2017年07月06日(木) 更新

新年会の案内メールの完璧な書き方と例文【社外・社内別】

新年会の案内メールを作成する際の要点

みなさんは、ビジネスメールを完璧にできていますか?まずは新年会の案内メールを送る前に、ビジネスメールの要点を確認しておきましょう。ビジネスメールをしっかり守れていない状態で、新年会の案内メールを送ってしまうと当然ながら相手に対して失礼となっていまいます。
ビジネスメールの要点を守った、簡潔で分かりやすく、また相手の都合のことも考えながら新年会の案内メールを送れるようにしっかりとビジネスメールの要点を確認しておきましょうね。

件名は簡潔かつ概要がわかるように記載

ビジネスメールの要点をおさえるには、まずはこの件名の作成をしっかりとマスターしましょう。ビジネスメールらしく簡潔に用件がわかるように記載するのがポイントです。下記に例をあげてみます。

▪︎平成○○年度新年会のご案内
▪︎○○部新年会のご案内

いつにどのような飲み会が行われるのかという要点がしっかりとおさえられていて、ビジネスメールとしても適切です。

迷惑メールと疑われるような表現は避ける

冷静に考えると、ビジネスメールのマナーとしてふさわしくないのはわかりますが、以外とできていない人が多いので要点の1つとして今回紹介させていただきます。下記のように、件名で迷惑メールと疑われてしまうような紛らわしい内容の表現は避けるようにしましょう。

▪︎お世話になっております
▪︎よろしくお願いします
▪︎(no subject)

ビジネスメールのマナーとしては前述で要点の1つとして紹介した、簡潔かつ概要がわかる書き方です。

日時・場所・会場の地図を記載する

ビジネスメールの要点3つめです。こちらも社会人であれば新年会だけに限らず、必ずビジネスメールとして守っていなければいけません。新年会の案内メールの内容に、新年会を行う日時・場所、そして可能であれば、新年会を行う会場の地図をURLで記載しましょう。

署名機能を活用して文末に差出人の連絡先を

みなさんは、メール機能の署名機能についてご存知ですか?署名機能とは送信するメールの文末に、メールの差出人の連絡先やメールアドレスといった情報を明記できるものとなります。下記に例を紹介します。

例)
幹事:経理部 井上 (内線0000) E-mail:●●@.COM

機種に依存する文字は使わない

続いてのビジネスメールのマナーです。以外と知らないという人が多いですので要点として紹介します。新年会の案内メールの限らず、ビジネスメールのマナーとして、機種に依存する文字は使わないことになっています。機種依存文字は、一部の文字が文字化けします。
例えば○で囲んだ数字や、ローマ数字、単位、記号などです。また、携帯電話とパソコン間のメールのやりとりの場合は、絵文字も文字化けします。ビジネスメールの要点としてしっかり覚えておいてください。

新年会の案内メールはいつ送ればいい?

ここまで、要点をまとめてビジネスメールの基本を紹介してきました。続いては、新年会の案内メールを送る時期についての紹介です。みなさんは、新年会の案内メールを送る時期はいつ頃が適切と思いますか?

新年会の案内メールを送る時期の目安は12月上旬

一般的には、新年会の案内メールは年内に送ります。理由は、特に年末年始の繁忙期であり、幹事は会場を確保するためにも早めに予約をしなくてはならないからです。
また、参加者側も年末年始の時期は何かと忙しく、予定を早めにたてたいものです。新年会の案内メールを送る際には、できるだけ12月上旬までにはビジネスメールのマナーを守った上で送るようにしましょう。

新年会の案内メールを社内に送る場合の例文

新年会の案内メールを社内に送るときには必要な情報を分かり易く伝えることが重要です。文章が長くなり過ぎないように、適当な長さのところで改行を入れる書式にすると読みやすくなります。本文で一言二言、新年会に興味を引くような文章を添えましょう。

件名:○○部新年会のご案内
本文:
高橋です。
毎日お仕事お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、恒例の新年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事は高橋が行いますのでよろしくお願いします。

厳しい年ではありますが、今年1年を実りある年とすべく、新年のスタートとしておおいに英気を養いましょう。
ふるってのご参加をお待ちしています。

なお、準備の都合上、1月7日までに出欠のお返事をお願いします。

1.日時 1月11日 月曜日 午後19時より

2.場所 六本木 「ほろ酔い太郎」
(××通り ヨイスギビル B2)
電話 0XX-12X-4141
「ほろ酔い太郎」 のHP(http://xxxx.xxxx.xx)

3.会費 4,000円
会費は当日集めさせていただきます。
よろしくお願いいたします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに○をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前 ]

以上

システム部 高橋(内線2424)
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 :090-xxxx-xxxx

新年会の案内は社内外問わずビジネスメールの要点をおさえて送るのが大事

新年会の案内メールを送る時には、社内外問わずビジネスメールのマナーをしっかりと守るのが必須です。そのためにビジネスメールの要点も紹介しました。また、新年会の案内メールの例文も紹介しましたが、そのままコピーをしてすぐに送ってしまうのではなく、しっかりとメールの送り先に間違いはないかなど確認をしてから送るようにしましょうね。

人気の転職サイト特集

  1. doda合格診断:あの人気企業に転職できるかも?あなたの合格可能性を3ステップで簡単診断

    2018年度最新版の転職人気企業上位300社への合格可能性を診断!転職市場におけるあなたの実力が簡単に分かります。

  2. ハタラクティブ:内定率は80%以上!20代(第二新卒・既卒)や未経験業界への転職に強い

    内定率は業界トップクラスの80%!カウンセリング実績6万人以上から得られたノウハウをもとに、20代・第二新卒ならではの悩みや不安を解決してくれます。

  3. リクルートエージェント:求人数&転職成功実績No.1!登録必須の転職サイト

    業界最大級の規模を誇り、求人数と転職成功実績でNo.1を獲得しているため、多くの転職者に選ばれ続けています!非公開求人が約90%を占めているのも魅力的です。

関連コラム