2016年11月29日(火) 更新

久しぶりの相手に送るビジネスメールの正しい書き方と文例

書き方①:件名の欄には用件・氏名・社名

久しぶりの相手にビジネスメールを送るときには、まず、件名に用件と自分の氏名・社名を入れましょう。久しぶりでも先方がすぐに「ああ、あの人か」と分かるようにするためです。
件名は「お久しぶりです。」でもかまいませんが、依頼内容や取引内容(たとえば「アンケート集計の依頼」)にするのが、ビジネスメールの書き方です。ですので、久しぶりの相手にビジネスメールを送るときには、件名は「用件+自分の氏名・社名」とした書き方にしましょう。

アドレスが変わった場合にもこの書き方は有効

特に、連絡をとらない間に、メールアドレスが変わった場合には件名に必ず自分の氏名を入れましょう。ビジネスメールでは、知らないメールアドレスから届いたメールはスパムメールとみなされ、開けることなくゴミ箱に移されることも多々あります。

書き方②:書き出しに挨拶文を入れた後に名乗る

久しぶりの相手にビジネスメールを送るときのメールの本文は、「お久しぶりです。」や「ご無沙汰しております。」などの挨拶から始める書き方をしましょう。それに続いて名乗ります。件名で自分の氏名を書いた場合も、本文ではもう一度名乗らなければなりません。
このとき、以前と部署や役職が変わっているときには、そのことにも軽く触れておきましょう。メールアドレスが変わったときには、そのことも忘れずに伝え、相手に登録し直してもらいます。

挨拶の書き出し例

では、久しぶりの相手にビジネスメールを送るときに、覚えておくと便利な書きだしの書き方を紹介します。

・お久しぶりです。
・ご無沙汰しております。
・ご無沙汰してしまい、失礼いたしました。
・ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
・ご無沙汰しておりますが、お変わりなくお過ごしのことと存じます。

書き方③:メールの締め方で好印象を

締めの挨拶では、久しぶりに一緒に仕事をするということなので、「今後ともよろしくお願いいたします。」というように「お願い」の気持ちを強調しておきましょう。良い印象を持ってもらう為にこういった書き方をすることは大切です。

久しぶりの連絡に加えて顔が見えないからこそ丁寧な言葉を!

取引先など社外の人に久しぶりのビジネスメールを送るときには、上記に挙げた書き方含め、内容にも注意しましょう。顔が見えない久しぶりのビジネスメールだからこそ細かいところに配慮しなくてはなりません。

久しぶりの相手にメールする際には「どこで会ったのか」を明記しよう

受け手からすると、社名と名前がわかっても、どこで会って、どのような話をしたのかをなかなか思い出せない場合も多くあります。そのため、「●●のセミナーでお会いした・・・」という風に会ったときを特定できる情報を挿入したり、「●●のセミナーで●●についてのご相談を差し上げた・・・」という風にそのときの会話や状況を思い出せる情報を挿入したりすることで、受け手からすぐに自分のことを思い出してもらいやすくなります。またそれにより、前回話していた内容などを想起してもらうことができ、久しぶりに連絡した際にも話がスムーズに進むこともあります。

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