2017年07月06日(木) 更新

謝罪の誠意が伝わるお詫びメールの鉄板フレーズと例文10選【状況別】

お詫びのメールで誠意を示すには?

お詫びのメールを送る場合は、必要なポイントをおさえることで誠意を示しましょう。自己流のお詫びメールを送ってしまうと、相手に誠意が伝わらずに逆効果になってしまう可能性があります。お詫びメールのポイントは、以下のとおりです。

お詫びメールのポイント

  • 問題の経緯を説明する
  • 言い訳をしない
  • 反省と改善策を盛り込む

口頭で謝罪した後にメールをするのが正しい流れ

お詫びメールを送る場合、先に口頭で謝罪をしておく必要があります。お詫びメールだけだと誠意が感じられず、簡単に済ませようとしていると思われる可能性があるのです。直接または電話で謝罪をしてから、改めてメールを送るようにしましょう。
また、問題が発生してから謝罪するまでの間が空かないようにすることが大切です。早めの謝罪が、相手からの信頼を回復させるカギとなります。お詫びメールについても、迅速・丁寧におこなうようにしましょう。

お詫びメールのフレーズと文例をおさえよう!

お詫びのメールを送る際に、誠意を伝えるのに効果的なフレーズと実際の文例を紹介していきます。メールの書き方一つで、印象が大きく変わってしまうので、ビジネスマナーをしっかりと確認していきましょう。うまく対応すれば、逆に評価を高められるかもしれません。

ビジネスメールで使えるお決まりフレーズ・常套句・言い回しとは

この記事では、ビジネスメールで使えるお詫びのフレーズと文例に関して紹介していきます。まずは、お詫びメールのお決まりのフレーズ・常套句・言い回しから押さえておきましょう。同じ意味でも、複数の表現方法を覚えておくと、TOPに応じた使い方ができて反省・謝罪を伝えるのにとても便利です。

謝罪の意思を表すお詫びのメール鉄板フレーズ

謝罪の鉄板フレーズ

  • 申し訳ありませんでした→度重なる失礼、本当に申し訳ございませんでした。
  • 多大なご迷惑をおかけして、心から申し訳なく存じます。→この度は、多大なご迷惑をおかけして、心から申し訳なく、深くお詫びいたします。
  • すみませんでした。→お返事が遅れてすみませんでした。
  • 失礼いたしました。→お約束していましたのに急用で不在をし、大変失礼いたしました。
  • お詫び申し上げます。→皆様には大変ご迷惑おかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
  • お詫びの申し上げようもございません。→再度のミスを犯し、お詫びの申し上げようもございません。
  • 謝罪いたします。→誤解を与えたようでしたら、謝罪いたします。
  • 陳謝いたします。→今回の件を厳粛に受け止め、陳謝いたします。
  • 幾重にもお詫び申し上げます。→ご配慮を無にしましたこと、幾重にもお詫び申し上げます。

反省の意思を表すお詫びのメール鉄板フレーズ

反省の鉄板フレーズ

  • 反省いたしております。→不注意であったと、反省いたしております。
  • 深く反省しております。→単純ミスから生じたものとはいえ、確実な作業を心がけていれば起き得なかったことと存じ、深く反省しております。
  • 猛省しております。→私の不徳のいたすところと、猛省しております。
  • 遺憾に存じます。→このたびの不祥事、たいへん遺憾に存じます。
  • 肝に銘じます。→ご指摘いただきありがとうございます。肝に銘じておきます。
  • 以後、気をつけます。→このようなことを繰り返さないように、以後、気をつけます。

謝罪のお詫びメールで使える文例10選

ビジネスメールでのお詫びのポイントは、反省・謝罪です。申し訳なく思っていると言うことを伝えるだけではなく、相手に手間をかけてしまうことについてもきちんとお詫びを申し上げ、反省・謝罪の気持ちを伝えましょう。

お詫びのメール文例①社外に誤送信した場合

社外に誤送信した場合の例文

  • 【件名】誤送信のお詫び
  • 【本文】
  • 株式会社○○○○
  • ○○様
  • いつもお世話になっております。
  • 突然ですが、○月○日、件名「○○○」のメールは
  • 間違って送信してしまったものです。
  • 混乱させてしまったことと思います。申し訳ありません。
  • お手数ですが、削除してくださいますよう、
  • お願いいたします。
  • 今後は充分注意いたしますので、お許しください。

