2016年11月29日(火) 更新

「お忙しいところ」のビジネスメールでの正しい使い方

ビジネスメールはコミュニケーションの基本

様々なやり取りを行うビジネスメール。ビジネスメールのやり取りを行えば相手のビジネスレベルがわかる、とも言われており、相手への配慮をしつつわかりやすくコミュニケーションをとることは重要なポイントです。最低限相手に失礼のないメールができるよう相手に配慮するメール文面を理解しておきましょう。

ビジネスメールで「お忙しいところ」を使う場面とは相手にお願いするとき

ビジネスメールで「お忙しいところ」というフレーズは、「相手に仕事や質問・問い合わせの回答を頼むなど、相手の負担になることをお願いするとき」に使います。たとえば、添付した資料の確認を求めるときには、「お忙しいところ大変恐縮ではございますが、添付させていただいた資料のご確認のほどよろしくお願いいたします。」といいます。

ビジネスメールは相手に要求する内容が多いため「お忙しいところ」をよく使う

相手に商談の時間をとってもらいたいときには、「お忙しいところ申し訳ございませんが、打ち合わせの時間をとっていただきたく、お願い申し上げます。」とします。ビジネスメールの多くは、相手になんらかの要求をする内容です。なので自然に、「お忙しいところ大変申し訳ございませんが」というフレーズを多用することになるのです。

「お忙しいところ」のバリエーションを相手や場合によって使い分ける

ここでは、ビジネスメールで使う「お忙しいところ」のバリエーションを紹介します。

【ビジネスメールの「お忙しいところ」のバリエーション】

「ご多忙中、お手数をおかけしますが」
「ご多忙中のところ誠に恐縮ですが」
「ご多用中恐縮でございますが」
「ご多忙のところ大変恐縮ですが」
「ご多忙の折、お手数をおかけして恐縮ですが」
「ご多忙のところ、お手数をおかけしますが」
「ご多忙中とは存じますが」
「お忙しい中、失礼いたします」

です。

丁寧なビジネスメールは「ご多忙のところ大変恐縮ですが」を使う

これらのバリエーションの中から、メールの用件に合ったものを選んで使いましょう。丁寧なのは、「ご多忙のところ大変恐縮ですが」というように、「ご多忙」「お忙しいところ」と「恐縮」という言葉をセットにすることです。

ビジネスメールで「お忙しいところ」を使う締めくくりは「よろしくお願いいたします」にする

ビジネスメールで「お忙しいところ」を使うときは大抵、自分の都合で質問や問い合わせ、仕事などの頼み事をするときでしょう。なので、そのようなビジネスメールを書くときには、用件を持ちだすときに「お忙しいところ」を使い、メールの締めくくりは「よろしくお願いいたします」と書きましょう。

ビジネスメールでは相手に指図しないのがマナー

また、「お忙しいところ」を書いたとき、相手に「指図をしない」ようにしましょう。たとえば「早めのお返事、お待ちしております」というような書き方は、忙しいとわかっている相手に「早く返信しろ」と指図しているのでNGです。反対に、「このメールへの返信は必要ありません」という書き方も、相手の行動を制限していることになるのでしてはいけません。

ビジネスメールで「お忙しいところ」を使うときは相手に合わせた書き方にする

以上が、ビジネスメールにおける相手に対しての「お忙しいところ」の使い方についてです。「お忙しいところ」というフレーズは、ビジネスメールでは相手に対してよく使うので、使い方はきちんとおさえておきましょう。バリエーションも覚えておくと、用件や相手に合わせた書き方ができます。

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