2016年11月29日(火) 更新

英語で納期遅延のお詫びを伝えるメール例文と注意点

納期遅延に対する英語お詫びメールの書き方

ではまず納期遅延となってしまい、遅れに対してお詫びをする際の英語メールの書き方から見ていきましょう。ここで大事な点は、まずは納期より遅れることへの謝罪といった部分をしっかりと認識しましょう。

それとともに現時点でわかる、当初の予定よりどれくらい遅れるのかといった、できるだけ正確な到着予定を説明するのが大事です。また、発送が済んでいるのであればどれくらい遅れるかと合わせてその事実も盛り込むようにしましょう。

納期遅延に対する英語お詫びメールの例文

納期遅延を謝罪する英語お詫びメールの例文は、以下の通りです。

We appreciate your calling our attention to the delivery delay.
Due to some transit difficulties, there has been a delay in the delivery of your order.
The merchandise is now on its way to you and should arrive by the end of ○○(1~12月)
We apologize for the delay and appreciate your patience on this matter.

■日本語訳
納品遅延についてご指摘いただき、ありがとうございます。
輸送中の手違いという理由により、ご注文いただいた商品の納品が遅れております。
遅れています商品はすでに発送済みとなりますので、○月末までには到着する予定となっています。
納品遅延をお詫びするとともに,もう少々お待ちいただけますよう、よろしくお願いいたします。

納期遅延の原因追究を求められた場合のお詫びメールの書き方

では次に、納期遅延でどうして遅れているのかと原因追究を求められた場合のお詫びメールを、英語で書く際の書き方を見ていきます。納期遅れの原因追究を求められた場合は、当然ながら原因の報告は大事ですが、同じミスを繰り返さないという誠意を英語メールに込めて、今後の対応を約束するという文面を心がけましょう。

原因追究を約束する英語お詫びメールの例文

■We deeply apologize for the delay in shipment.
■Please accept our apologies for the delay in shipment.
→納期遅延が起こりましたことをお詫び申し上げます。

■We are looking into the cause of the delayed shipment. We will let you know what we find out as soon as possible.
→納期遅延が発生した原因をただ今調べております。わかり次第お知らせいたします。

■Once again, we are very sorry for this inconvenience. We will do our best to correct the problem.
→ご迷惑をおかけした点を重ねてお詫びいたしますとともに、問題解決に全力を尽くします。

英語でお詫びメールを作成する際の注意点

これまでは、納期遅延に対する英語お詫びメールの書き方と例文について見てきました。最後に、英語でお詫びメールを作成する際の注意点についてもしっかりとチェックしておきましょう。

日本のビジネスシーンにおけるお詫びメールは、何より謝罪の気持ちを文章に表し、丁寧で誠実な印象を与える点を重視する傾向があります。しかし、英語でお詫びメールを作成する際は、もっと別に注意すべき点があるのです。

過度な謝罪は必要以上に重大に捉えられるので避けよう!

納期遅延だけでなく、何か謝罪すべき事項が出てきた場合に、謝意を見せると言う点は万国共通です。しかし、英語メールにおいては過度に遅れたことんどに対して謝罪の言葉を入れてしまうと、必要以上に重大な事件が起こったという誤ったイメージを与えてしまうリスクがあるのです。この点は注意しておかねば、思わぬところで物事が大事になっている可能性があると覚えておきましょう。

納期遅延のお詫びメールを英語で作成する際は遅れに対して過度な謝罪をしないように注意

今回は、納期遅延のお詫びメールを英語で書く際の注意点を例文とともに見てきました。納期遅延のお詫びメールを作成する際は、お詫びの気持ちとどれくらい遅れるのかといった到着予定日、そして現在の状況を盛り込んだ内容にするのは万国共通といえます。

また、納期遅れの原因追究を求められた際も、現在の状況と今後の遅れる日数の見通し、そして誠意を込めた文面にしましょう。ただし、遅れに対して過度な謝罪はミスを大事に捉えられてしまう可能性があるので、避けるようにして端的な内容を心がけるのが大事です。

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