2016年11月29日(火) 更新

日程調整のメールを英語で送る際のポイントと使える例文

英語での日程調整メールを送るときのポイント

まずは、英語で日程調整のメールを送る際に書き込むべき内容について見ていきましょう。英語での日程調整メールでは、これらのことに気を付けると読みやすい英文メールになるようです。

内容を限定して簡素に書く

英語での日程調整メールは、簡素に書く事で読み手に伝わりやすくなります。まず、なぜ会う必要があるのかという説明をして、そのあと、複数用意した日時、場所を提示するのが基本です。
なお初めての相手に英語で日程調整のメールを送る場合は最初に自分がどこの所属の誰であるのか自己紹介もしておきましょう。
また、英語の文章は3行程度にまとめて書くとより見やすくなります。

英語で日程変更のメールを送る際のポイント

日程調整をしたのに、こちら側の理由で変更をお願いするときは、どのようにメールを作成すればいいのでしょうか。やはり英語でも再度日程調整してもらうことへの謝罪が大事なようです。

謝罪と再調整になった理由と変更日時について記載する

まずは、相手にかかる手間や迷惑に対して謝罪の言葉を一言添えます。そして、可能であればだめになってしまった理由を具体的に述べましょう。その方が相手も納得しやすくなります。
そのあとに、別の日時を提示するか、変更日時については追って連絡します( I will let you know the new date soon.)と加えるといいでしょう。 そして最後はもう一度謝罪をするというのが、英語での日程調整変更メールの書き方の流れです。

英語での日程調整のメールで使える一文

では、英語での日程調整のメールで使える一文を見ていきましょう。この英語の言い回しを覚えておけば、これ以降にまた英語の日程調整のメールを作成する際も便利です。

ご都合はいかがですか

■Please let me know your availability

I would like to come to your office sometime next week. Please let me know your availability.
来週、御社にお伺いしたく思っておりますが、ご都合はいかがでしょう。

出席できるかご確認ください

When you receive this email, please confirm at your early convenience if you will be able to attend the next project meeting.
次のプロジェクトミーティングについてのメールが届きましたら、(記載の日時を見て)出席できるかどうかをご確認ください。

英語で日程調整のメールを送るポイントは簡素で相手が見やすいこと!

英語で日程調整のメールを送るポイントを見ていきましたが、いかがでしたでしょうか。英語での日程調整メールは簡素に書き、行間にも気を配るなど、見やすさを重視するのがポイントです。
もしスケジュール調整を英文メールで再度お願いする場合は、謝罪とだめになってしまった理由を伝えましょう。
英語での日程調整でも、必要な内容は日本語と変わりません。ポイントは押さえる必要はありませんがあまり英文メールでスケジュール調整するからといって気負うことはありません。

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