2016年11月29日(火) 更新

納品の報告やお礼のビジネスメールの書き方【文例あり】

納品を報告するビジネスメールの文例

まずは、納品を報告するビジネスメールの文例を紹介します。
「件名:納品のご報告 本文:○○株式会社 田中太郎様 平素より、大変お世話になります。株式会社○○の佐藤一郎です。このたびは、弊社へ○○のご注文をいただき、誠にありがとうございます。貴社ご指定の通り、○○を無事納品いたしましたので、ご確認ください。弊社商品が、貴社のお客に立ちますことを心より願っております。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」

あからさまな書き方はしない

代金の支払いなどがある場合には、上記で紹介した納品を報告するビジネスメールの文例の最後に、代金支払いをお願いしておきましょう。ただし、お金のことなので、あまりあからさまな書き方はしない方がよいでしょう。

納品のお礼をするビジネスメールの文例

次に、納品のお礼をするビジネスメールの文例を紹介します。
「件名:納品のお礼 本文:○○株式会社 田中太郎様 お世話になっております。株式会社○○の佐藤一郎です。この度は、急な発注にも関わらず、迅速なご対応をしていただき、ありがとうございました。今後も引き続き、よろしくお願い申し上げます。この度の迅速な対応のこと、改めてお礼申し上げます。」

納品の確認前にお礼メールを送る

発注していた商品やデータなどが納品されたら、納品された商品やデータなどを確認する前に、まずは納品のお礼のビジネスメールを送っておきましょう。これは、お礼と同時に、「納品を確認した」という確認メールもかねているためです。確認メールがないと、先方はちゃんと納品できているのか不安になるので、確認をかねたお礼メールは、できるだけ早く送るようにしましょう。

納品の条件を連絡・確認するビジネスメールの文例

最後に、納品の条件を連絡・確認するビジネスメールの文例を紹介します。納品の条件とは、納品日や代金の支払方法のことです。ここでは、納品日の連絡をするためのビジネスメールの文例を紹介します。
「件名:納品日のご連絡 本文:○○株式会社 田中太郎様 平素より、大変お世話になっております。株式会社○○の佐藤一郎です。○月○日付けでご注文いただきました○○につきまして、納品日をご連絡させていただきます。納品日:○月○日(〇曜日)・納品先:○○株式会社 ご不明の点などがございましたら、私佐藤にお問い合わせいただければと存じます。今後ともお引き立てのほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。」

箇条書きがわかりやすい

納品日や納品先などは、箇条書きなどで分かりやすく書きましょう。特に先の納品の条件を変更するときには、変更前と変更後を並べて書くなどの工夫が必要です。

ビジネスメールの納品に関する文例で共通するのは丁寧な書き方

以上が、納品に関するビジネスメールの文例についてです。納品をするとき、納品をされるときには、上記のようなビジネスメールを送り、納品の確認を行いましょう。この文例で共通しているのは、丁寧な書き方です。相手に失礼のないよう、丁寧な文章を心がけましょう。また、納品をしてそれきりでビジネスが終わらないように、「引き続きお願い申し上げます」の一言は必ず書いておきましょう。"

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