2016年11月29日(火) 更新

忘年会の案内メールに使える魅力的な文例集【社外・社内編】

【基本】忘年会の案内メールを書くために

忘年会の案内メールを書く場合、
どこをどう注意して書いていったらいいのでしょう?
必要事項のみにした方がいいのか?それこそ、参加したくなるような軽いテイストにした方がいいのか?
いざ書いてみようと思った時、ふと疑問に考えてしまうこともあるでしょう。まずは、書くべきこと、気を付けるべきことに注意し、基本的なことから学んでいきましょう。

気遣いある一言がお誘いの基本!

当たり前のことではありますが、参加を強要したり、都合を押し付けたり……
というのは、社内・社外ともにやはり好ましくはないですね。誘っているのはこちらなのですから、「お時間がありましたらぜひ」「もしも興味がおありでしたら」などの、気遣いある一言を忘れないようにしましょう。
また、日時や場所をわかりやすく記載しておくことも必須ですよ。

【社内宛】送る忘年会の案内メールの文例

社内に送る場合、どのような内容のメールが適切でしょうか?
親しい小さな範囲……例えば部署内だけに送るのであれば、簡潔かつ親しみに溢れた文面でも構わないでしょう。
ですが、距離の近い社内報とはいえ、やはりこちらもビジネスとしての一環。書き方の要点くらいは覚えておくべきかと思います。
そこで、参考までに例文を用意させていただきました。

送る忘年会の案内メールの文例①

おつかれさまです。忘年会幹事(事務局)の○○です。
さて、今年も残すところあとわずかとなりました。
来る12月○日に、毎年恒例の忘年会を下記の通り計画しております。
今回も例年に負けない楽しい企画を用意しておりますので、皆様ぜひともお誘いあわせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。

開催日時: XXXX年12月X日 開始 ●●:●● 受付開始●:● 
会場名: ○○○○
会場住所: 東京都○○○
交通: △△線 ●●駅 徒歩3分(駐車場はございませんので電車をご利用下さい)
会場TEL: 03-5555-XXXX
会場URL: http://www.xxxxx.xx
会費: 管理職8,000円 管理職以外5,000円
会費徴収: 幹事の○○が出席者の方々へ集金に伺います。
出欠確認: 12月X日までにこちらのメールに返信いただくか○○に直接お伝え下さい。

送る忘年会の案内メールの文例②

拝啓

ますます御清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、今年も残り少なくなってまいりました。
社内では、恒例の忘年会を下記のとおり開きたいと存じます。
この一年を振り返り、新年度への新たな飛躍の糧と致したく、皆様と楽しい一夕を共に致したく存じます。
御多忙中誠に恐縮に存じますが、万障お繰り合わせの上御出席下さいますようお願い申し上げます。

敬具

日時 ●●月●●日△曜日
場所 △△△△
会費 ●●●●円 

なお、準備の都合上、△月△日までに同封のはがきにて△△まで御出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。

連絡先 担当△△  内線△△△

以上

要点を絞って、シンプルに記載するのがポイント

要点を絞って、シンプルに記載する。気を付けるべきことはこの一点でしょう。これからの時季でもある忘年会のシーズンは、恐らく多忙な方もいるはずです。あまり軽すぎる文面で、相手を怒らせてしまうようなことは避けましょう。
障りなく対応してもらうため、ねぎらいの一言を入れておくのがベストです。

【社外宛】忘年会の案内メールの文例

『どう書いたらいいのか?』という点において、社外に宛てたメールの作成は、より気を遣って文面を構成していかなければなりません。まず注意すべきなのは、マナーある文章でお誘いしなければならないということ。

日頃の感謝を伝えつつ、忘年会に気持ちよく来ていただくには、どのような内容にするべきでしょうか。こちらも例文を用意しましたので、ぜひ参考にしていただければと思います。

【社外宛】忘年会の案内メールの文例

拝啓 歳末の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご厚情を賜り、ありがたくお礼申し上げます。
弊社が大過なくこの一年を推移する事ができましたのは、ひとえに皆様のご指導とご助力のお陰と存じ、改めて深謝申し上げます。
つきましては、日ごろからお世話になっている皆様方をお招きし、ささやかながらではございますが、弊社主催の忘年会を下記により開催いたしますので、ご多忙な時期で誠に恐縮に存じますが、なにとぞご出席くださいますようお願い申し上げます。

敬具    

平成○○年○○月○○日

株式会社○○○○        

○○○○  

日時 : ○○月○○日(金)午後△△時~△△時△△分
場所 : △△ホテル 『△△』3階
(JR○○駅東口)
※出欠のご返信を○○月○○日までにお願いいたします。

返信用のフォーマットを用意しておくのも気遣いのひとつ

株式会社ΟООΟ 御中

平成Ο年Ο月Ο日
株式会社ΟООΟ
ΟО支店長 ΟООΟ

忘年会のご案内

拝啓 歳末の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
今年一年、弊社に対しまして多大なるご支援を賜り、心よりお礼申し上げます。
つきましては、今年最後の会議終了後に貴社の皆様方とこの一年を振り返えらせていただきたく、忘年会を催すことと相成りました。
年末も余すところ少なくなり、ご多忙中とは存じますが、奮ってご出席いただけますようお願い申し上げます 。
準備の都合がございますので、貴社よりのご出席をΟ月Ο日(Ο)迄に取りまとめて、FAXにてご返信/担当○○まで(000-000-0000)ご連絡いただき、後日ご出席いただけなくなった場合は、恐れ入りますが、幹事○○までその旨ご連絡いただけますようお願いいたします 。

敬 具

日 時 : ○月○日(○曜日) 午後ΟΟ時~
場 所 :   ホテル ○○の間
電話番号:   00(0000)0000
(会場は、別紙の案内図をご参照ください。)

(会 費 :  0000円 )
担 当 営業部 ΟО ОΟ
電話 000-000-000 / FAX 000-000-000

ご 出 席        ご 欠 席

貴  社  名    :[               ]
出席者のお名前  :[               ]

会費徴収に悩む!!忘年会案内メールの作成ポイントと文例を参考にしよう

今回、会費徴収に悩む!!忘年会案内メールの作成ポイントと文例と題して、例文をいくつか用意してみましたが、いかがでしたでしょうか?

ここでのお話は、最低限認識しておくべき『おさらい』として活用していただけたらと思います。

基本的には、常識の範囲内で失礼のないような案内の内容であれば、何も問題はないようです。
気を付けるべきは”社外に送る際”の内容ですね。
忘年会は、どうしても多忙な時季と重なってしまいます。
忙しい時に「なんだこのふざけたメールは?」なんて思われてしまわないよう、
十分に気を遣ったご案内にすることをお勧めします。

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