情報流出への反省と、相手を混乱させてしまったことへの謝罪の気持ちが伝わる文章にしましょう。相手に作業をさせてしまう点も踏まえ、丁寧に謝るべきです。

お詫びのメール文例②納品が遅れた場合

納品が遅れた場合の例文

  • 【件名】納品遅れのお詫び
  • 【本文】
  • 株式会社○○○○
  • ○○様
  • 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
  • ○月○日にご注文いただいた商品○○の納期が遅れ、
  • まことに申し訳ございません。
  • 当方の手違いで、ご迷惑をおかけしております。
  • 遅くなりましたが、本日お詫びかたがた、
  • ご注文の品をお届けいたします。
  • 今後このようなことがないよう、充分に留意いたしますので、
  • なにとぞご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

お詫びのメール文例③スケジュール変更の場合

スケジュール変更の例文

  • 【件名】打ち合わせ日、変更のお願い
  • 【本文】
  • 株式会社○○○○
  • ○○様
  • いつもお世話になっております。
  • 先日お願いした打ち合わせの件ですが、
  • ○月○日(○)○時を○日(○)に変更して
  • いただけないでしょうか。時間に変更はございません。
  • ご都合が悪いようでしたら、あらためて
  • 日時をご指定いただけますでしょうか。
  • ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

こちらからスケジュールの変更を申し出る際は、きちんと日程を明記しましょう。相手の都合を踏まえて行動できるよう、代替え日を指定できるような文章にしてください。

謝罪メールの文例④商品を誤発送した場合

スケジュール変更の例文

  • 【件名】商品の誤発送へのお詫び
  • 【本文】
  • 株式会社○○○○
  • ○○様
  • この度は、当店にてご注文いただきました
  • 「○○○○」と異なる商品を発送してしまいました。
  • 多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと、
  • 謹んで深くお詫び申し上げます。
  • すぐにご注文いただいた商品を発送いたしますので、
  • お手数ですが、○○様のご都合の良い時間帯をお教えくださいませ。
  • 確認が取れ次第、折り返し確認のメールをお送りいたします。
  • 今回誤発送いたしました商品は、大変お手数ではございますが、
  • 送料着払いにて弊社までご返送くださいませ。
  • 重ねてお手数をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
  • 今後はこのような不手際がないよう、
  • 再発防止に向けて社員一同で取り組んで参ります。
  • どうか、変わらぬお引き立てのほど、
  • よろしくお熊い申し上げます。
  • ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

顧客は予定に合わせて商品を注文しているので、そのスケジュールを壊してしまった謝罪は誠心誠意行いましょう。

謝罪メールの文例⑤商品を確保できずキャンセルする場合

商品を確保できずキャンセルする際の例文

  • 【件名】商品の欠品によるキャンセルの連絡とお詫び
  • 【本文】
  • ○○様
  • この度は、ご注文いただき誠にありがとうございます。
  • ご注文をいただきました商品の在庫を確認したところ、
  • 在庫がないことが判明いたしました。
  • メーカーにも在庫がなく今後の入荷も未定のため、
  • 大変に申し訳ございませんが、ご注文をお受けすることができません。
  • 心よりお詫びを申し上げます。
  • この度のご注文に関しましては、誠に勝手ながら
  • キャンセル処理とさせていただききます。
  • 今後は再発防止に向けて、在庫管理を徹底して参りますので、
  • 引き続きお引き立ていただけますよう、よろしくお願い申し上げます。

商品の在庫を切らしているのに、カート上では在庫ありになっていた場合です。顧客の期待を裏切ってしまった点を踏まえ、きちんと謝罪しましょう。必ず再発防止を誓ってください。

謝罪メールの文例⑥不良品対応の場合

不良品対応の場合の例文

  • 【件名】不良品送付のお詫び
  • 【本文】
  • ○○様
  • この度は、お買い上げの○○に商品不良がありましたことを
  • 心よりお詫び申し上げます。
  • 早速、交換用の良品を発送させていただきます。
  • お手元にある商品に関しましては、お手数ですがご返送をお願いいたします。
  • また、返品をご希望される場合は、着払いにて商品をご返送ください。
  • 以上、不良品にてご迷惑をお掛けした上に、お手数をお掛けいたしますこと
  • 重ねてお詫び申し上げます。
  • ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

