにしましょう。今までお世話になった感謝の気持ちを込めて書けば、最後まで相手からの評価が下がりません。テンプレを参考にしてお客様に失礼のないメールをしてくださいね。

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