2016年12月13日(火) 更新

ビジネスメールで使える案内・お知らせのフレーズ、文例

案内のお決まりフレーズ・常套句・言い回し

案内メールで重要なのは、「誰」に対して伝えるのか、そして「何を」伝えるのかを明確にすることが重要です。

案内メールなどは、全体に行き渡るため分かり易く要件を伝えるのが重要になります。よく言われることが、5W1Hを意識して案内文を作り、箇条書きにすることで分かり易く伝えることができます。

社内向け案内の場合

社内向けの案内の場合は、固く表現しすぎず、軟からすぎずのいい塩梅を狙うのが読みやすくなります。

フランクな表現の場合だと、「仕事中なのにフザケやがって」と思われるので注意も必要です。あくまでも、目的は社内向けの案内なので、しっかりと要件を伝えることが重要になります。

社内向け案内文の例文

件名:
【社内通知】12月以降の弁当販売の運用について

各位

お疲れ様です。総務部です。
毎日12時前頃にお弁当販売にお越しいただいている◯◯ですが、
12/1(木)から◯◯に変更いたします。

△△のように該当金額を料金箱に投入して各自購入してください。
設置時間に関しては、11時過ぎ~13:30頃までの予定となります。

滞在時間が短くて買えなかった・・・という声が少なからずありましたので、
少しでも購入しやすくなればと思います。
よろしくお願いいたします。

ワンポイントアドバイス

社内向けのメールは堅苦しい印象よりも、参加しやすそうだと感じてもらえるような文面にすると良いです。また、誰でも参加を検討し易いように、することがワンポイントになります。

社外向け案内の場合

クライアントに伝えるためしっかりと要件を伝えるのは勿論、社外向けのメールなどはミスしてはなりません。
そのためダブルチェックなど周りの方などに協力してもらいメールを作成することが重要です。

また、社内メール同様、箇条書きなどを行い、少しでも見やすくするのもポイントの一つです。

社外向け案内文の例文

◯◯の皆様

平素より格別のお引き立てをありがとうございます。
私は、株式会社◯◯の藤原と申します。

日頃より、弊社の△△をご利用いただき、誠にありがとうございます。

皆様の多大なるご尽力もあり、
弊社をご利用頂けるクライアント様の数も格段に増えてまいりました。

つきましは、日頃の感謝の気持ちを込めまして、
お食事会を企画いたしましたので、大変お忙しいことと存じますが、
ご都合がよろしければ、ふるってご参加頂けますと大変嬉しく存じます。

本メールへの返信をもって出欠確認をさせていただきますので、
ご参加いただける場合には、簡単で構いませんので【ご返信】いただけますと幸いでございます。


【場所】
◆グランドタワー
http://◯◯


【日時】
◆9月29日(木)19:00〜


【備考】
◆施設の都合上、男性は襟付きのシャツ、もしくはジャケット着用でお願いいたします。


当日は、スペシャルゲストをお呼びしておりますので、
楽しみにお待ちくださいませ!

何卒よろしくお願い致します。

ワンポイントアドバイス

アドバイスとしては、何を目的として欲しいか明確にすることです。
上記の例の場合は、メールを送り【参加される人の数を把握】することを目的としていました。

そのため、届いた人がアクションしてくれるように、【】などで囲って分かり易くしています。もし相手に返信をして欲しい場合は分かり易く記載することをオススメします。

当然ですが、5W1Hもしっかりと明記してわかりやすく、そして次回アクションを明確にすることが重要です。

まとめ

社内・社外メールは多くの人に届くメールなので、しっかりとミスの無いように行うことが重要になります。
また、分かり易く箇条書きなどで伝えることもポイントにもなるので、利用してみてください。

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