不良品を受け取ったほうはブルーな気持ちになるので、そのケアを忘れない文章にしてください。商品の返送をお願いする際は、申し訳ない気持ちが伝わるようにしましょう。

謝罪メールの文例⑦メールの返信が遅れた場合

メールの返信が遅れた場合の例文

  • 【件名】○○の件につきまして
  • 【本文】
  • 株式会社○○○○
  • ○○様
  • いつもお世話になっております。
  • メールへの返信が遅くなってしまい、大変失礼いたしました。
  • 多忙につき返信が遅れてしまいました。
  • 申し訳ありません。
  • 必要なデータは至急お送りいたしますので、ご確認を願いいたします。
  • ご返事の遅れましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

取引先からのメールに気づくのが遅れてしまった場合は、発覚次第、迅速に対応しましょう。差支えがなければ、遅くなった理由を記載してもいいです。

謝罪メールの文例⑧:サービスの不具合の場合

サービスの不具合

  • 【件名】サービスの不具合に関するお詫び
  • 【本文】
  • ○○様
  • いつも弊社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
  • ○月○日現在、○○サービスの一部が正常にご利用になれない
  • トラブルが発生しております。
  • ご利用にあたって、ご迷惑をおかけしましたこと、
  • 誠に申し訳ございません。
  • 現在、復旧に向けて対応しておりますので、
  • 今しばらくお待ちいただけますよう、お願い申し上げます。
  • 今後は再発防止へ向けて取り組んで参りますので、
  • 引き続きの○○ご利用をよろしくお願い申し上げます。

サービスの不具合に関しては、謝罪の他にも状況を記載するといいでしょう。復旧の目途が立っているならそれも明記してください。

謝罪メールの文例⑨:納期遅れに対する場合

サービスの不具合

  • 【件名】○○の納期遅延のお詫び
  • 【本文】
  • ○○様
  • いつも弊社をご利用いただき、ありがとうございます。
  • さて、○月下旬入荷予定の○○ですが、
  • メーカーの生産遅延により、納期が遅れております。
  • 誠に申し訳ございません。 心よりお詫び申し上げます。
  • メーカーから正式な発売日の連絡が来次第、
  • 改めて発送の連絡を差し上げますので、
  • 何卒よろしくお願いいたします。

納期が遅れた理由が自社になくても、きちんと謝罪しましょう。

謝罪メールの文例⑩:誤記が発覚した場合

サービスの不具合

  • 【件名】誤記のお詫び
  • 【本文】
  • 株式会社○○○○
  • ○○様
  • お世話になります。
  • 先ほどの打ち合わせに使用したファイルにて、
  • 一部の記載に誤りがございました。
  • 大変、申し訳ございません。
  • 取り急ぎ、修正したファイルを再送いたします。
  • 誤記をいたしましたこと、大変失礼いたしました。

記載ミスが発覚したら、すぐに連絡して謝罪しましょう。どこが間違っていたかも記載すると親切ですね。

メールでの謝罪が今後の明暗を分ける

ご紹介したお詫びメールの例文は、各自の状況に合わせて変更を加えてみてください。謝罪を行う際はメールとはいえ、誠実な対応を心がけましょう。たった1通のメールでも、今後の明暗を分ける大事な要素になりますよ。

クレームへの謝罪文では誠意が伝わるように

顧客から寄せられたクレームへの対応は、迅速かつ誠実に行いましょう。テンプレートをそのまま流用するのではなく、状況や相手の都合に合わせたものに随時調整してみてください。書き方に決まった形式はありませんが、例文を参考に誠意が伝わる文章を心がけてみてくださいね。

スピーディーに対応しよう

問題への対応は初動が命。謝罪メールを迅速に送信し、相手に誠意が伝わるようにしましょう。個人差はありますが、中々返事が来ないとイライラしてしまうもの。スピーディーな対応で状況を改善できるようにしていきましょう。

上手く対応すれば評価も上がる

どんなトラブルが起きても、謝罪の仕方1つでその後の状況は大きく変わってきます。ずさんな対応をした場合は、信用を失ってしまうでしょう。しかし、迅速で誠実さあふれる対応をすれば、相手の好感度が上がる可能性があります。ピンチはチャンス、起きてしまった状況を打開できるよう、謝罪メールには最善をつくしてみてください。

お詫びのメールを送る際は文例を参考に反省・謝罪の気持ちを込めて

お詫びのメールでは文章だけで反省や謝罪の気持ちを伝える工夫も必要です。誰でも一度はこのようなメールを打つ機会があるはず。そんな時はすぐに相手にお詫びの気持ちを伝えましょう。そのためには、お詫びメールで使える文例のポイントを知っておくと便利ですよ。お詫びが必要になった場合は、すぐに対応するのも相手を不快にさせないための方法です。今回ご紹介した文例を参考に、お詫びメールで対応しましょう。

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